REVOLUTION: Újabb Fejlesztésekkel A Kisvállalatokért

2009 nyarától elérhetőek a rEVOL Express kisvállalati számlázó programcsalád Házipénztár és Pénzügy moduljának fejlesztései, valamint az új Pénzügyi tervezés modul. Az általában csak komplex ügyviteli rendszerekben elérhető megoldások segítségével az egyéni vállalkozók, kisvállalkozások vezetői is áttekinthetik és megtervezhetik bevételeiket és kiadásaikat, így a nehéz gazdasági helyzetben jobban kontroll alatt tarthatják vállalkozásuk pénzügyeit. Az egyszerűségük miatt könnyen kezelhető funkciókat máris sok meglévő ügyfél vette használatba.

A cég 2009 elején készített felmérést ügyfelei körében a számlázó szoftverek használatával kapcsolatban. A felmérés során gyűjtött több száz visszajelzésből kiderült, hogy a kisvállalkozók leggyakrabban amiatt veszítenek az eredményességükből, hogy nem követik pontosan nyomon a bevételeik és kiadásaik alakulását, és nem készülnek fel előre a készpénzáramlási problémákra. A válaszadók 31%-a jelezte, hogy olyan funkcióra lenne szüksége, amely segítségével a „költségvetését" jobban tudja tervezni. „A kisvállalkozások, egyéni vállalkozók számára nagyon fontos, hogy napi szinten, egy átlátható és szabályozott rendszerben rögzítve legyenek a pénzmozgások illetve az, hogy melyik költség illetve bevétel milyen kategóriába sorolható. Ezért olyan megoldásokon kezdtünk dolgozni, amelyek a vállalkozás pénzügyeinek pontosabb nyomon követésében segítik ügyfeleinket." – mondta Kustos Ferenc, a rEVOLUTION ügyvezető igazgatója.

A rEVOL Express Pénzügy modulja eddig is az ügyfelek által legkedveltebb három modul egyike volt. Olyan, a vállalkozás profiljától független kényelmi funkciókat tartalmaz, amelyek az átláthatóságot és az adminisztrációt könnyítik. Mivel gyorsan lekérhető a már kiegyenlített és a még nyitott számlák listája, a kintlévőségeket gyorsan át tudja tekinteni a vállalkozó. A lejárt nyitott számlákhoz fizetési felszólítás nyomtatható, így egyszerűbbé válik a behajtás. A rEVOLUTION 7000 ügyfele közül 1250 már használja a modult.

A Pénzügy modul újdonságai közé tartozik a Költségszámla funkció, amellyel a beszállítóktól érkező számlák is nyilvántarthatóak és rendszerezhetőek, ezzel is lehetővé téve a vállalkozó számára a kiadások pontosabb nyomon követését és elemzését. Megkönnyíti az adminisztrációt, hogy a kimenő és bejövő számlák áttekintőjébe bekerült az utolsó fizetés dátuma is.

A Házipénztár modul legfontosabb új funkciója a bevételek és kiadások kétszintű kategorizálása. A megoldás lehetővé teszi a vállalkozó számára, hogy a házipénztáron keresztül áramló bevételeket és kiadásokat termékekhez, alkalmazottakhoz, vagy más egységhez rögzíthesse. Amennyiben a gyakorlat során kiderül, hogy a korábbitól eltérő kategóriarendszerre van szükség, a már rögzített tételek átcsoportosíthatóak az új kategóriákba.

Az új Pénzügyi tervezés modul egyaránt alkalmas kisvállalkozások vagy háztartások bevételeinek és kiadásainak nyomon követésére és jövőbeli tervezésére. A tervszámokat a vállalkozó ugyanabban a rendszerben tarthatja nyilván, amelyben a bevételeket és kiadásokat rögzíti, így egy-egy időszak végén ellenőrizhető, hogy milyen mértékben sikerült hozni a terveket, és a háromdimenziós kategorizálási lehetőségnek köszönhetően az is látható, hogy egy adott elmaradás vagy kiemelkedő teljesítés mely területen keletkezett. A fejlesztés segítségével a vállalkozó még idejében be tud avatkozni, ha azt látja például, hogy egy termékével kapcsolatban rendszeresen magasabbak a kiadásai, mint a bevételek.

