A költségek kézben tartása és az üzleti folyamatok újragondolása a jövőbeli sikerek érdekében. Teljes tanulmány.

Vezetői összefoglaló

Az európai szervezetek gyorsan változó, dinamikus és nehéz üzleti környezetekben működnek. A döntéshozók egyszerre keresik a módját annak, hogy csökkentsék a költségeket, maximális hatékonyságot érjenek el és felkészüljenek a növekedésre, miközben a globális pénzügyi válságot követő új korszak felé haladnak. E célok elérése érdekében a Datamonitor a külső és belső változások kezelésére egy pragmatikus megközelítés bevezetését javasolja, amellyel már most valós pénzügyi eredményeket teremthetnek és növekedési pályára állhatnak a jövőben.

Ez azt jelenti, hogy a szervezeteknek újra kell gondolniuk alapvető üzleti folyamataikat, és azokat a jelenlegi makro- és mikrogazdasági helyzethez kell igazítaniuk. Működésüket úgy kell átalakítaniuk, hogy ezekhez a változásokhoz igazodjanak és választ adjanak a különböző iparágakban jelentkező közös problémákra.

A szervezeti változást érintő pragmatikus megközelítés támogatása során nem szabad figyelmen kívül hagyni a technológiai megújulás szerepét. A technológia integrációja és skálázhatósága, a távoli üzemeltetés, a felügyelt szolgáltatások és az adatkezelés kiemelkedő szerepet kell, hogy kapjanak egy sikeres működési stratégiában.

Ahhoz, hogy a gazdaság fellendülésekor növekedési pályára állhasson egy szervezet, pragmatikus megközelítéssel kell reagálnia a működési változásokra, és a nagy, kiterjedt fejlesztések helyett költséghatékony informatikai rendszereket és üzleti folyamatokat kell választania. Ezt a jelenlegi rendszerek kiértékelésével és felmérésével, valamint a változások hatásának megismerésével lehet elérni. Különösen a következők révén:

meg kell bizonyosodni arról, hogy az új befektetések problémamentesen integrálhatók a már meglévő rendszerekbe,
személyessé kell tenni a technológia felhasználását, ezzel maximálisan kihasználni a végfelhasználói előnyöket, és
az informatikai fejlesztések frissítését és a karbantartási munkákat a lehető legjobban automatizálni kell, hogy felszabaduljon az informatikai személyzet idejének egy része. A felhasználói leállások idejének csökkentésével is növelhető a bevételt hozó, illetve szolgáltatásokat biztosító, adott szerepkörnek megfelelő tevékenységre fordított idő.

A szervezetek alkalmazkodnak a változó üzleti környezethez

Az európai üzleti környezetek a makro- és mikrogazdasági feltételek változásai miatt folyamatosan átalakulnak. A változást előidéző különböző külső és belső tényezőkkel szembesülve azok a szervezetek képesek a gyarapodásra, amelyek tudnak alkalmazkodni és kihasználni a jövőbeli változások előnyeit. Ezek, a szervezeti stratégiára közvetlen hatással bíró tényezők képesek befolyásolni a gyors reagálású műveletek és üzleti folyamatok létrejöttét.

A külső tényezők hatással vannak a szervezetekben végbemenő változásokra

A leglátványosabb szervezeti változásokat jelenleg külső tényezők idézik elő. Többek között a következők:

Globális versenyhelyzet – A feltörekvő piacok fontosságának növekedése módosítja a verseny- és működési stratégiákat. Az újfajta, sokszor szokatlan költségstruktúrával rendelkező versenytársak megváltoztatják a szektorok dinamikáját. Számos iparágban ennek eredményeként megnövekedett az alacsonyabb költségű kiszervezési stratégiák száma, amely folyamat számos szervezet versenyhelyzetét megerősítette.
Növekvő üzleti szabályozások – Az új szabályozások mellett az elmúlt években a feltűnő könyvelési és befektetési csalások leleplezésének következtében megszigorodtak az ellenőrzések. A szabályok betartása egyre nagyobb teher, mivel az iparágak globálisabbá válnak és a vállalatoknak meg kell felelniük a működési területüknek megfelelő országok és régiók eltérő előírásainak.
Nagyobb választási lehetőség áll az ügyfelek rendelkezésére – Bár az elmúlt években megnőtt az összeolvadások és a felvásárlások száma, a legtöbb iparágban továbbra is heves verseny folyik. Éppen ezért a végfelhasználók számos lehetőség közül választhatnak. Az ügyfélhűség jelentősége gyorsan csökken, mivel az elégedetlen ügyfelek aránylag egyszerűen választhatnak új szolgáltatót.
Kormányzati előírások – A szervezeteknek naprakésznek kell lenniük a kormányzati és helyi önkormányzati előírásokkal kapcsolatban, például az adózásra, a szén-dioxid-kibocsátásra, a méltányos kereskedelemre és a munkavállalók fizetésére vonatkozóan. Ezek az előírások eltérőek, összetettek és folyamatosan változnak.

