Jön a cégkapus ügyintézés – De mire terjed ki és mi a jelentősége?

Még mindig nem látszik tisztán, hogy miért van szükség a cégkapura és hogyan kell regisztrálnia a cégeknek. Szeretnénk segítséget nyújtani annak tisztázásában, hogy mire terjed majd ki a cégkapus ügyintézés és mi a jelentősége, mindezt egyszerűen és a lényegre törően próbáltuk összefoglalni – kezdi friss bejegyzését Kalocsai Zsolt, az RSM Hungary elnök-vezérigazgatója.

Mire jó a cégkapu?

Kezdjük az alapoknál. A cégkapu nem más, mint a gazdálkodó szervezetek számára biztosított hivatalos tárhely, amely elviekben 2018. január 1-jétől a hivatalos szervekkel, hatóságokkal, szolgáltatókkal történő elektronikus ügyintézésre, kapcsolattartásra szolgál

Csak néhány lehetőséget kiemelve, a gazdálkodó szervezetek jövő évtől a cégkapun keresztül az önkormányzatokkal, közüzemi szolgáltatókkal, bíróságokkal, a NAV-val, további államigazgatási szervezetekkel is elektronikus úton tudnak ügyet intézni, hivatalos dokumentumokat küldeni, fogadni. Lényegesen egyszerűsödik majd az ügyintézés, továbbá a hivatalos dokumentumok ellenőrizhetően követhetőek lesznek. Nem vitás, további lényeges lépést fogunk tenni az elektronikus ügyintézés irányában.

Felmerülhet ugyanakkor a kérdés, hogy miért van szükség cégkapura, amikor már több mint 10 éve megbízhatóan működik az ügyfélkapu rendszere? Indok lehetne, hogy a bevezetést a technikai fejlődés tette szükségessé, de az igazi ok az az, hogy a cégkapu közvetlenül a gazdálkodó szervezetekhez kötődik, míg az ügyfélkapu a magánszemélyekhez. Ennek megfelelően a későbbiekben a gazdálkodó szervezetek részére széles körben kiterjesztésre kerülő elektronikus ügyintézés és kommunikáció várhatóan lényegesen hatékonyabbá, valamint egyszerűbben követhetővé válik. Ez persze rövidtávon plusz terhet jelenthet, továbbá egy új folyamatot kell majd elsajátítani és alkalmazni, de nem volt ez másként az ügyfélkapu bevezetésekor sem, ami mára már napi rutinná vált.

Kiknek kell cégkaput használniuk?

Gazdálkodó szervezet alatt nem csak a gazdasági társaságokat kell értenünk, hanem a polgári perrendtartásról szóló törvényben nevesített további több mint 20 szervezetet is. Kiemelve néhányat, az egyesülettől kezdve az egyesülés, szövetkezet, ügyvédi és közjegyzői iroda, alapítvány, társulat, de még a külföldi vállalatok fióktelepe is ide tartozik.

Az egyéni vállalkozók azonban továbbra is az ügyfélkapu-szolgáltatással jogosultak az elektronikus kapcsolattartásra, ebből adódóan a regisztrációs kötelezettség ezt a kört nem érinti.

Ezen gazdálkodó szervezetek számára 2018. január 1-jétől jogszabály elviekben kötelezővé teszi a cégkapun keresztüli elektronikus ügyintézést, ezért 2017. augusztus 30-ig, de legkésőbb december 31-igregisztrálniuk kell a cégkapura. Az elektronikusan intézhető ügycsoportok és ezzel összefüggésben az online űrlapok köre folyamatosan fog bővülni. Abban az esetben, amennyiben a regisztráció 2017. augusztus végéig nem történik meg, egyelőre nem kell szankcióval számolni.

Első lépésként magával a cégkapu regisztrációval tesz eleget a gazdálkodó szervezet az elektronikus ügyintézésről szóló azon törvényi kötelezettségének, amely szerint az elektronikus kapcsolattartásra szolgáló elérhetőségét (cégkaput) bejelentse. A regisztrációval a bejelentés megtörténik, egyelőre nincs további dolgunk.

A cégkapu-regisztráció során ezekre érdemes odafigyelni

Sok tájékoztatóban az olvasható, hogy regisztrálni csak a gazdálkodó szervezet olyan képviseletre jogosult tagja tud, aki rendelkezik a magánszemélyek elektronikus ügyintézésére szolgáló ügyfélkapus hozzáféréssel, vagy elektronikus személyazonosító igazolvánnyal. Ha tehát nincs ilyen képviselő, akkor az ügyfélkapus regisztrációt az okmányirodában vagy kormányablakban időpontfoglalással, személyesen kell elvégezni.

