E-számlák befogadása – kényelmesen és biztonságosan

A SZÁMADÓ e-számla megoldások egyedülálló új funkcióval bővültek: számla kiállításon túl mostantól lehetővé teszik elektronikus számlák befogadását és feldolgozását is. Az önmagukban, vagy a Számadó ügyviteli-vállalatirányítási rendszerekhez kapcsolódva, illetve más megoldásokkal együttműködve is használható programok minden vállalkozás számára értékes segítséget nyújtanak, és kiemelten fontosak a könyvelők számára.

A SZÁMADÓ e-számla megoldások egyedülálló új funkcióval bővültek: számla kiállításon túl mostantól lehetővé teszik elektronikus számlák befogadását és feldolgozását is. Az önmagukban, vagy a Számadó ügyviteli-vállalatirányítási rendszerekhez kapcsolódva, illetve más megoldásokkal együttműködve is használható programok minden vállalkozás számára értékes segítséget nyújtanak, és kiemelten fontosak a könyvelők számára.

A SZÁMADÓ szám­lázó megoldásai – Start, a Light és a Basic – új funkcióval bő­vültek: a papíralapú számlák és elektronikusan aláírt e-számlák kiállításán túl biztosítják az elekt­ronikus számlák befo­gadását is. A fejlesztés egyedülálló a magyar piacon – míg elektronikus számlák kibocsátására több megoldás is létezik, addig a számlák befogadására gyakorlatilag nincs hatékony eszköz.

Pedig a bejövő e-számlák feldolgozására hamarosan minden vállalkozásnak szüksége lesz, ahogy egyre több cég választja az olcsóbb és egyszerűbb elektronikus számlázást. Sok számlabefogadónál a közelmúltban zavarokat okozott az e-számlák kezelése, hiszen ezek beemelése a könyvelésbe, megtekintése, megőrzése eltér a papíralapú számláktól. A könyvelők, könyvelőirodák számára különösképp fontos hogy egy helyen, rendezetten kezelhessék az elektronikus számlákat.

A SZÁMADÓ e-számla programban megadott, és csak ere a célra létrehozott, különálló e-mail címre érkező elektronikus számlákat a rendszer automa­tikusan érkezteti. A számlák beemelését köve­tően ellenőrzi a tanúsítványokat, értelmezi a számla xml tartalmát és megjeleníti azt, majd adatbázisában eltá­rolja az adat- és a képfájlokat. A könyvelők számára különleges fontos, hogy lehetővé teszi a kontírozás beírását az elektronikus számlákhoz, ahonnan ezután már nem lehet kitörölni, legfeljebb egy könyvelési javítás után az új kontírozást új sorban fel lehet tüntetni. Így a program használatával szinte azonnal adódik a törvényi előírásoknak történő megfelelés, mely szerint a kontírozást a számlához, attól elválaszthatatlan módon, akár szoftveres megoldással is, de fel kell tüntetni.

„Az elmúlt hónapokban érezhetően megnőtt az érdeklődés az elektronikus számlázás iránt, mi a SZÁMADÓ-nál azon dolgozunk, hogy ügyfeleink minél hatékonyabban működhessenek. Ennek fontos eszköze az e-számlázás, és ezt támogatják a SZÁMADÓ Dokumentumkezelő és Menedzsmentrendszerek is" – mondta Kornis György, a SZÁMADÓ ügyvezetője. „Néhány év múlva valószínűleg egységesebbek lesznek az e-számlák, de addig igazi kihívást jelentenek a befogadói oldalon, mert gyakorlatilag szállítónként eltér a formátum. A SZÁMADÓ e-számlát felkészítettük a lehetséges változatokra, és folyamatosan fejlesztjük tovább az ügyfeleink által nekünk megküldött e-számlákkal. Minderre azért van szükség, mert nincsen pontosan definiálva az e-számla formátuma – többek között ezért vállaltam el az Informatikai Vállalkozások Szövetségében az elektronikus ügyvitel munkacsoport vezetését".

A SZÁMADÓ 2009 őszén a NetLock-kal közösen mutatta be kisvállalati megoldását elektronikus számlák kibocsátására, a most elkészült fejlesztés pedig a számlák befogadásánál segít.

E-számla – háttér

Az elmúlt évben kezdett el Magyarországon terjedni az elektronikus számlázás, amely hosszú távon minden résztvevő számára kényelmesebb, olcsóbb és biztonságosabb, mint a hagyományos, nyomtatott és postán küldött számla. Azon cégek se tarthatják magukat távol a kérdéstől, amelyek egyelőre nem kívánnak élni az e-számla kibocsátás lehetőségeivel, hiszen mind több szállító állít ki elektronikus számlát, amelyek érkeztetése, iktatása, könyvelése, megőrzése speciális feladatot róhat a befogadói oldalra is.

Jelenleg még némileg kialakulatlan az elektronikus számlaküldés szabályozásának gyakorlata, de körvonalazódnak elvárások a partnercégek, illetve az adóhatóság részéről, továbbá a vállalkozás belső működése is megkövetel bizonyos átlátható folyamatokat. Az e-számlákkal kapcsolatos legfontosabb feladatok:

• érkeztetés, iktatás
• jóváhagyás
• feldolgozás (könyvelés)
• megőrzés

Az elektronikus számla formátuma a kibocsátótól függően változhat; általában egy elektronikusan hitelesített, az ember számára nehezen értelmezhető, .xml állományból, valamint az ügyintéző számára betekintést biztosító képfájlból áll.