INTEGRÁLT FÜRDŐIRÁNYÍTÁSI RENDSZER (IFR) A BUDAPESTI FÜRDŐKBEN

Rudas Fürdő 

Átadták a Budapest Gyógyfürdői Zrt. téli fürdőiben az új, korszerű Integrált Fürdőirányítási rendszert (IFR). Ezzel lezárult a projekt első szakasza. A strandokon már folynak az átálláshoz szükséges munkálatok, a szabadtéri strandokkal is kibővített teljes rendszer a nyári szezonra lép működésbe.

Rudas Fürdő 

Átadták a Budapest Gyógyfürdői Zrt. téli fürdőiben az új, korszerű Integrált Fürdőirányítási rendszert (IFR). Ezzel lezárult a projekt első szakasza. A strandokon már folynak az átálláshoz szükséges munkálatok, a szabadtéri strandokkal is kibővített teljes rendszer a nyári szezonra lép működésbe.

Miért kellett lecserélni a régi pénztári- és beléptető rendszert?

Az új, Integrált Fürdőirányítási Rendszer (IFR) bevezetése elkerülhetetlen és halaszthatatlan volt, a 10-20 éve kiépített régi pénztári- és beléptető rendszer ugyanis elavult, nem felelt meg a XXI. század elvárásainak. Ráadásul a régi pénztárgépek APEH engedélye már nem volt meghosszabbítható, és hiányosságai miatt az elmúlt évek során komoly visszaélések is voltak a fürdőkben. Az új rendszer bevezetésével kiküszöbölhetők a visszaélések, a kiépített kamera rendszer jelentősen javítja az üzletbiztonságot. Ezek révén jelentősen csökkenthetők a Társaságot ért veszteségek. A korszerű kabin- és szekrényzárak használatával még jobban védjük vendégeink értékeit.

A BGYH Zrt. fürdőiben a közelmúltig működtetett pénztári- és beléptető rendszer egyes elemeit az 1990-es évek elején, legújabb elemeit pedig az ezredfordulón építették ki. Ráadásul a rendszer – az akkori pénzügyi korlátok miatt – már annak idején sem volt se korszerű, se egységes, se teljes körű. A régi rendszer a pénztári funkciókon és a beengedő rendszer vezérlésén túl nem tudta ellátni azokat a funkciókat, amelyek ma már a fürdő-wellness iparban elengedhetetlenek, mint pl. a vendégirányítás, a személyzet beosztása, a kabin- és szekrénykezelés, illetve a precíz információszolgáltatás.

A korábbi rendszer túlnyomórészt olyan 18 éves pénztárgépeken üzemelt, amelyek APEH típusengedélye tovább már nem hosszabbítható, tehát cseréje elkerülhetetlen volt.

A korábbi rendszerben az OEP támogatott kezelések belső összefüggésrendszere nem volt megfelelően kialakítva, ezzel kapcsolatban komoly visszaélésekre derült fény a fürdők pénztáraiban. A BGYH több tettes ellen feljelentést is tett 2007-ben, és lecserélte a pénztárosok jelentős részét.

További problémát jelentettek a különféle „alternatív" bejutási módok, ezek kiszűrését szolgálják most a biztonsági kamerák. A megfigyelő rendszert beépítve a beengedő rendszerbe ugrásszerű minőségi változás érhető el az üzletbiztonság területén. A kabinfeltörések miatt pedig biztonságosabb zárakra volt szükség.

Fontos megemlíteni az éves bérletek használati szokásainak megváltozását is. A számok azt mutatják, hogy az éves bérletek korábbi használati szokásainak elemzésekor tapasztalt évi kb. 150 belépésszám az utóbbi időben jelentősen megemelkedett: éves szinten kb. 220 belépésre. Sőt, ezen belül a bérletek egynegyedét több mint 300-szor használták. Emögött egyértelműen a bérletek jogosulatlan átruházása állt, amit a fürdő a meglévő eszközeivel nem tudott  ellenőrizni. Az integrált kamerarendszerrel ez a probléma is megoldható, és így a feltételezett cca. évi 70,000 indokolatlan bérletes belépés fizető forgalomként fog jelentkezni.

