Mire érdemes figyelni a rendezvényszervezés kapcsán?

A tavasz, a nyár és az ősz egyaránt tartogathat izgalmas rendezvényeket. Ezek megszervezése és lebonyolítása azonban komoly felkészülést és tervezést igényel. Azért, hogy ezen a téren jobban képbe kerülhessünk, összegyűjtöttük hogy mire érdemes figyelni a rendezvényszervezés kapcsán.

Megfelelő helyszín kiválasztása

Egy rendezvény esetében az elsődleges kulcskérdés természetesen mindig a rendezvény helyszíne, ahol az események megrendezésre kerülhetnek biztonságosan, illetve a közönség is jól érezheti magát. Ezen a téren válogathatunk a fedett és a nyílt helyszínek között.

Természetesen a nyílt területek esetében arra is érdemes figyelni, hogy a hirtelen időjárás változások ellen is felkészüljünk, nem beszélve a tűző napsütésről. Ezek ellen a sátrak nyújthatnak mentsvárat.

Fedett helyszínek esetében a biztonságos lebonyolításhoz nem árt kalkulálni a maximálisan beengedhető vendégek számával, hiszen a túlzsúfolt rendezvényeket biztonságtechnikai okokból ma már kifejezetten tiltják is.

Étel és italfogyasztás lehetőségeinek biztosítása

Gyakorlatilag egyetlen rendezvényt sem lehet megtartani étel és ital nélkül. Nagy rendezvényeken jellemzően több étel- és italárus is elfér, míg egy kisebb rendezvény esetén egy- vagy két vendéglátós vállalkozó is bőven elég lehet. Ezen a téren a felek között érdemes megegyezni előre írásban, hogy miként rendezik a rendezvényen való részvétel, illetve adott esetben az étkeztetés díját.

Fellépők kiválasztása, meghívása

Természetesen egyetlen rendezvényt sem lehet elképzelni fellépők nélkül, akik szórakoztathatják a rendezvényen résztvevő vendégeket. A zenekarokat természetesen érdemes az alapján kiválasztani, hogy milyen maga a rendezvény témája. Egy rock zenekar például nem biztos, hogy a legjobb választás falunap alkalmával, ahogy egy népzenét játszó csapat sem fog osztatlan sikert aratni egy diszkó fesztiválon.

Miután kiválasztottuk a megfelelő zenekart érdemes arról is egyeztetni az adott zenekarral, vagy zenekarokkal, hogyan jutnak el a rendezvény helyszínére. Egyes csapatok ezt önmaguk megoldják, míg más esetben szükség lehet a fellépők, zenészek, színészek szállításának vállalására. Utóbbi esetben érdemes egy megbízható, tapasztalt utaztatással foglalkozó vállalkozás együttműködését kérni, akik rendelkeznek a szükséges eszköz és sofőr állománnyal.

Rendezvény forgatókönyvének megtervezése

Miután adott a helyszín, adottak a program lehetőségek, már csak össze kell állítani a kirakós darabjaiból az adott rendezvény konkrét menetrendjét. Ezen a téren a legjobb, ha úgy tervezzük a rendezvényt, hogy legyenek egész nap elérhető programok, de ezen felül az idősávos beosztással is készülhetünk a rendezvényen résztvevők számára.

Fontos ezen a téren megjegyezni, hogy nem csak megtervezni kell a rendezvény programját, hanem arról is érdemes gondoskodni, hogy az minél több emberhez eljuthasson.

Biztonsági feltételek biztosítása

Az előzőeken felül mindenképpen érdemes a megfelelő biztonsági feltételekről is gondoskodni. A szabályok ugyanis előírják, hogy meg kell tervezni az esetleges menekülési útvonalakat, ahol probléma esetén a vendégek elhagyhatják a rendezvény helyszínét.

Emellett a biztonsági személyzet megfelelő létszámát is biztosítani érdemes, amihez szintén partnert kell keresnünk egy biztonsági céggel együttműködve.

Összegezve

Egy rendezvény zavartalan lebonyolításához tehát több partnert is be kell majd vonnunk. Az étkeztetés mellett, a szállítás, a biztonság terén is megbízható partnerekre kell találnunk, akik megfelelő díjért ellenében megfelelő szolgáltatást nyújthatnak számunkra.