11. PROJEKTMENEDZSMENT A GAZDASÁGBAN FÓRUM - Budapest, Thermal Hotel Margitsziget, 2008. április 10

A piaci versenyképességet biztosító stratégiai ötletek, a hatékony szervezetfejlesztés, a szükséges innovációk sikeres megvalósításának leghatékonyabb eszköze a projektmenedzsment, mert az eredményorientáltsága mellett a kockázatokat is kezelni tudja.

A globalizálódó világgazdaság és benne a piaci verseny olyan környezetet teremt, melynek a kezelése új vezetési-, ellenőrzési- és értékelési módszereket, nagyon összetett szakemberi kompetenciákat igényel a projektekben érdekeltektől.

A 11. Fórumon 28 vállalat szakértői 30 előadást tartottak. A Fórum szakmai előadásainak sorát a hagyományoknak megfelelően „AZ ÉV PROJEKTMENEDZSERE" előadása nyitott meg. 2008-ban a díjat Károlyi László (Legrand Magyarország) nyerte, aki bevezető előadásában, tapasztalatait összefoglalva rámutatott a projektmenedzsment nélkülözhetetlenségre a változások irányításában, valamint a projektmenedzserek legfontosabb feladataira (a projektben érdekeltek elvárásainak megismerésétől, az alapos előkészítésen és tervezésen át a projektmenedzseri kompetenciák megismeréséig).

A Fórum első plenáris szekciója az államigazgatás és az önkormányzatok projektmenedzsment lehetőségeit és problémáit tekintette át. Harmadik éve, hogy a Fórum külön szekciót szentel a közigazgatás projektmenedzsment problémáinak. A központi közigazgatás átalakítása (intézményi racionalizálás, teljesítmény-értékelés, teljesítményalapú bérezés) kedvező feltételeket jelez a projektmenedzsment terjedéséhez. A Fórumon elhangzó előadások jelentős hangsúllyal mutatták be a Nemzeti Fejlesztési Programok szervezési-irányítási kérdéseit, a projektmenedzsmentben jelentkező kritikus kérdéseket, mind az irányító hatóságnál és közreműködő szervezeteknél (a projektek követését, ellenőrzését, átvételét végzik), mind a kedvezményezetteknél. Az irányító hatóság jóllehet a közigazgatási normál rendszerben működik, tevékenysége során a projektmenedzsment forma által megkívánt rugalmas erőforrás menedzsmentet, szisztematikus és szakszerű változásmenedzsmentet igényel, ami a hagyományos közigazgatási rendszerben nem jelentkező szervezési megoldások. Fontos feladat az államigazgatás intézményi működésének illesztése a projektszerű működés követelményeihez („Projekt szereplők kiszabadítandók a hivatal kalitkájából !"). Jövőbeli döntés kérdése az NFÜ fejlődési iránya (fejlesztés politika meghatározója vagy kiemelt projektek irányítója). A kiemelt humánpolitikai-, környezetvédelmi-, elektronikus közigazgatási- és államreform operatív programokban meghatározó szerep jut kedvezményezettként az önkormányzatoknak. Az önkormányzatok a programokban vállalt finanszírozási önrész miatt erősebb sikerorientációval rendelkeznek, mint az államigazgatási szervezetek. Az önkormányzatok vagy szervezetükön belül (kisebb szervezetek, kisebb projektek) oldják meg a projekt irányítás kérdését vagy külső projektmenedzsmentet szolgáltató cégektől vásárolják azt meg. Mindkét esetben kritikus kérdés a tudáshiány miatt nem megfelelő ellenőrzés, minőségbiztosítás. A sikeres közigazgatási projektekhez elengedhetetlen a projektgazda, a közreműködő szervezetek és feladatok megoldásába bekapcsolódó vállalkozók magas színvonalú együttműködése. A projekttudás gyűjtéséhez és elosztásához több központi támogatásra lenne szükség (a programok költségvetésében a tényleges projektmenedzsmentre relatíve kis összeg/2-3%/ marad).