Mire képes az IFR? – Az új rendszerrel szemben támasztott elvárásaink

Az új rendszer nem egyszerűen egy beléptető rendszer, hanem egy modern, átfogó, sok hardverelemmel kiegészített fürdőirányítási rendszer. A korszerű vállalatirányítási rendszerekkel rokon (pl. SAP), az egész fürdő működését átalakítja. Ezért is hívják Integrált Fürdőirányítási Rendszernek, azaz IFR-nek. A Bgyh rendszere Európában is példa nélkül áll, mert 12 fürdőt és 3 nappali kórházat irányít egyszerre. Az ehhez hasonló, de kisebb rendszerek a világ modern fürdőiben természetesek, létük már a hazai vidéki fürdők nagy részében is megszokott. Számos más helyen is működik már ehhez hasonló elektronikus beléptetés világszerte: egyebek közt wellness-és fitness központokban, szállodákban, kórházakban, illetve pl. a párizsi Louvre-ban és a Vatikáni múzeumban is. Az elkerülhetetlen modernizálás mellett fontos szempont volt vendégeink és betegeink kényelmének biztosítása, a kiszolgálás színvonalának javítása is.

Az IFR a beléptetés mellett egyebek közt a következő feladatokat, funkciókat látja el:

• – a különböző modulok és az egyes telephelyek integrált kezelése (eddig egyik sem létezett)
• – könnyen, jól ellenőrizhetően, külön személyzet nélkül kezeli a vendégforgalmat
• – új, APEH engedéllyel rendelkező pénztárrendszer
• – integrált kamerarendszer, természetesen tiszteletben tartjuk a személyiségi jogokat (öltöző és fürdő területeket nem figyel)
• – vezetői információs rendszer (ez korábban nem volt)
• – elektronikus vendégirányító rendszer (korábban a „szögre húzós" módszer létezett)
• – zónák kialakításának lehetősége pl. uszoda/termál (korábban nem volt rá mód)
• – elektronikus pénztárca funkció (korábban nem létezett)
• – nyitottabb marketing lehetőségek (eddig csak korlátozottan volt)
• – látható a vendég jogosultsága (aki karórát nem visel, nem fürödhet)
• – személyzet nélküli kabin- és szekrénynyitás
• – több funkció távoli elérése (pl. központi termékkezelés, árazás, vezetői információs lekérdezések)
• – több funkció internetes, intranetes elérése (lekérdezések, webáruház)
• – OEP engedélyes elszámolás az OEP-pel (utólagos kézi kartonrögzítés nélkül)

Alapvetően e funkciók biztosítására kerestünk szállítót közbeszerzéses formában.

Hogyan készítettük elő a rendszer kialakítását és a közbeszerzést?

A BGYH Zrt. még 2007-ben – a közbeszerzési eljárás megindításáról hozott döntés előtt – felmérte az igényeit és a piaci lehetőségeket. A cél az volt, hogy megismerjük, mit kínál ma a piac és mik a technikai lehetőségek.

A finanszírozhatóság

Annak érdekében, hogy a Társaság saját forrásai nélkül lehessen a szükséges fejlesztést megoldani, különböző finanszírozási konstrukciókat kellett kidolgozni. Az első közbeszerzési eljárás ajánlataiból kiderült, hogy a bérleti konstrukció valósítható meg, a lízing jellegű finanszírozás a banki elvárások miatt nem valósítható meg.

1. változat:

A rendszer működéséhez szükséges eszközökre vonatkozó pénzügyi ellenszolgáltatás teljesítése 5 éves futamidejű lízingfinanszírozással történik. Ennek keretében a kifizetés a szerződésben megjelölt időközönként és fordulónapokon történik.

A rendszer bevezetéséhez szükséges fejlesztési, üzembe helyezési és oktatási szolgáltatásra vonatkozó pénzügyi ellenszolgáltatás teljesítését az ajánlatkérő 5 éves részletfizetési konstrukcióban kívánja teljesíteni, ahol a rendszer bevezetését követő első éves törlesztés a teljes bevezetési díj max. 5%-a (ajánlattevő ajánlatától függően). A kifizetés a szerződésben megjelölt fordulónapokon és feltételekkel történik.

