Az e-számlázás két oldala, avagy kiállítás és befogadás egyetlen kulcsrakész megoldásban

 A vállalatok számára korábban az okozta a dilemmát, hogy eredményez-e tényleges költségcsökkenést, illetve rendelkezésre áll-e a megfelelő jogi háttér ahhoz, hogy átálljanak elektronikus számlázásra, ma már pedig leginkább az, hogy mikor tegyék ezt meg.

 A vállalatok számára korábban az okozta a dilemmát, hogy eredményez-e tényleges költségcsökkenést, illetve rendelkezésre áll-e a megfelelő jogi háttér ahhoz, hogy átálljanak elektronikus számlázásra, ma már pedig leginkább az, hogy mikor tegyék ezt meg.

A költséghatékonyság[1], illetve a gyorsabb, pontosabb és ellenőrizhetőbb számlázás lehetősége ugyanis mára egyértelművé vált, ám meglévő rendszeriek esetleges „gyengesége" miatt még mindig sok vállalat halogatja a váltást. Éppen ezért olyan kulcsrakész megoldásra van szükség, amely egyrészt illeszkedik a meglévő számlázási rendszerhez, másrészt a befogadást is lehetővé teszi. A Noreg Kft., az üzletbiztonsági technológiák és szolgáltatások hazai szakértője partnerével, a BSIS9 Kft.-vel közösen kifejlesztette e-számla megoldásának teljes körűen SAP rendszerekre optimalizált változatát.

A szolgáltatás nemcsak az elektronikus számlakibocsátást, hanem az elektronikus számlabefogadást is képes SAP rendszerben megvalósítani. Az e-számla modul a számlák érkeztetésekor az ismert és támogatott formátumokból automatikusan átemeli az adatokat az SAP-ba, így azokat nem kell újra rögzíteni. Szükség esetén az adatok importálása után ügyintézői jóváhagyás is beállítható a rendszerben. Az elektronikus számlák tárolása is az SAP-hoz illesztve, annak adatbázisában történik. A megoldás az SAP alapmodulok meglévő standard funkcióit használja ki, ezért verzióváltások esetén nem kell újra installálni és beállítani az alkalmazást, amely tovább csökkenti az üzemeltetési költségeket.

„Azoknak a vállalatoknak mindenképp előnyös az e-számlázás, akik nagy mennyiségben bocsátanak ki számlát vagy tömeges befogadók. Az átállás beruházási költsége a mérettől függően eltérő, de kis- és középvállalatoknál is rövid távon megtérül a beruházás. A rendszer bevezetése ugyanis nagyban csökkenti a tárolási, nyomtatási, postázási és papírköltségüket" – mondta Dr. Kőrös Zsolt, a Noreg Kft. ügyvezető igazgatója. „SAP alkalmazáshoz fejlesztett e-számla megoldásunk kulcsrakész, így az SAP-val rendelkező vállalatoknál azonnal be tudjuk üzemelni a rendszert. A megoldás azonban bármely másik számlázási rendszerhez is könnyedén integrálható."

„A szolgáltatás – ha az ügyfél igényli – bármikor bővíthető a papíralapú számlák másodpéldányainak elektronikus megőrzésével is. Ez azt jelenti, hogy megfelelő hitelesítés után a vállalatoknak elegendő a számla első példányát kinyomtatni, a másodpéldány elektronikusan megőrizhető" – tette hozzá Kamenszky László, a BSIS9 Kft. ügyvezető igazgatója. „A szolgáltatás így további költségmegtakarítást eredményez számukra, és a számlák visszakeresése is percek alatt lehetővé válik."

A rendszer részei

Számla előállítása:

• e-számla létrehozása SAP rendszerben,
• e-számla hitelesítése (digitális aláírás, időbélyeg),
• e-számla elküldése, vagy portálról letölthetősége.

Számla befogadása:

• e-számla hitelesség ellenőrzése (digitális aláírás, időbélyeg),
• e-számla előrögzítés SAP rendszerbe.

Egyéb tevékenységek:

• számla naplózása,
• számlázási másodpéldányok kezelése,
• számlák archiválása.

[1] A hagyományos papíralapú számlázással kapcsolatban felmerülő átlagos költségek összege meghaladja a 400 Ft-ot számlánként. Az elektronikus számla kiállítással ennek akár 70%-a is megtakarítható.