A Fórumon a folyamatmenedzsment és az innováció szervezési-irányítási kérdéseivel foglalkoztak célzott szekcióba szervezett előadások. A hatékony üzleti folyamatok kialakítása a nemzetközi felmérések szerint az üzleti célok egyik legfontosabbika (kockázatok és költségek csökkentését, a rugalmasabb működés lehetőségét, a hatékonyság növelését hozza, amik javítják a szervezet versenyképességét). A folyamatmenedzsment célja a folyamatok kontrollja, állandó fejlesztése, megújítása. A vállalati működésben új modellek jelennek meg és ezekben kiemelt szerep jut a projektmenedzsmentnek és a folyamatmenedzsmentnek. A megfelelő folyamatmenedzsment egyértelmű felelősségi rendszer kialakítását, szolgáltatásorientációt, átlátható és párhuzamosságok nélküli működést eredményez. A folyamat-átalakító projektek (BPR) átalakítják a tevékenységek sorrendjét, az input-outputok tartalmát és a szervezeti egységek információs kapcsolatát. Az átalakulások miatt megváltozik a munkamegosztási-, felelősségi-, teljesítménymérési- és beszámolási rendszer (a folyamatirányítás), ami a vállalati szabályzatokban követhető nyomon. A BPR előkészítés projektmenedzseri munkája különleges felkészültséget jelent, mert koncepció kialakítás rendkívül sok változással jár, sokféle érdek egyeztetésére van szükség rendkívül szűk időkorlátok között. A folyamat átalakítás megvalósítása már meghatározott keretek között (elfogadott célok, rögzített feladatok) folyik, de az állandó változások itt is irányítási problémát jelenthetnek.

Az innovációs projektek meghatározó kérdéseit vizsgáló szekció először került be a Fórum programjába. A projektmenedzsment eszköztára jelentős segítséget adhat a vállalati versenyképességhez nélkülözhetetlen innovációs eredmények megszületéséhez. Az innovációk forrása az egyetem, ahol a kutatások és fejlesztések kiinduló pontját jelentik az innovációnak, amihez ipari- és más közreműködő partnerekre is szükség van. Az egyetemeket a költségvetési nyomás is kényszeríti az innovációban üzleti szolgáltatásokkal való részvételre, amihez jelentős tevékenységi és intézményi átalakulásokra is szükség van. Ennek elemei lehetnek : innovációs intézményrendszer, szellemi alkotás-kezelés szabályozás, innovációt finanszírozó alap, üzleti profilok (egyetemi tudásközpontok, amik ipari együttműködést kínálnak), innováció hálózatba kapcsolódás. Az egyetemi tudásközpontok a szellemi potenciállal rendelkező tanszékek/intézetek támogatását látják el tervezési, feladatütemezési, erőforrás allokációs, ellenőrzési feladatok megvalósításával. A fejlődés eredményeképpen az egyetemi tudásközpontok gazdasági formában kiszervezve megszüntetik a költségvetési szerven belüliség okozta feszültséget. A kritikus kérdés az marad, hogy az önálló gazdasági formában működő tudásközpontok ipari kooperációval valódi piaci szereplőként képesek-e működni. Az egyetemi működés hatékonyságát jelentősen növelheti egy olyan modell szerinti működés, ahol az oktatás, a kutatás és a kutatás-fejlesztés egyforma hangsúlyt kap. A három dimenziós szervezetben a feladatok elosztásában jelentős szerepet kapnak a felsőbb éves hallgatók.

A célzott szekció mellett a Fórum előadásai közül élénk érdeklődést váltottak ki

a projekt tudásmenedzsment problémái (tudásfejlesztés beépítése a projektmenedzsment munkába, tudásfejlesztés érdekeltségének megteremtése),
a szervezeti stratégia projektekre bontásának és a projektprioritás meghatározás kérdései (stratégiai alapú projektportfolió projekt prioritásainak optimalizálása),
a projekt program- és portfoliómenedzsment gyakorlati tevékenységei (projektmenedzsment eszközrendszerének használhatósága több kapcsolódó projektet tartalmazó programok esetén, kockázatkezelés, stratégiai céloknak megfelelés vizsgálata, gazdaságossági elemzés, erőforrás menedzsment),
programirodai feladatok (tanácsadói, tudáskezelői, standardizálási),
szervezeti érettség (CMMI, GPM) minősítésének problémái és eredményei (külső- és belső szakértői csapat kiválasztása, az érettségi szinteknek megfelelő folyamatok kidolgozása, oktatás, szemlék),
globális projektek menedzselésének megoldásai (szervezeti komplexitás kihívásainak megoldásai : hatáskör és felelősség megosztásban, döntéshozásban, konfliktus menedzsmentben, ügyfélkapcsolat menedzselésében, kommunikációban),
agilis módszertan eredményei és korlátai (elsősorban bizonytalan induló célú projekteknél, így szoftverfejlesztési projektekben alkalmazható a megbízhatóbb kontroll kézbentartására. Iteratív-inkrementális fejlesztési modell a kockázatok kezelését is megoldhatóvá teszi. A célok iteratív ciklusonként/"scrum"/ ismertetésre kerülnek, de a feladatok és azok ütemezése a csapat feladata),
a projektmenedzsment szakma jellegzetességei és fejlődési irányai (új, speciális ismeretekre épülő szakmák között szereplő projektmenedzsment kialakulóban van : elmélet, kutatás, különböző szintű képzés, minősítés – licenszek, speciális szakmai kultúra, etikai kódex, a társadalmi elismeréshez a szakmai egyesületek érdekvédelmi munkája is szükséges),
a projekt szponzor szerepe és felelőssége (projekt célok üzleti stratégiából meghatározása, felhasználók igényeinek képviselet, erőforrások- és projekt irányítás biztosítása, eredmények átvétele), valamint a komplex feladatok megoldásához szükséges támogatások (szervezeti rendben felelősségek tisztázása, oktatás-képzés, projektmenedzser és irányító bizottság támogatása)
esettanulmányok (biotechnológiai kutatás, nemzetközi vállalatok egyesülése, vállalati profitcentrum átszervezés, elektronikus elszámolási rendszer felépítés, alkalmazás integráció).