2. változat:

A rendszerbevezetés teljes költségének teljesítése 5 éves futamidejű lízingfinanszírozással történik. Ennek keretében a kifizetés a szerződésben megjelölt időközönként és fordulónapokon történik. Ajánlatkérő 150 millió forint + ÁFA saját erőt biztosít.

3. változat:

A rendszerbevezetés teljes költségének teljesítése 5 éves futamidejű tartós bérlettel történik. Ennek keretében a kifizetés a szerződésben megjelölt időközönként és fordulónapokon történik.

Az első pályázati körben nyilvánvalóvá vált, hogy a pályázók kizárólag a bérleti konstrukcióra képesek ajánlatot benyújtani.

Mik az IFR szolgáltatásai és előnyei a vendég és a fürdő szempontjából?

•1.      A vendégek szempontjából fontos előnyök

Egy proxy óra ellátja az összes olyan feladatot, amelyet ma már világszerte és Magyarországon is sok helyen kínálnak a fürdők, múzeumok, bankok és egyéb intézmények, így pl. szekrényt-és kabint nyit, vendégirányítóként működik, előre lefoglal akár több időpontot, belső értékesítési pontokat működtet, csökkenti a sorban állási időt, a kamera hálózat pedig a biztonságunkat szolgálja stb.

Az alapvető funkciók az elektronikus be- és kiléptetés, valamint a kabin- és szekrénykezelés, ám a rendszer vendégirányítóként is működik. Segítségével előre, fix időpontra lehet kezelést és egyéb szolgáltatásokat lefoglalni. A törzsvendégek által kedvelt szolgáltatások – pl. kedvenc kabin – is beállíthatóak.

Rövidül a sorban állás, mert a TB által finanszírozott betegeknél előre beoszthatók a kezelések, és rögzíthető a kezelések időpontja akár az egész kúra idejére. Az időbeosztást nem szükséges a pénztárakban elvégezni.

A belső értékesítési pontok (pénztárak) kialakításával kényelmesebbé vált a kiszolgálás: a vendégnek ugyanis már nem kell kimennie a bejárati pénztárhoz új szolgáltatást vásárolni.

A visszaélések megakadályozását szolgálja a modern térfigyelő kamera hálózat is, amely tiszteletben tartja a vendégek személyiségi jogait – öltöző és fürdő területeken nincs kamera -, de kiszűri az esetleges illetéktelen fürdőhasználatot. E mellett természetesen a vendégek vagyonbiztonságát is szolgálja.

A rendszer többnyelvűsége a külföldi turisták könnyebb eligazodását segíti.

•2.      A fürdő szempontjából fontos előnyök

Az IFR egyik nagy előnye, hogy központosított, lekérdezhető elektronikus vendégirányító rendszerként működik. Segítségével átláthatóbbá válik a vendégek beosztása, és ezáltal a fürdő dolgozóinak időbeosztása is. Lehetőséget nyújt a  visszaélések kiküszöbölésére is. Fontos, hogy az OEP által előírt nyilvántartásokat és adatfeldolgozást komplex módon el tudja látni a három nappali kórházban és a gyógyfürdőkben. Használatával bővíthetők a marketing eszközök, és szélesebbé válik a szolgáltatások választéka, valamint új kedvezmény struktúra is kialakítható. A komplex elemzések készítésére is alkalmas vezetői információs modul pedig akár percre lebontva kimutatja a forgalmi adatokat.

A vendégek már az első találkozási ponton jól beoszthatók, és a korábbinál hatékonyabban értékesíthetők a szolgáltatások (pl. masszázs).

Az öltöző kezeléséhez kevesebb személyzet szükséges, a dolgozók időkihasználtsága jobb, és visszaszoríthatók a visszaélések is (ld. saját zsebre dolgozás).

Könnyen kiszűrhetők az engedélyezett kereten felül felírt vények, így elkerülhetők a TB bírságok, kifizetetlen számlák.

On-line ellenőrizhetők a belépések. Kiszűrhető a bérletátruházás mind az éves, mind a dolgozói bérletek esetén, valamint a mozgássérült kapukon való illegális bejutás.