„A kisvállalkozások számára elérhetővé tettünk olyan funkciókat, melyek korábban csak komplex és drága ügyviteli rendszerekben voltak elérhetőek. A most megjelent fejlesztések – a megújult Pénzügy, illetve az új Házipénztár és Pénzügyi Tervezés – valódi telitalálatnak bizonyultak. A válság és a nyári uborkaszezon ellenére már az első két hétben több mint száz cég vásárolta meg az új modulokat, ami azt bizonyítja, hogy a vállalkozók maguk is hatékony segítségnek érzik a rEVOL Express kisvállalati pénzügyi eszközeit." – mondta Kőrös Bernadett, a rEVOLUTION kisvállalati üzletágvezetője.

A felmérés tapasztalatai.

A fejlesztések alapjául szolgáló konkrét igények és észrevételek mellett számos problémára fény került. Ismerje meg Ön is, melyek azok a hibák, amelyek a leggyakrabban okoznak problémákat!

A három leggyakrabban elkövetett pénzügyi hiba:

Nem írják és ellenőrzik a vállalkozás kiadásait, emiatt nem látják át az egyes tevékenységek eredményességét
Nem készítenek pénzügyi előrejelzéseket, és nem készülnek fel előre a készpénzáramlási problémákra
Nem fektetnek hangsúlyt a ki nem fizetett számlák behajtására, ami tovább növeli a pénzhiányt

A három legalapvetőbb technika, amely növeli az eredményességet:

Számolja ki pontosan a költségeit, és fordítson gondot az ellenőrzésre is!

A legtöbb cég egy külső könyvelőhöz hordja a számlákat, és csak hónap végén szembesül a magas kiadásokkal és alacsony bankszámlaegyenleggel. A költségeit bármilyen rendszerben vezethetők (Excel-tábla vagy akár egy kockás füzet), amibe minden bekerül, és minden kiadást hozzárendelnek a költséghelyekhez. Ezután a hónap végén arra a kérdésre, mire is ment el a pénz, már pontos válasz adható.

Egy szoftveres megoldás azonban összetettebb elemzésekre is képes. Például a rEVOL Express kétszintű kategóriarendszerével a rezsiköltségen belül külön követhető az irodabérlet, az internethasználat és a villanyszámla.

Tervezze meg előre a készpénzforgalmát!

Érdemes mindig előre tervezni a következő hónap, illetve év profitját és veszteségét. Ha a tervszámok ugyanabba a rendszerbe kerülnek felvitelre, mint amelyben a bevételeket és kiadásokat rögzítették, egy-egy időszak végén könnyen látható, hogy sikerült-e megtartani az adott kategóriánál a beütemezett keretet.

A rEVOL Express Pénzügyi tervezés moduljában összesen három jelölő rendelhető minden befolyt vagy elköltött forinthoz. Például egy bevételnél rögzíthető, melyik termékcsoporthoz, üzletághoz tartozik, vagy melyik értékesítő kötötte az üzletet, esetleg régi vagy új vevő vásárolt éppen.

Kezelje tudatosan kintlévőségeit!

A követelések behajtásának elmaradása a harmadik kritikus terület a kisvállalkozások esetén. A válság miatt sajnos a régi, megbízható partnerek fizetési fegyelme is megromolhat.

Pedig már kis odafigyeléssel megelőzhető a baj, például a számlák aljára egyedi megjegyzés illeszthető, amely előre tájékoztatja a vevőt a késedelmes fizetés következményeiről, érdemes átutalásos számla kiállítása előtt ellenőrizni a vevő pénzügyi előéletét, esetleg árengedményeket és egyéb ösztönzőket használni, ami szállítás előtti fizetésre ösztönzi az ügyfeleket. A cégek többségének nincs követeléskezelési politikája: nem foglalkoznak a tartozásokkal, semmit nem tesznek annak érdekében, hogy megkapják a pénzüket, vagy mikor vegyenek igénybe követeléskezelő céget.

A rEVOL Express számlázó-programban áttekinthetőek a kiegyenlített és a még nyitott számlák – ráadásul ez utóbbin belül elkülönítve találja a már lejárt számlákat, így bármikor ellenőrizhető a kintlévőségek állapota. A programmal a fizetési felszólítás is automatikusan kinyomtatható.

A felmérés tapasztalatai és a kapcsolódó jótanácsok részletesebben a http://www.revolexpress.hu/penzugy webhelyen is megtalálhatók.