A Fórum résztvevőinek szavazása alapján a Fórum legjobb előadója Cselőtei Attila vezérigazgatóhelyettes (CIB Bank) lett, aki a IEB és CIB bankok egyesülését kisérő informatikai integráció program tapasztalatai alapján mutatta a be a szponzor feladatait és a hozzá kapcsolódó felelősségeket.

A Fórum programját a hagyományoknak megfelelően egy másfél órás kerekasztal beszélgetés zárta, ahol a „projekt sikertényezők" kérdőív eredményei alapján (részletes eredmény-tanulmány http://www.pmi.hu/, http://www.pmsz.hu/ és http://www.hte.hu/ portálokon megtalálható) kerültek megbeszélésre a magyarországi projekt tapasztalatok. Az eredmények tükrében megállapítható volt, hogy a válaszadók a sikertényezők megítélésben közel hasonló eredményre jutottak, mint amire egy amerikai felmérés jutott, ugyanakkor a tényezők érvényesülését a válaszadók lényegesen alacsonyabbra becsülték. Különösen kevéssé érvényesül a véleményük szerint Magyarországon a konfliktus- és minőségmenedzsment, valamint a hatékony projekt kommunikáció. A válaszadók 25%-a rendelkezett minősítéssel és a minősített kollégák a sikeres projekt feltételeinek érvényesülését alacsonyabbra értékelték, mint a minősítéssel nem rendelkezők. A felmérés alapján a válaszadók két nagy csoportba oszthatók (nagy projektek – műszaki-technikai képzettségű projektmenedzserrel, kis projektek – gazdasági végzettségű projektmenedzserrel). Kimutatható volt, hogy a nagyobb projektekben gyakorlattal rendelkezők nagyobb számban rendelkeztek minősítéssel és a projektmenedzsment kompetencia meglétének nagyobb jelentőséget tulajdonítottak, mint a kisebb projektek menedzselésében gyakorlottak. A vitában előkerült, hogy a válaszok nagy szórásának az is oka lehet, hogy a siker rendkívül összetett és a siker összetevők prioritása a projekt során is erősen változhat. A kerekasztal részvevői szerint fontos jövőbeli feladat a projektmenedzsment szakma társadalmi elismertetése, amit nagy mértékben segíthet a projekt kultúra terjesztése tapasztalatcserék szervezésével, sikeres projekt-esettanulmányok bemutatásával.

A projekt szponzorai a szakmai közélet legkülönbözőbb szereplői közül kerültek ki (22 vállalat/intézmény). A piaci innovációt, a kutatást-fejlesztést támogató Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatal, a nemzetközi projektmenedzsment szakmai szervezetet az IPMA, a konzultánsokat az FMC Consulting, a Hyperteam, az IDS Scheer Hungária, a KPMG, a Pro-COMpass, a Provice, a Ráció-Net és a Stratis a távközlési és informatikai gyártókat és rendszer integrátorokat a Hewlett-Packard, Iqsys, Kopint-Datorg, Nokia Siemens Networks, Qualisoft, Siemens és a Synergon, a távközlési szolgáltatókat a Magyar Telekom, a Pannon GSM, a közszolgáltatókat a MAVIR, valamint a banki szektort a CIB Bank, és az MKB képviselte a szponzorok között.

A Fórum szervezésében együttműködő partnerként vett részt a projektmenedzsment szakma szervezetei (FÖVOSZ, IPMA, IVSZ, PMI Budapest, PMSZ, HTE TIPIK)

Várhatóan a következő, 12. PROJEKTMENEDZSMENT A GAZDASÁGBAN Fórumra 2009. április 2-án kerül sor