A beléptető kapuk néhol új helyre kerültek, így olyan új közösségi terek nyíltak meg mint pl. a Gellért fürdő gyönyörű aulája. Ez részben turisztikai szempontból előnyös, részben a vendéglátó és kereskedelmi egységeknek is kedvezőbb.

A három nappali kórházban jelentős előrelépést jelent a kezelések számítógépes beosztása, az elektronikus kórlap- és kartonkezelés, illetve a zárójelentés készítő és OEP jelentő modul. A rendszer egyúttal elvégzi az OEP által előírt TAJ szám ellenőrzést is, és a kórházi betegforgalmat is pontosan számon tudja tartani.

A rendszer előnye még – a visszaélések kiküszöbölése és az átláthatóság javítása mellett -, hogy bővíti a marketing eszközök körét, illetve szélesebbé, rugalmasabbá teszi a választékot.

Mi a vezetői információs modul?

A fürdővállalat vezetése az IFR segítségével lényegesen több és részletesebb adathoz juthat, ami alapul szolgálhat további marketing akciók és személyre szabott szolgáltatások kidolgozásának. Az adatbázisokba bekerülő forgalmi, pénzügyi és technikai adatok bármilyen kombinációban lekérdezhetők. A komplex elemzések készítésére is alkalmas modul akár percre lebontva kimutatja a forgalmi adatokat, és alapja lehet egy új, széleskörű kedvezmény struktúra kialakításának.

 A teljesség igénye nélkül az alábbi adatok válnak elérhetővé:

• – napi belépésszám eloszlás
• – a fürdők terhelésének napi eloszlása
• – az igénybevett szolgáltatások mennyisége (kombinált bérlet is fejleszthető)
• – a bérletek kihasználtságának időbeli eloszlása
• – a személyzet leterheltségének vizsgálata (létszám és beosztás optimalizálás)

A fürdők önálló és központi szinkronizált adatbázissal is rendelkeznek.

Mi lett a korábbi beengedő rendszerrel?

A Társaság könyveiben a korábbi beengedő rendszer beszerzési értéke 247 millió Ft volt, nettó könyv szerinti értéke 7 millió Ft, tehát gyakorlatilag 100%-ban leírt berendezésekről van szó.

 A beléptetésre használt vonalkódos kártyák olvasását végző lézer-szkennerek nem működtek megfelelő szinten (minden második-harmadik olvasás sikertelen volt). Ez is indokolta, hogy gyakorlatilag minden kapuhoz hostessekre volt szükség, ami extra költséget jelentett. Természetesen a korábbi rendszerrel kapcsolatos fenntartási, beszerzési költségek az új bevezetésével párhuzamosan eltűnnek.

Mi az az indikatív ajánlat?

Erre az ajánlatra hivatkoznak általában a sajtóban eredeti ajánlati összegként – tévesen. A BGYH Zrt. még 2007-ben – a közbeszerzési eljárás megindításáról való döntés előtt – felmérte az igényeit és a piaci lehetőségeket. A cél a bekerülési érték nagyságrendi meghatározása és a műszaki tartalom felvázolása volt. Az abban szereplő ár nem hasonlítható össze a végleges árral, mert az egészen más műszaki tartalomra vonatkozott, és nem tartalmazta az üzemeltetés, a szervizelés és a karbantartás, valamint a finanszírozás költségeit sem.

Az ebben az időszakban beérkezett valamennyi „tájékoztató ajánlat" szóbeli tájékoztatás alapján, előzetes felmérés nélkül készült. Több anyag is érkezett, köztük a Navigátor Zrt. által benyújtott ajánlat is, amely valamennyi fürdőre vonatkozóan tartalmazta a beléptető rendszer egy bizonyos műszaki tartalmát, felépítését és a különböző árkonstrukciókat. Az árajánlatokat három fajta konstrukcióban adták be: proximity, vonalkódos és kombinált megoldásra. A legmagasabb összeg a kombinált megoldásra érkezett, ez összesen 527.512.767 Ft. A kiépített rendszer üzemeltetését és karbantartását is tartalmazó ún. support szolgáltatásra a Navigátor Zrt. 6.999.000 Ft havi díj mellett tett ajánlatot.