Ugyanakkor a Nemzeti Infokommunikációs Zrt. telefonos tájékoztatása is megerősítette, hogy az erre adott meghatalmazással, továbbá a szervezet hatósági nyilvántartásában való szereplését igazoló okiratokkal és ügyfélkapuval rendelkező személy – tehát akár a cég könyvelője vagy adótanácsadója is– el tudja végezni a szervezet helyett a cégkapu-regisztrációt!

Fontos ugyanakkor, hogy ehhez csatolni kell a képviseletet igazoló okiratokat, magának a szervezetnek a hatósági nyilvántartásban való szereplését igazoló okiratokat, és büntetőjogi felelősség tudatában nyilatkozni kell, hogy a csatolmányok valósak. Ezzel a lehetőséggel hidalható át például a külföldi cégképviselők esetén a külföldi magánszemély magyar ügyfélkapujának hiánya. Ma még csak magyar nyelvű a menürendszer, ami szintén nem segíti külföldi magánszemély esetén a regisztráció folyamatát, várhatóan talán ez is változni fog a jövőben, erről egyelőre nincsenek bővebb információk.

A feladatkörök többfelé válnak

A cégkapunál különböző szerepkörök vannak, amit már a regisztrációnál érdemes figyelembe venni!

• Van maga a cégképviselő, aki elvégzi a regisztrációt (képviseletre jogosult, neki a szerepköre akár ebben ki is merül).
• Kiválasztandó egy személy, aki kezeli magát a cégkaput és az azzal összefüggő jogosultságokat, ő a cégkapumegbízott – ez lesz a legfontosabb operatív szerepkör.
• És emellett megnevezendők azon személyek, akik cégkapus ügyintézőként tudnak majd a jövőben dokumentumokat küldeni, fogadni (természetesen ez nagyobb cégeknél lesz érdekes, ahol számos területet érinteni fog az új cégkapus ügyintézés).

A regisztrációnál már meg kell adni a cégkapu megbízott személyét, ezért a szerepkör jellegére tekintettel érdemes körültekintően eljárni, hogy ki legyen a cégkapumegbízott.

Végül fontos, hogy a regisztráció megkezdésekor már legyen egy olyan e-mail címünk, amit a jövőben a cégkapu-ügyintézés során értesítések fogadására tudunk használni, és folyamatosan figyelemmel tudjuk kísérni az arra érkező tájékoztató e-maileket.  Ezt a címet a regisztrációkor adhatjuk meg, ami tulajdonképpen nem jelent a mostani cégbírósági cégbejegyzésekhez képest újdonságot – amennyiben analógiát keresünk a jelenlegi gyakorlatból –, ugyanis ebben az esetben a céges e-mail cím megadása hasonlóan kötelező.

Nyitott kérdések a cégkapu kapcsán

A regisztrációval a bejelentési kötelezettség teljesítésén túl vagyunk, de maga a cégkapu még nem működik. Belépni még nem tudunk, még ne várjuk tehát a cégkapus felhasználónevet, jelszót! A regisztrációval a rendelkezési nyilvántartásba történő bejelentési kötelezettségünknek teszünk eleget.

Az egyes gazdálkodó szervezetek, illetve a különböző hivatalos szervek közötti elektronikus ügyintézés új terepe lesz majd a cégkapu, amelyben valószínűleg az adóhatóság fog úttörő szerepet vállalni, hiszen jelenleg is a NAV esetében van a legszélesebb körű elektronikus kapcsolattartás.

Csak példaként előrevetítjük, hogy a jövőben nagy valószínűséggel már nem egy magánszemély ügyfélkapuján, hanem a cégkapun keresztül fog történni a szervezet nevében a NAV felé a bevallásbenyújtás, az elektronikus kommunikáció. Ugyanígy nem egy magánszemély e-mail címére, hanem a cégkapus e-mail címre, illetve ha az állandó meghatalmazott egy könyvelő cég, akkor annak cégkapus e-mail címére fognak érkezni a NAV-dokumentumok is. A későbbiekben pedig az államigazgatás más területei is csatlakozni fognak ehhez a platformhoz a különböző cégügyekben.