A belső tényezők szintén szerephez jutnak

Főképp e külső tényezőknek köszönhetően számos belső trend is előidézheti a szervezeti változást:

Új üzleti irányelvek – Az elmúlt negyedévek globális visszaesése új üzleti irányelveket szült, például a költségek átfogóbb ellenőrzését és irányítását, vagy a szervezeti átszervezéseket.
Vezetési filozófiák – A makrogazdasági helyzet miatt a vezetőség inkább a rövid- és középtávú célkitűzésekre összpontosít. Az átfogó filozófia az, hogy működésében rugalmas maradjon a szervezet a visszaesés során, ám egyben közép- és hosszútávon felkészüljön a növekedésre.
Összpontosítás az alapvető kompetenciákra – A szervezetek egyre inkább felfedezik, miben a legjobbak, és az alapvető kompetenciákra összpontosítanak. Ennek eredményeként jobban felügyelt és kiszervezett szolgáltatásokkal jelennek meg.
Együttműködésen alapuló munkavégzés – Számos trend járult hozzá az együttműködésen alapuló munkavégzés elterjedéséhez, köztük a munkaerő demográfiai felépítésének változása és a tudásalapú munkavállalók fontosságának erősödése. Az olyan közösségi hálózatok, mint a LinkedIn vagy a Facebook, a wiki tudástárak, például a Wikipedia, és az állandó üzenetküldő platformok, mint a Twitter, sikerei ráébresztették a szervezetek döntéshozóit az együttműködésen alapuló megoldások előnyeire, különösen az egységesített kommunikáció és a dokumentációs együttműködés terén.
Rugalmas munkavégzés – Bár a legtöbb dolgozó még mindig irodához kötött, megnőtt a különböző rugalmas munkavégzésre lehetőséget adó helyzetek száma. A Datamonitor kutatásai azt mutatják, hogy egyre több dolgozó távolodik el a központi irodától, valamint egyre többen válnak mobillá. A szervezeteknek a vállalati és informatikai stratégiákban számolniuk kell a távoli alkalmazottakkal. Az elvárás mindinkább az, hogy az alkalmazottak bizonyos mértékig távolról is el tudják végezni a munkát, és idővel képesek legyenek úgy kapcsolódni a különböző helyekről, hogy bármilyen típusú eszközről folyamatosan kapcsolatban lehessenek.

A problémák közös vonást mutatnak a főbb iparágakban

A tágabb értelemben vett gazdasági helyzet egyfajta hasonlóságot szült a főbb szektorokban. Például az egyes iparágakban a globális válság következtében visszaesett a termékek és szolgáltatások iránti igény, így a szervezetek üzleti terveiben első helyre került a költséggazdálkodás. Azonban számos más, fontos probléma is befolyásolja a döntéshozatali folyamatot:

A működési funkciók és munkakörök konszolidációja

Számos szervezetnél konszolidálódnak az üzleti egységek és részlegek, sokszor az összeolvadások és felvásárlások, a működés javítása vagy más költséggazdálkodási intézkedések eredményeként. Hasonlóképpen számos munkakört konszolidálnak a munkavállalók számának csökkentése kapcsán. Az átszervezés részeként sok szervezet a tipikus termékalapú, elkülönített működési struktúra helyett a folyamatvezérelt és ügyfélközpontú struktúrára tér át.

A szabályozásoknak való megfelelés szerepe egyre erősödni fog

A szabályozásoknak való megfelelés és a pereskedés elkerülése iránti egyre növekvő igény folyamatosan foglalkoztatja a szigorúan szabályozott szakmai piacok, például a pénzügyi szolgáltatások, a közszféra és az egészségügy résztvevőit. A Datamonitor úgy gondolja, hogy a szabályozottabb működés és irányítás kényszere valószínűleg növekedni fog, mivel a globális pénzügyi szolgáltatói iparágban történtek következményeként napvilágra került több rendszerhiányosság.

A környezetvédelmi kérdések továbbra is napirenden vannak

A környezetvédelmi tényezők továbbra is foglalkoztatják a szervezeteket minden iparágban, különösen a közép- és nagyvállalatok esetében, valamint a közszférában. Még a szélesebb körben értelmezett gazdaság kedvezőtlen trendjeinek legjobban kitett szervezetek is felismerik a környezetbarát üzleti feladatok stratégiai fontosságát.

A vállalati és társadalmi felelősségvállalás (CSR) kérdéseinek két vezérlő eleme a környezetvédelmi szabályozásnak való kötelező megfelelés, valamint a környezetbarát informatika és a folyamatok költségelőnyei. A környezetvédelemmel kapcsolatos üzleti kérdések közé tartozik a részlegenkénti szén-dioxid-kibocsátás csökkentése, a számítógépes rendszerek fenntarthatóságának javítása, a hulladék mennyiségének csökkentése és az újrafelhasználás mértékének növelése, az energiahasználat csökkentése, valamint a megújuló energiaforrások kutatása.

A szervezetek arra törekednek, hogy a működésüket költséghatékony módon fejlesszék

A világ számos, különböző szektorba tartozó szervezete szembesül a növekvő költségekkel, a megnyirbált bevételekkel, vagy e kettő kombinációjával. A szervezetek olyan új üzleti folyamatokra összpontosítanak, amelyek hatékonyabb munkakörnyezetet és költséghatékonyabb működést tesznek lehetővé.

Számos európai kormányzat például ösztönzi a szervezeteket, hogy újból a hatékonyságra összpontosítsanak, mivel csökkenő adóbevételekkel kell számolniuk és/vagy költségvetési megszorításokkal kell szembenézniük a megnövekedett államadósság miatt. Ennek eredményeként a közszféra szervezetei olyan technológiai megoldások felé fordulnak, amelyek lehetővé teszik a számukra, hogy több munkát végezhessenek el kevesebb költség mellett. A jobb költséggazdálkodást és -mérést elősegítő és a nagyobb üzleti hatékonyságot elérhetővé tévő technológiák állnak az érdeklődés középpontjában. Fontos kiemelni, hogy az új technológiai beszerzések sikerének kulcsa az integrációban, a rugalmasságban és a skálázhatóságban rejlik, amelyekkel e dokumentum részletesebben is foglalkozik.

Az adatbiztonság és a vállalatirányítás kulcsfontosságú szervezeti kérdések

Az adatbiztonsági és vállalatirányítási kérdések a szervezetek üzleti folyamatainak felülvizsgálata során a napirendi pontok élén szerepelnek. Mivel a biztonsági és szabályozási problémák összetettsége fokozódik, egyben megnövekszik a biztonsági betörések és a szabványok be nem tartásának veszélye is.

Például az új kormányzati előírásoknak való megfelelés a működéshez kapcsolódó tranzakciók nagyobb átláthatóságát eredményezte bizonyos szektorokban, például a pénzügyi szolgáltatások, a bankok, az egészségügy és a gyógyszeripar terén. A különböző iparágakban a szabályozást be nem tartó szervezetek óriási pénzügyi veszteségeket szenvedtek el a perek, a büntetések és a visszahívott termékeknek is köszönhető csökkenő eladások formájában. Ennek eredményeként a folyamatok dokumentálása, a megfelelőség felügyelete és az összetett kormányzati szabályok betartása sürgető szervezeti problémáknak számítanak.

Minden szektorban óriási méreteket öltött az adatbiztonsággal, a vállalatirányítással és a csalásokkal kapcsolatos aggodalom, amelyet a személyazonosságot érintő és a biztonsági fenyegetések számának növekedése váltott ki. E problémák egyaránt foglalkoztatják az állami és a magánszféra szervezeteit. A szervezetek válasza az eszközök és a dokumentumok biztonsági technológiáinak és gyakorlatainak bevezetéséből áll, valamint az adatvédelem terén a titkosításból és a hitelesítő technológiákból.

Az erős hitelesítő technológiák – minden, ami túlmutat a jelszóalapú hitelesítésen – nagyban csökkentik a kockázati szintet az egyes szervezeteknél. Miközben számos erős hitelesítő technológia a költségek és az összetettség miatt csak olyan területeken terjedt el, ahol magas szintű biztonságra volt szükség, a Datamonitor azt javasolja a szervezeteknek, főleg azoknak, akik rendszeresen foglalkoznak kényes adatokkal, hogy gondolják át újra ezek használatát. Az egyszer használható tokenek, az intelligens kártyák és a hasonló technológiák egyre megfizethetőbbé válnak. Az internetes hitelesítő módszerek, például a viselkedésalapú hitelesítés, a szoftveres tokenek és a mobiltelefonos hitelesítés használata esetén nincs szükség intelligenskártya-olvasóra vagy tokenre. A Datamonitor úgy becsli, hogy egyre jobban elterjednek azon rugalmas hitelesítési megoldások, amelyek az adott feladat kockázati szintjéhez igazítják a hitelesítés szintjét. E megoldásokat már bevezették az internetes bankszektorban, és tovább terjednek majd a szervezetek folyamatain és tranzakcióin át.

A főbb üzleti célkitűzések: a költségek csökkentése és a hatékonyság növelése

Amellett, hogy a különböző szektorokba tartozó szervezetek közös üzleti problémákkal néznek szembe, jelenleg a főbb üzleti célkitűzések terén is egyetértés mutatkozik. A Datamonitor legújabb Tech Trends (technológiai trendek) felmérése alapján, amely során az informatikai döntéshozókat kérdezték az általános üzleti célkitűzések fontosságáról, a szervezetek jelenleg nem szükségképpen a bevételek növelésére összpontosítanak. Ehelyett egyre nagyobb hangsúlyt helyeznek a hatékonyság növelésére, a beszállítókkal kötött kapcsolat javítására és a költségek csökkentésére. Érdemes megjegyezni: a Datamonitor felmérése azt mutatja, hogy a beszállítókkal kialakított kapcsolat javításának célkitűzése 2009-ben fontosabb volt a szervezetek számára, mint a korábbi években.

Érdekes, hogy a döntéshozók fontossági listáján első helyen jelenleg az ügyfél-elégedettség növelése szerepel. A szervezetek egyértelműen arra törekednek, hogy megőrizzék jelenlegi ügyfeleiket és továbbiakkal bővítsék körüket. Azonban ugyanebben a felmérésben az informatikai döntéshozók többsége úgy nyilatkozott, hogy arra számít, az informatikai költségvetés 2010-ben is alacsony szinten marad. A Datamonitor szerint ahhoz, hogy alacsony informatikai költségvetés mellett a szervezetek növelni tudják az ügyfél-elégedettséget, új módon kell megközelíteniük a szervezeti változások kezelését. Egy olyan pragmatikus megközelítést kell választani, amely a hatékonyság fokozatos emelése és az üzleti folyamatok költségeinek csökkentése által gyorsabb reagálást és több újítást eredményez. A szervezeti változások megközelítési módjait e dokumentum egy későbbi részében ismertetjük.