Mindezek alapján megállapítható, hogy az előzetes ajánlatban szereplő és ott specifikált műszaki tartalom kiépítésének díja 527.512.767 Ft, az éves üzemeltetésének, karbantartásának díja az ajánlat szerint havi 6.999.000, azaz évi 83.988.000 Ft, amely öt évre vonatkozóan (inflációs indexet és egyéb költséget nem számolva) mindösszesen 947.452.767 Ft.

Fontos tudni, hogy ez az ár nem tartalmazott finanszírozási költségeket a vállalkozó oldalán, hanem abból indult ki, hogy a Társaságunk egy összegben megfizeti a rendszer teljes kiépítési költségét.

Milyen lett ehhez képest a megvalósult rendszer?

A pályázatok közül az az ajánlat nyert, amely a kívánt műszaki tartalmat a legalacsonyabb áron kínálta. Tehát a rendszert a BGYH Zrt. nem vásárolta meg, hanem 5 évre bérli havi 27.5 millió Ft-ért. A nyertes ár tartalmazza az 5 éves finanszírozás banki költségeit, valamint az üzemeltetés, a szervizelés és a karbantartás költségeit. A megvalósult rendszer tudása, műszaki tartalma és eszközparkja alapján lényegesen nagyobb a korábbi, pusztán beengedő és pénztári rendszerénél.

Működik a kamerarendszer, a szekrényeket és kabinokat proxy órával lehet kezelni, a szolgáltatások lekérdezhetők a termináloknál, működik a betegirányítás és a szolgáltatások időpontfoglalása, az OEP felé történő elektronikus alapú jelentés, valamint a vezetői információs rendszer. Mindegyik új funkció, amely a korábbi rendszerben nem létezett.

Becslésünk szerint ezek a funkciók a projekt összes költségének 40%-át adják. A fennmaradó rész – pénztárak, kapuk, szoftverek és kiszolgáló infrastruktúra – jelenti a beruházás 60%-át.

(Hogy az indikatív ajánlathoz képest az új rendszer bérleti díja milyen többletet tartalmaz, az összefoglalva megtekinthető a mellékelt táblázatban.)

Milyen megtakarításokkal és megtérüléssel jár az IFR?

Egy 2007-es vizsgálat szerint a látogatók 35-40%-a fizetés nélkül jutott be fürdőinkbe. Ez akkori áron min. évi 600 millió Ft bevételkiesést jelentett, célunk az, hogy ezt az új rendszer segítségével eltüntessük. Ezen felül jelentős költségmegtakarítás és többletbevétel is várható a munkaerő költség megtakarítás és az éves bérletek átruházásából származó korábbi veszteség kiküszöbölése miatt, illetve a készpénzes masszázs bevétel növekedése miatt, vagyis a projekt kiváló megtérülést ígér.

Egy 2007-ben megrendelt és az Igazgatóságnak is bemutatott anyag a vizsgált fürdőkben 35-40%-ra becsülte az illegális bejutások arányát. Az érintett fürdők és strandok: Széchenyi, Gellért, Lukács, Dagály, Palatinus, Csepel. Mivel forgalmukat tekintve a legjelentősebb fürdőkről van szó, a visszaélés mértéke kiemelkedő. A 2007-es belépőkből származó bevétel e fürdőkben és strandokon meghaladta a 3 milliárd Ft-ot. A fenti becslés felével számolva 2007-es viszonyok között és áron ez minimum évi 600millió Ft bevételkiesést okozott. Ezt az új rendszer megszünteti.

•(A) Éves bérleti díj:

Szerződés szerinti bérleti díj:                        -330 millió Ft/év

Kamatmegtakarítás (BUBOR miatt)             10 millió Ft/év           

            Összes kifizetés:                                                                   -320 millió Ft/év

•(B)  Az új rendszer által kiváltott költségek:

                        Korábbi rendszer üzemeltetési költség:                     84 millió Ft/év

                        A kiszolgáló személyzet (kabinosok,

                            biztonsági szolgálat, hostessek) megtakarítás      100 millió Ft/év

                        Összes direkt költség megtakarítás:                          184millióFt/év       

•(C) Az új rendszer által elérhető megtakarítás:

Korábbi éves bérlet átruházási veszteség:       174 millió Ft/év

•(D) Bevétel növekedés

Készpénzes masszázs bevétel 50% növekedés:             39 millióFt/év

            Összes többletbevétel és veszteség megtérülés    213millióFt/év

Projekt éves nettó eredményhatás (A)+(B)+(C)+(D)                      77 millió Ft/év

Az új rendszer összköltsége:                                                                    320 millió Ft/év

Hozzá tartozó megtakarítás és bevétel többlet:                                 397 millió Ft/év

További fontos, de nehezen számszerűsíthető előnyei a projektnek:

• – a beengedő kapuk áthelyezésével a Gellért és Rudas fürdő aulája megnyílik a vendégek előtt. Ennek kereskedelmi hasznából társaságunk is részesedni kíván.
• – interneten keresztül foglalhatóvá válnak a szolgáltatásaink partnereinknek, törzsvásárlóinknak

 Így együttesen a projekt mint befektetés, kiváló megtérüléssel kecsegtet.

Tekintve, hogy a szerződés megkötésekor a bankközi kamatok évi 10%-os magasságban voltak, fontosnak tartottuk, hogy a kamatszint kedvező módosulásával a kamatmegtakarításból részesedjünk. Így a nyertes ajánlattevő bankja negyedévente kimutatja a szerződéskötéskor érvényes finanszírozási terhekhez képest elért csökkenést, amelynek 70%-a Társaságunkat illeti. A 2010. februári helyzet alapján ezen opció becsült hozadéka évi 10 milliós bérleti díj csökkenést jelent.

Fenntartottuk magunknak a jogot, hogy amennyiben Társaságunk megfelelő mértékű devizabevétellel rendelkezik, úgy Euro alapú finanszírozásra térhessünk át, és az így módosuló finanszírozási költség előnyből a fentiekhez hasonlóan részesedjünk.

Mi történik, ha lejár az ötéves bérleti szerződés?

Az 5 éves futamidő lejárta után a BGYH Zrt. döntési helyzetben lesz: vagy megtartja a jelenlegi rendszert és a jelenleginél lényegesen olcsóbb feltételek mellett tovább használja, a bérletet új kondíciókkal meghosszabbítja, vagy új rendszer beszerzésére ír ki tendert. A bérlet előnye, hogy a futamidő végén úgy térhetünk át egy korszerűbb rendszerre, hogy nem kell kidobnunk a már meglévő eszközöket. Becslésünk szerint a futamidő lejárta után a mostani bérleti díj mintegy negyedéért tovább tudnánk bérelni a rendszert.

Nem állja meg a helyét az az érvelés, amely szerint az 5. év végén a bérbeadó előnyösebb helyzetben lesz a BGYH Zrt.-nél. Informatikai rendszer esetén ugyanis 5 év alatt a berendezések túlnyomó része elavul. Mivel a vállalkozó szerződés szerint vállalta a beüzemelés előtti eredeti állapot helyreállítását, elemi érdeke, hogy a meglévő rendszer használható elemeinek felhasználásával, a szükséges újítások meglépésével további időszakra bérbe adhassa a rendszert. E nélkül kénytelen volna szűk határidővel leszerelni mindent, majd komoly költséggel helyreállítani az eredeti állapotot.

Ha a rendszert saját beszerzéssel oldottuk volna meg, a futamidő végére valószínűleg csak jelentős beruházással újíthatnánk meg.

Becslésünk szerint az eredeti futamidő lejárta után a jelenlegi bérleti díj 25%-ért bérelhetjük tovább a teljes rendszert, mivel a rendszer bérlete nem a mi kényszerünk lesz, hanem a szállítóé.

Ezzel a fejlesztéssel évtizedeket léptünk előre Társaságunk munkakultúrájában és informatikai kultúrájában. Ezzel megteremtettük minden további fejlesztés alapvető infrastrukturális feltételeit. Mindezt úgy tettük, hogy egy fillér beruházást se kellett végrehajtanunk. A havonta felmerülő bérleti díjat pedig a rendszer maga kitermeli.

•1.      Melléklet: Az indikatív ajánlathoz képest az új rendszer bérleti díja az alábbi többleteket tartalmazza: