Kistestvér A Nyomtatóban - Avagy Mindenki Mellé állítson A Cégtulajdonos Egy Rendőrt...

A vállalatok az éves árbevételüknek három százalékát költik közvetlenül a nyomtatásra. Egy egymilliárd forintos éves árbevételű cég esetében a nyomtatással kapcsolatos költség tehát évente a harmincmillió forintot is elérheti. A Managed Print Services (MPS) szolgáltatások használatával a dokumentumok előállításának különböző részköltségeit felével-harmadával lehet csökkenteni, és tonnaszámra papírt megtakarítani. Az ellenőrzés hatására 36 százalékkal kevesebb nyomtatási szemét keletkezik a vállalatnál.

A „papírmentes iroda" illúziónak bizonyult – a legtöbb cégnél ma szinte lehetetlen kinyomtatott dokumentumok nélkül dolgozni. A nyomtatókat vagy multifunkciós készülékeket ugyanakkor általában csak használják, de nem felügyelik, nem menedzselik a vállalatok – a feleslegesen kinyomtatott oldalak, elpazarolt papír miatt több millió forint landol a szemétkosárban.

A Lexmark számításai szerint a vállalatok az éves árbevételüknek átlagosan három százalékát költik közvetlenül a nyomtatásra. Az IDC megállapítása szerint ugyanakkor a dokumentumok létrehozásának, rögzítésének, tárolásának, előhívásának, megosztásának és kinyomtatásának költségei elérhetik a a céges árbevétel öt-tíz százalékát is. Egy egymilliárd forintos éves árbevételű cég esetében a nyomtatással kapcsolatos költség tehát évente harminc-ötven-, illetve százmillió forint is lehet.

A nyomtatásból adódó ökológiai lábnyom nyolcvan százalékát a papírfelhasználás teszi ki, ehhez a nyomtatófesték 6 százalékkal, az energia 8 százalékkal, a szállítás 0,4, az előállítás pedig 5,6 százalékkal járul hozzá.

A Lexmark példája szerint egy olyan vállalatnál, ahol 81, jelszóval nem védett gépen 1,14 millió oldalt nyomtatnak az alkalmazottak, évente 162 festékkazetta fogy el. Racionalizálással a 81 helyett 13 nyomtató is elég – igaz, ezeket jelszóval kell védeni. A Lexmark Managed Print Services (MPS) szolgáltatásának használatával a korábbi példa alkalmazottai csak 883 435 oldalt fognak nyomtatni – feleannyi papírra, mint azelőtt, ha a kétoldalas másolás az előírás a vállalatnál. Ekkor 103 festékkazetta fogy évente.

A nyomtatók számának csökkenése 43 százalékos költségcsökkenést jelent, a papírköltség a felére csökken, a nyomtatófestékre pedig mintegy harmadával (29%) kell kevesebbet költeni. Így 76 százalékkal kevesebb energia fogy, több mint két tonna (2 395 kg) papírral kevesebbet használ el a cég, és 36 százalékkal kevesebb hulladék keletkezik.

Az IDC becslése szerint dokumentumkezelési- és menedzselt nyomtatási szolgáltatásokkal az összköltség akár harminc-negyven százalékkal is mérsékelhető. Ezzel együtt az optimalizált dokumentumkezelés és ügyviteli folyamatok a termelékenységet és a hatékonyságot is nyilvánvalóan javítják.

Becslések szerint a sok papírt használó vállalatoknál az alkalmazottak havonta átlagosan ezer oldalt nyomtatnak vagy másolnak. És a nyomtatott, illetve másolt oldalak száma évről évre nő, ami a vállalat költségeit növeli. Ha a vállalatvezetés nem tudja, mennyi időt és pénzt fordítanak papír alapú dokumentum előállításra, akkor növelni kell a kontrollt.

Managed Print Services (MPS)

A Managed Print Services a szolgáltatások tárházát kínálja, mellyel a cég növelheti a berendezések kontrollját, mialatt csökkentheti költségeit. Testreszabott, rugalmas megoldás, amely az idő múlásával a változó igényekhez igazítható.

A Managed Print Services alkalmazásával a vállalat:

minimalizálhatja a nyomatok/másolatok költségeit,
növelheti dolgozói hatékonyságát és elégedettségét, valamint
megalapozottabb döntéseket hozhat a vállalat jövőjét illetően.

A Lexmark Managed Print Services megoldása az alábbai szolgáltatásokat kínálja:

készülék életciklus menedzsment
kellékanyag-menedzsment
optimalizációs szolgáltatások
rendelkezésre állási szolgáltatások.

A Managed Print Services (MPS) messze többet jelent annál, mint hogy a vállalatok csupán oldalanként fizetnek a nyomtatási szolgáltatásaikért. A vállalat nyomtatási szükségleteire adott professzionális válaszként, az MPS értéket tud teremteni.

A menedzselt nyomtatási szolgáltatások olyan végrehajtási mechanizmust jelentenek a nyomtatás specialistáknak, melyek lehetővé teszik, hogy képesek legyenek megosztani a legjobb gyakorlatokat az ellátás menedzsmentben, a stratégiai tanácsadásban és a folyamatos támogatásban valamint az infrastruktúra optimalizálásában.

A nagyvállalatok a nyomtatóválasztás során figyelembe veszik az IT és AV üzleti folyamatokat, a környezeti következményeket és az emberi erőforrást is.

A nyomtatási teljesítmény abból a szempontból központi kérdés, hogy hogyan kezeli a társaság az információkat.

A megközelítés: folyamaton keresztül a nyomatásig

Mint minden kihelyezett szolgáltatás esetén, minél integráltabb, gördülékenyebbek a folyamatok.

Az MPS kapcsán:

– Optimalizált termelési stratégia – nézzük meg az üzlet nyomtatási követelményeit és készítsünk egy megoldást, amely segít abban, hogy senki ne nyomtasson feleslegesen
– A költség teljes átláthatósága – így a kiadások világosak, és nincsenek meglepetések
– Proaktív és reaktív szolgáltatások – ötvözi az ellátásmenedzsmentet a támogató szolgáltatásokkal
– Első naptól az utolsóig program – a nyomtató megfelelő állapotának biztosítása
– Vezetői információ és jelentés – a nyomtatási szokások követése a szervezetben, az egyes személyekig lebontva
– Folyamatos Fejlesztési Program – biztosítani kell a leghatékonyabb nyomtatási infrastruktúrát a legmegfelelőbb technológiák használatával

Kulcsfontosságú üzleti kérdések, amelyek gyakran észrevétlenek vagy ellenőrizetlenek maradnak, és amelyeket az MPS érint:

•1. Munkafolyamat-optimalizálás

Az MPS kifejezés sokkal többet jelent a nyomtatók flottájánál. Mielőtt egy megoldást megvalósítanak, az üzleti eljárásokat megvizsgálják, és a megoldásokat úgy tervezik meg, hogy azok pontosan illeszkedjenek az üzleti igényekhez. Gyakran előfordul, hogy a nyomtatóknak beágyazott vállalati szoftverük van, ezáltal személyre szabottak lesznek és illeszkednek a munkafolyamatba. Egy hitelkártyákkal foglalkozó vállalkozás például lehet, hogy olyan fájlokkal dolgozik, amelyeket több alkalommal nyomtatni kell, különböző példányokban el kell küldeni faxon vagy e-mailen más osztályokra. Egy beágyazott szoftvermegoldás látná az egész folyamatot mely a multifunkciós gép vagy a nyomtató érintőképernyőjéről irányítható, így automatizálva a legtöbb folyamatot.

2. Infrastruktúra-racionalizálás

Amikor a cég elkezdi az MPS projektet, az első dolog, amit észrevesznek, gyakran az, hogy mennyit lehet megtakarítani a gépeken. Miközben sok szervezetnek a legnagyobb aggodalma az, hogy elég nyomtatója és kellő mennyiségű extrája legyen az egész személyzetnek, gyakran kevésbé fókuszálnak arra, mire is van igazán szükség és miért. Lehet, hogy az MPS több eszközt képes egyszerre helyettesíteni, vagy a színes nyomtatókat lehetne helyettesíteni fekete-fehérrel, ha a színes nyomtatás nem prioritás. Egy kiszervezett nyomtató környezettel ezeket a tényezőket állandóan felügyelhetik és a nyomtatási infrastruktúra összehangolható úgy, hogy megfeleljen az elvárásoknak.