Az üzleti folyamatok a technológiai innovációval fejleszthetők

Az átdolgozott üzleti célkitűzések eléréséhez a szervezeteknek át kell tekinteniük a már meglévő üzleti folyamatokat. Ennek eredményeként új működési folyamatok és technológiák jelennek meg, amelyek támogatni tudják a módosult célokat, valamint az alkalmazottak és az ügyfelek változó igényeit. Bár számos módszer létezik a szervezeti változás bevezetésére, a technológiai innováció egyre nagyobb szerephez jut a működés finomítása során. A technológiai megújuláshoz kapcsolódó fejlesztések főbb területei a következők:

A növekedési célkitűzések kulcseleme az informatikai integráció és a skálázhatóság

A jövő makro- és mikrogazdasági változásainak megfelelni kívánó sikeres szervezetek tisztában vannak a növekedési célkitűzések eléréséhez szükséges informatikai rugalmasság és skálázhatóság fontosságával. Az informatikai megoldásoknak és az infrastruktúrának könnyen integrálhatónak kell lennie, és olyan szintű rugalmasságot kell biztosítania, hogy azonnal bővíthető legyen az új és frissített alkalmazásokkal. Amikor az informatikai rendszerek kompatibilissé válnak egymással, a változó üzleti helyzet kezelése időben megvalósítható az új vagy frissített technológia segítségével.

Hasonlóképpen az informatikai rendszereknek skálázhatóaknak kell lenniük, hogy a szervezeti növekedéssel egy időben bővíthetők, változtathatók és növelhetők legyenek. Ez az informatikai rendszerek jelenlegi méretére, illetve a jövőbeli technológiai szabványokkal való kompatibilitásra is érvényes.

A távoli üzemeltetés nagyobb hatékonyságot biztosít

A szervezetek az üzleti folyamatok hatékonyságát a különböző informatikai képességek távoli üzemeltetésével szintén növelhetik, beleértve az informatikai rendszerek távoli diagnosztikai eszközeit, a távoli biztonsági felügyeletet, a távoli informatikai vezérlést és a távoli ügyfélszolgálatot. A távoli informatikai üzemeltetést két dolog segíti elő:

Először is többen dolgoznak távoli hozzáféréssel. Munkaidejük egy részét vagy egészét távolról, otthonról vagy a terepről végezhetik. Korábban az informatikai alkalmazások távoli üzemeltetését e dolgozók számára vékony kliensek révén, mobil- és vezeték nélküli infrastruktúra, virtuális magánhálózatok (VPN) és WAN-optimalizálás segítségével oldották meg. Azonban a Datamonitor úgy véli, ez a megközelítés kettős erőfeszítésekhez, megnövekedett költségekhez és sokszor szegényes felügyelethez vezethet. Ehelyett az akadálymentes alkalmazásüzemeltetést környezettől és helytől függetlenül, a növekvő hálózati sávszélesség és rendelkezésre állás előnyeit kihasználva, az internet segítségével is el lehet érni. E trendek olyan internetes alkalmazásüzemeltetési architektúra létrejöttét segítik elő, mely támogatja az információ és az alkalmazások helytől független, rugalmas és biztonságos elérhetőségét.

Másodszor, a Datamonitor úgy gondolja, hogy megszűnt a kapcsolat az asztali felügyeleti technológiák és az általuk korábban támogatott üzleti folyamatok között. Ennek áthidalására tovább kell fejleszteni az asztali felügyeleti szoftvereket úgy, hogy jobban tükrözzék a kiszolgálók és az adatközpont-felügyeleti megoldások kiterjedt távoli felügyeleti támogatását és képességeit. A Datamonitor emellett arra számít, hogy a technológia fejlődése révén az informatikai részlegek az asztali felügyelet jelenlegi széttagolt megközelítése helyet megoldják a mindennapos feladatok távoli automatizálását, valamint bizonyos szintű önkiszolgálást.

A felügyelt szolgáltatások lehetővé teszik a főbb kompetenciákra összpontosítást

Amint a szervezetek a másodlagos üzleti tevékenységeket felügyelt szolgáltatóknak adják át, jobban összpontosíthatnak a főbb kompetenciákra. Míg egyes szervezetek számára a teljes ületi folyamatok vagy működési részlegek harmadik félhez való kiszervezése biztosítja a legtöbb hasznot, mások inkább egy vegyes megoldást találnak majd előnyösnek. A másodlagos üzleti tevékenységek, például a háttérműveletek belső és külső szolgáltatók általi biztosítása időről időre rugalmasságot biztosít a szervezeteknek. Amikor nagy igény támad a termékek vagy a szolgáltatások iránt, a szervezet előnyre tehet szert, ha egy felügyelt szolgáltatót választ az ideiglenes belső munkaerő-felvétel helyett, mivel az utóbbi időigényesebb és költségesebb megoldás.

Felügyelt szolgáltató választásával biztosítható az is, hogy a szervezetek hozzáférjenek a piacon elérhető leghatékonyabb technológiákhoz, ami jelentős versenyelőnyhöz juttathatja őket. Továbbá a felügyelt szolgáltatók jelentős méretgazdaságossággal rendelkezhetnek, ami még költséghatékonyabbá teheti őket.

Az adattárolók egyre inkább elektronikussá válnak

Az információ és annak irányítása kulcsfontosságú a szervezetek számára. Egyre több adattároló válik elektronikussá, mivel a dokumentum- és iratkezelő (DRM) rendszerek képesek a szervezetben létrejött és felhasznált tartalmat mindinkább iratként kezelni. A Datamonitor az iratokat olyan megváltoztathatatlan tényként határozza meg, amelyek meghatározott forrásból származnak és bizonyos ideig tárolni kell őket a jogi és szabályozási követelményeknek megfelelően. A DRM-rendszereket a „kezeljünk mindent iratként" paradigma alapján vezetik be, ami irányelvcélok által vezérelt és munkafolyamat-felügyelet által támogatott széles körű iratkezelő keretrendszert hoz létre. Ebben a rendszerben mindenfajta tartalom, köztük a dokumentumok, az e-mailek, az azonnali üzenetek, a blogbejegyzések és a hozzászólások, a multimédiás anyagok, a képek és a webes tartalom is iratként szerepelnek.

A központosított elektronikus adatkezelés elengedhetetlenül szükséges

Mivel egyre nagyobb teret kapnak az elektronikus adatok, a szervezetek számára alapvető fontosságú az eltérő iratkezelő tárolók számának csökkentése és konszolidálása. Ellenkező esetben az elektronikus adattárolók elszigetelődnének, és költségessé válna a felügyeletük, miközben a tartalmuk elérhetetlenné válna a szervezet más részlegei számára. A központosított elektronikus adattárolás révén egyetlen tárolóban helyezhető el az összes adat, amelyet a különböző üzleti egységek és alkalmazottak elérhetnek, így a szervezetek számos jelentős előnyhöz juthatnak, többek között:

Átfogó ügyfél-megközelítés – Az ügyfelekkel különböző értékesítési és szolgáltatási csatornákon folytatott levelezés és kommunikáció egyetlen tárolóhelyen végzett elektronikus rögzítése által a szervezetek teljes rálátást kaphatnak az ügyfeleikre. Ebben megtalálható az ügyféllel folytatott összes kapcsolatfelvétel, az e-mailek, a telefonbeszélgetések, a postai levelek és az internetes űrlapok. Ha ezt az információt összekötik más ügyfél-információkkal, például az ügyfél számlaadataival vagy szerződéseivel, az ügyfélszolgálat képviselői számára az ügyfélkapcsolat összes előzménye a rendelkezésükre áll. A végeredmény: nagyobb ügyfél-elégedettség és alacsonyabb ügyfélszolgálati költségek.
Jobb együttműködési lehetőségek – A megosztott elektronikus adatok részeként az együttműködési funkció lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy kihasználják a munkafolyamat és az üzleti szabályok előnyeit. Amikor a DRM-rendszerek összeköttetésben állnak egy központi tárolóhellyel és a szervezet tartalomkezelő rendszerének más elemeivel kommunikálnak, az együttműködés támogatása adatverziózási és változáskezelési képességeket biztosít. A Datamonitor úgy véli, hogy a gazdaság általános lassulásával csökkeni fog az üzleti utazások száma és a szervezetek inkább az együttműködési szolgáltatásokat használják a közös munkaterek létrehozására és fenntartására.
Digitális jogkezelés – Az elektronikus adatok központosítása lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy hatékonyabban kezeljék a digitális jogvédelem alá tartozó dokumentumokat. Emellett lehetővé teszi olyan technológiák bevezetését, amelyek automatizálják és közvetlenül beágyazzák a digitális jogkezelő eszközöket az elektronikus dokumentumokba. Ezzel leegyszerűsíthető a digitális jogkezelési folyamat és elkerülhetők az emberi hibák, valamint az ebből származó jogi problémák.
Megfelelőségi tanúsítvány – Kezdetben az elektronikus adatrögzítést az állami és iparági szabályozások motiválták. Az elektronikus adatokat központosító és a dokumentációkészítési folyamatokat szabványosító szervezetek gyorsan, hatékonyan és bizonyíthatóan igazolhatják megfelelőségüket a szabályozó testületek felé. Így csökkenthető a közvélemény és a média kutakodásának veszélye, ahogy a részvényesek esetleges pereskedésének kockázata is.

Hatékony tárolás – Az elektronikus adatok konszolidációja csökkenti az új tárolólétesítmények és -berendezések létrehozásához szükséges beruházásokat. A Datamonitor azt javasolja, hogy a más adatokkal integrálni nem szükséges elektronikus tartalmat, például az e-mailek archívumát összegyűjtve, egy különálló tárolóhelyen tárolják a szervezetek.

A SZERVEZETI VÁLTOZÁS PRAGMATIKUS MEGKÖZELÍTÉSE

A különböző szektorok szervezetei jelentős külső és belső kihívásokkal néznek szembe. Nem egyszerű feladat az alkalmazkodás ezekhez a változásokhoz. Két vezetőségi megközelítése van ezen alkalmazkodásnak: a transzformatív megközelítés, amely egy új érték kialakításának reményében átvizsgálja az üzleti folyamatokat, valamint a pragmatikus megközelítés, amely a meglévő üzleti folyamatok fokozatos javítását jelenti.