3. Környezetvédelem

A környezetvédelem kérdése kiemelkedő szerepet kap minden szervezetnél, így a technológia hatékony felhasználása, az energia és irodai fogyóeszközök felhasználása létfontosságú. Az MPS lehetővé teszi a cégek számára, hogy a nyomtatópark elhelyezését és működtetését a szakértőkre hagyják, így téve lehetővé, hogy következetesek maradjanak a festék és a nyomtató típusát illetően. Ezzel egyidőben a munkafolyamatokat és az infrastruktúrát racioalizálják és optimalizálják, melyekkel a megfelelő funkciók és tulajdonságok elérhetővé válnak a kívánt munka elvégzéséhez. A nyomtatási folyamatok ellenőrzésével, egészen az alkalmazottak szintjéig, elkerülhetővé válik a felesleges veszteség.

4. Biztonság

Iparágtól vagy vevőktől függően egy vállalatnak különböző dokumentációbiztonsági szükségletei vagy szintjei lehetnek. Például a bankok, illetve az ügyvédi irodák jogilag kötelesek bizonyos dokumentumokat úgy kezelni, hogy az harmadik fél számára ne legyen hozzáférhető. Ezekben az esetekben a nyomtatókat kártyaolvasókkal vagy billentyűzetekkel látják el, így a nyomtatott anyagok csak a megfelelő engedéllyel rendelkező alkalmazottak által hozzáférhető. Másik példa lehet, ha úgy biztosítjuk a munkákat, hogy amiket nem nyomtattak ki egy bizonyos időn belül, törlődnek a nyomtatási sorból. Évente százezer eurót kockáztatnak a cégek azzal, hogy bizalmas információkat hagynak a nyomtatótálcákon, a dolgozók 32%-a szerint pedig már talált bizalmas dokumentumot a nyomtatón. A megkérdezettek túlnyomó többsége (80%) pedig úgy véli, ez hátrányos helyzetbe hozza a dokumentum tulajdonosát és karrier szempontjából negatív következményekkel járhat[1] – mindezeket figyelembe véve, e kérdés egyáltalán nem elhanyagolható.

5. Ellátások irányítása

A szervezetek egy velejárója a különböző típusú, formátumú és márkájú nyomtatók esetén a festékkazetták és papírok tömege, amit raktározni kénytelenek. Ha a nyomtatást központilag szabályozzák, itt is lehet racionalizálni. Képzeljük el a fogatókönyvet: A nyomtatóban kevés a festék. Mi történik az irodádban ilyenkor? Egy asszisztensnek vagy egy felhasználónak kell elmennie a raktárba és vadásznia egy megfelelő festékkazettát, kicserélni, aztán – ha úgy gondolják – visszajuttatni az üres kazettát a gyártónak újrahasznosításra vagy újragyártásra. Az MPS esetén a festékkazetták proaktívan kerülnek szállításra a festék kiürülésekor, sőt a festékkazettát ki is cseréli egy technikus. Ebben az esetben a termelékenység nem változott, és a vállalkozások továbbra is működnek, minimális megszakítással.

Az eredmény: az üzletmenet támogatása határok nélkül

A modern üzlet egyik fő szempontja a megosztott jellegű a munka. A nagy szervezeteknek számos különböző országban és időzónában vannak irodái, amelyek technológiai kérdéseket is felvetnek. Kézi beavatkozással, amely néha szükséges és a fogyóeszközök felhasználásával, mely a használat legfontosabb része, a nyomtatók állapota lehet a legnagyobb kihívást jelentő technológiai terület a támogatásban.

Az MPS-sel a globális nyomtatók rendszerét világméretű hálózatként lehet kezelni. Ennek eredményeként az IT vezetés bármikor láthatja a hálózat állapotát. És ahogy az alkalmazottak utaznak a hálózaton keresztül – irodától-irodáig vagy országtól-országig – egy egyszerű MPS megoldás tudja biztosítani ezt, bárhonnan is dolgozzon az alkalmazott, a nyomtatás képessége azonnali és hibátlan. A vállalkozások azon fáradoznak, hogy rugalmas munkavégzésről gondoskodjanak a munkavállalók számára, miközben fenntartják az ellenőrzést minden eszközükön, megnyirbálják a költségeket és modernizálják a folyamatokat. Ahogy a technológia fejlődik, és a munkavállalók elkezdenek számítani egy szervezettebb megközelítésre az IT-ban, MPS már nagy szerepet játszik ebben.

[1] A Lexmark és a TNS Sofres 2006 szeptemberében, Franciaországban, Németországban, Nagy-Britanniában, Spanyolországban és Olaszországban, 2500 fős irodai alkalmazott körében elvégzett kutatás alapján.