A transzformatív megközelítést általában jövőbe tekintőnek és újítónak szokás leírni, míg a pragmatikus megközelítés a reagálási idő javításán és a meglévő vagy módosított működési stratégiák költséghatékonyságán alapul.

Az üzleti folyamatok újragondolása jobb reakcióidejű és költséghatékonyabb informatika mellett

A szervezeti változás transzformatív megközelítése egy kevéssé bizonyított és nagy kockázatot magában hordozó módszer. Általában a meglévő informatikai rendszerek és üzleti folyamatok átfogó frissítését jelenti, ami akadályozza a mindennapos munkafolyamatokat és sokszor csak hosszú távon térül meg.

A változó gazdasági helyzet és a szervezetek korlátozott informatikai költségvetése alapján a Datamonitor úgy véli, hogy a szervezeteknek inkább a pragmatikus, alkalmazkodó megközelítést kell választaniuk, azaz a meglévő és bizonyított határokon belül kell az üzleti változásoknak megfelelően fokozatos módosításokat végezniük. Ez egy kevésbé kockázatos, pragmatikus megközelítés, mivel a változás fokozatosan történhet és a teljes átvizsgálás helyett egyszerre csak egy üzleti folyamatot vagy informatikai alkalmazást érint. Viszonylag földhözragadtnak tűnhet a transzformatív változás által ígért nagy léptékű eredményekhez képest, de a Datamonitor kutatásai azt mutatják, hogy a pragmatikus változás az informatikai és az üzleti folyamatokat jobban párhuzamba állítja a szervezeti célkitűzésekkel és a teljes birtoklási költség csökkentésével.

A változás pragmatikus megközelítését választó szervezetek a következőkre összpontosítanak:

Az üzleti folyamatok akadálymentesítése – Ezt az üzleti folyamatok szélesebb körének vagy azok elemeinek automatizálásával lehet elérni. Nagyobb hatékonyságot biztosít, és csökkenti az emberi hibák számát és a késlekedést. Az üzleti folyamatok konszolidálhatók együttműködési platformok révén vagy más munkaterhelés-elosztó technológiák használatával is. Ezzel csökkenthető az üzleti folyamatok különböző szakaszai közötti késlekedés.
A működési költségek csökkentése – A meglévő üzleti folyamatok és informatikai alkalmazások karbantartási munkaterhelésének csökkentésével a szervezetek erőforrásokat szabadíthatnak fel és csoportosíthatnak át az új vagy frissített informatikai rendszerek beszerzésére vagy a nagyobb fontossággal bíró üzleti feladatokhoz. A karbantartási munkaterhelések csökkenthetők egy automatizált, távoli felügyelettel és javítással kiegészített felügyeleti és karbantartási folyamat bevezetésével, illetve az új és frissített alkalmazások integrációját egyszerűsítő technológiai platformok szabványosításával.

A teljes körű költségmérés és -gazdálkodás alapvető eleme a pragmatikus megközelítésnek

Amikor a szervezetek a meglévő folyamatok és rendszerek hatékonyságát szeretnék növelni, módosítaniuk kell a mérési eljárásokat, hogy mérni tudják a költségek valós hozzájárulását az üzleti eredményekhez. Ez sokszor kifinomultabb és teljes körű költség- és mérési technológiák formájában valósítható meg. A költséggazdálkodás révén a szervezetek rejtett erőforrásokra bukkanhatnak, amelyek átcsoportosíthatók az új projektek és kezdeményezések fejlesztéséhez.

Létre kell hozni a költségek összehasonlítható kulcsmérőszámait

Mindezek elvégzéséhez ki kell alakítani a szervezeti funkciókhoz tartozó költségek mérőszámait. A vezetőségnek a szervezet részlegeivel együttesen célszerű kifejlesztenie vagy újraértékelnie az összes költség mérőszámát, hogy olyan lényeges és használható információkhoz jussanak, amelyek a továbbiakban az értéknövelésre használhatók. Például az informatikai költség mérőszámai között találhatók a következők:

az informatikai költségek százalékos aránya a teljes működési költséghez viszonyítva,
az általános informatikai szolgáltatások, például az e-mail fiókok költsége felhasználónként,
a hardverek teljes birtoklási költsége (PC-k, hordozható számítógépek, nyomtatók, mobiltelefonok stb.),
a problémák diagnosztizálásához és megoldásához szükséges átlagos idő,
a kapacitáshoz kapcsolódó problémák által okozott termelékenységveszteség-csökkenés százalékos aránya,
a továbbfejlesztett eszközfelügyeletnek köszönhető szoftverköltség-csökkenés százalékos aránya.

Az egyes szervezetekben az üzleti funkciók költség-mérőszámainak kiválasztásakor más-más stratégiai szempontok és célok játszhatnak szerepet. Előnyökkel járhat azonban, ha egy iparági szabványnak megfelelő mérőszámot választanak a méréshez. Az ilyen mérőszámok az üzleti funkciók problémás területeinek azonosításával, a teljesítményhiányosságok felfedésével vagy a hatékonyságteljesítmény eredményeinek meghatározásával segíthetnek a költségfejlesztés lehetőségeinek megtalálásában. Értékes lehet továbbá megismerni, hogy a jobban teljesítő szervezetek hogyan növelték hatékonyságukat.

Az integráció lehetővé teszi a gyorsabb reagálási időt és a változáshoz szükséges pragmatikus megközelítést

A meglévő informatikai rendszerekbe és folyamatokba integrálható technológiák bevezetésével a szervezetek gyorsan telepíthetik vagy frissíthetik a megváltozott külső és belső tényezőknek megfelelő új vagy frissített alkalmazásokat. Így a szervezetek megbizonyosodhatnak arról, hogy a kulcsfontosságú informatikai összetevők és platformok együttműködnek egymással.

Leegyszerűsítve: az informatikai rendszerek integrációja a legtöbb informatikai összetevőt egy üzemeltetés alá vonja. Az alapvető informatikai integrációra példa lehet egy egységesített beérkező mappa létrehozása az e-mail, az értékesítési és a jóváhagyási folyamatok számára.

Egy továbbfejlesztett integrációs helyzetet jelenthet egy olyan vállalati tartalomkezelő (Enterprise Content Management, ECM) platform, amely képes integrálni a strukturált és a strukturálatlan adatokat, az XML- és a formázott adatokat, például az Adobe PDF és a Microsoft Office dokumentumokat. Az ECM platformmal integrálandó üzleti alkalmazások közé tartozik az ügyfélkapcsolat-kezelés és a vállalatirányítási rendszerek, a számlázás, a régi rendszerek, a bérrendszer és a pénzügyi rendszerek, az adatbázisok, a címtárak és az archívumrendszerek. Az ECM platformot integrálni kell egy vezető szkennelési szolgáltatóval, vagy annak szkennelési technológiája révén kell a rendszerbe illeszteni a papíralapú dokumentumokat. Ha a meglévő információk importálhatók vagy eltárolhatók az ECM tárhelyen, a szervezetek felhasználhatják azt tudáskezelő tárhelyként. Ellenkező esetben ezen információk csak az alkalmazottak merevlemezein találhatók meg, és nem válnak elérhetővé egy szélesebb közönség számára.

Az integráció elősegíti a szervezeti változással kapcsolatos pragmatikus megközelítés kifejlesztését, mivel lehetővé teszi a mérésen alapuló, fokozatos változást. Például az egyes felhasználókhoz tartozó összes adat integrációjával az ügyfélközpontú adatok kereshető gyűjteménye jön létre. Ez az adat azután felhasználható a trendelemzések fejlesztéséhez, de továbbfejleszthető az igénykezelés és az előrejelzés is, valamint beazonosíthatóvá válnak a feltörekvő piacok. Emellett az adatok elemzésével javíthatók az üzleti folyamatok, illetve újabbak fejleszthetők ki.

A személyre szabott informatika kreatív, új üzleti folyamatokat hoz létre

Az informatikai rendszerek és funkciók személyre szabása személyre szabott munkafolyamatokat hoz létre, amely cserébe növeli az üzleti folyamatok sebességét és hatékonyságát. A személyre szabott munkafolyamatok új és kreatív üzleti folyamatokat tesznek elérhetővé.

Telepíthető például közös platformként olyan projektkezelő szoftver, amely személyre szabott kezelőfelületet biztosít az egyes alkalmazottaknak azokhoz a projekttevékenységekhez, amelyekben érintettek. A szoftver meghatározhatja a határidőket, figyelmeztetésekkel szolgálhat és felhívhatja a figyelmet a határidőkre, lehetővé teheti a kommunikációt a projektcsapat tagjai között, többek között a fájlmegosztást és az üzenetküldést. Biztosíthatja az egyének számára, hogy az adott feladattal kapcsolatban, a munkatársaikkal közös tapasztalataikról folytatott kommunikáció alapján új és továbbfejlesztett üzleti folyamatokat hozzanak létre egy projekten belül. Esetleg a projekt különböző folyamatainak jobb átláthatósága révén az alkalmazottak új és kreatív módszereket dolgozhatnak ki bizonyos célkitűzések elérése érdekében, vagy legalábbis nagyobb szerepet vállalnak azokban a projektekben, amelyeken dolgoznak.

Az ilyen szoftverek betekintést nyújtanak a projektvezetőknek az alkalmazottak különböző tevékenységeibe, valamint a projekt különböző szakaszaiba és mérföldköveibe. A vezetők a szoftver segítségével kioszthatják az erőforrásokat, hatékonyabban felügyelhetik az alkalmazottakat, és ha van rá mód, az ügyfeleket és a beszállítókat is. A projektek átfogó nézetének, valamint az egyes alkalmazottak mindennapi tevékenységének ismeretével a vezetők első kézből szerezhetnek tudomást a projekt adatairól. Ez felszabadít olyan erőforrásokat, amelyeket másképpen a projekt munkafolyamatainak felügyeletére fordítottak volna, valamint a vezetők megalapozottabb döntéseket hozhatnak a projekttel kapcsolatban.

A személyre szabás következtében a felhasználókat ösztönözni lehet arra, hogy a korábbi használati előzményekre alapozva meghatározott módokon használják az alkalmazásokat vagy eszközöket. Például a multifunkciós nyomtatók és szkennerek beprogramozhatók az egyes felhasználóknak. Ezzel biztosítható, hogy az eszköz használata megfelel a szabványos üzleti folyamatok irányelveinek, például korlátozható, hogy a dokumentumok közvetlenül e-mailben elküldhetők legyenek-e az eszközről. Másik lehetőség a munkafolyamatok leegyszerűsítése oly módon, hogy a felhasználók hozzáférést kapnak a mindennapos feladatokhoz, például a számlákat automatikusan, közvetlenül az eszközről küldhetik el a kifizetésekkel foglalkozó csapatnak, így elindíthatják a jóváhagyási és fizetési folyamatot.

Az informatikai automatizálás elősegíti a szervezeti folyamat változását

Az informatikai automatizálás lehetővé teszi az üzleti folyamatok irányítását, mivel a folyamat logikája összefüggő és alkalmas módon biztosítható. Az irányítás ilyen fokának köszönhetően a folyamatok változásai – legyen az apró vagy jelentős változás – hatékonyan valósíthatók meg.

Számos előnye van az informatikai automatizálásnak, többek között az átlátható munkafolyamatok, a folyamatfelügyelet és az emberi hibák kiküszöbölése. Az üzleti folyamatok széles köre automatizálható szoftverek segítségével, például:

a belső és külső kommunikáció,
az üzemeltetési karbantartás,
a munkaidő-nyilvántartás és az alkalmazottak adatainak meghatározása,
a pénzügyek kezelése és a számlák nyomon követése, és
a szabályozások teljesítése.

Az automatizálás a biztonsági felügyelet egy hatékony eszköze, különösen a felhasználói személyazonosságok és a jogosultságok kiadása és visszavonása esetén, amely egyébként fáradságos és költséges folyamat lenne a legtöbb szervezet számára. A hozzáférés-kiadási megoldások jelentősen érinthetik az üzleti folyamatokat is, mivel szorosan kapcsolódnak azokhoz. A hozzáférés-kiadási folyamatok automatizálása – különösen az önkiszolgáló modellek – egyre nagyobb szerephez jutnak. Egyes technológiák – például a vállalati kockázatkezelés (ERM) – segítségével a jogosultságot kapó személy szerepköre alapján több hozzáférés-kiadási forgatókönyv használható. Az ERM lehetővé teszi a gyors reagálású automatizált hozzáférés-kiadást. Ha például egy alkalmazottat előléptetnek vagy kilép a szervezetből, a hozzáférési jogosultságai minimális emberi beavatkozással alkalmazkodnak a változásokhoz. Így elkerülhetők az azzal járó kockázatok, hogy a felhasználói fiókokat gyakran nem vonják vissza, amikor az adott felhasználó elhagyja a szerepkörét.

A szervezeteknek a megfelelő technológiai megoldásokat kell alkalmazniuk az üzleti célok elérése érdekében

A szektortól, illetve a versenyhelyzettől függetlenül a szervezeteknek az alapvető üzleti célkitűzések fejlesztése és az üzleti folyamatok támogatása érdekében ki kell használniuk a technológia stratégiai bevezetésének előnyeit. Túl gyakori, hogy az informatikai beszerzési döntés és a telepítés elszigetelten történik, és figyelmen kívül hagyják a szervezeten belül jelentkező következményeket, és sok esetben az ellátóláncot és a partnerhálózatot.

A Datamonitor tudatában van annak, hogy a szervezeti változások pragmatikus megközelítése nem váltja ki ugyanazt a lelkesedést, mint a nagyobb kockázatú transzformatív megközelítés. Azonban az üzleti folyamatok alacsony kockázatú és fokozatos változása érdekében az informatikai automatizálás, a személyre szabás és a hasonló technológiák sokkal nagyobb valószínűséggel eredményeznek jelentős előnyöket most és a jövőben. A változás pragmatikus megközelítése emellett olyan erőforrásokat tesz elérhetővé, amelyeket egyébként a nehezen kezelhető üzleti folyamatok felügyeletéhez használnának fel az új szervezeti növekedés lehetőségeinek kihasználása érdekében. E lehetőségek kulcsfontosságúak lesznek azon szervezetek számára, akik a gazdasági fellendülésre készülnek.

Nyilatkozat

Minden jog fenntartva.

A kiadó Datamonitor plc. engedélye nélkül tilos a kiadvány bármely részét sokszorosítani, adattároló rendszerekben tárolni vagy bármilyen módon továbbítani, beleértve az elektronikus és mechanikus továbbítást, a fénymásolást vagy a rögzítést.

A jelentés tényei legjobb tudomásunk szerint a kiadás pillanatában helytállóak, ám azokért felelősséget nem tudunk vállalni. Vegye figyelembe, hogy a Datamonitor eredményei, következtetései és javaslatai elsődleges és másodlagos forrásokból összegyűjtött információkon alapulnak, amelyek pontosságáért nem tudunk minden esetben garanciát vállalni. Éppen ezért a Datamonitor nem vállal felelősséget az olyan intézkedésekért, amelyeket a későbbiekben helytelennek bizonyuló információk alapján hoznak meg

(A Canon Magyarország engedélyével)