A Billzone.eu üzemeltetői Fordultak A NAV-hoz Hivatalos állásfoglalásért; A Válasz Tiszta Helyzetet Teremtett

Válaszolt a NAV: valóban nem elvárás az e-számlát használóktól az elektronikus aláírás, de nincs jobb, ha az archiválási törvénynek is meg akarunk felelni!

Novemberben fordult állásfoglalásért a Nemzeti Adó és Vámhivatalhoz az egyik legrégebbi elektronikus számlázási szolgáltató, a Billzone.eu, hogy az egy éve fennálló értelmezési nézeteltérésekre hivatalosan is felhívják a vállalkozók és vállalkozások figyelmét.

Mivel a törvényben 2013 január 1. óta már nem szerepel, hogy digitális aláírás szükséges egy elektronikusan kiállított és átküldött számlán, ezért sokan gondolták elégségesnek, hogy lementik az érkező file-t, kinyomtatva átadják könyvelőjüknek, esetleg el is mentik az ominózus emailt, amiben az érkezett.

A Billzone.eu elektronikus számlázási szolgáltató azt tapasztalta, hogy ügyfelei körében és az interneten is terjed az a tévhit, hogy a fenti módszer elégséges. Azonban a törvény azt továbbra is előírja, hogy az ilyen számlát befogadótól elvárható, hogy egyértelműen bizonyítsa, hogy az így érkező számla a kiállítás óta semmilyen változáson nem esett át, és valóban a kiállítójától származik. „Meggyőződésünk, hogy a digitális aláírásnál és az időpecsétnél nincs alkalmasabb eszköz arra, hogy egy pdf eredetét akkor is igazolni lehessen, ha azt többször lemásoljuk, áthelyezzük, archiváljuk. Azok a kiállítók, akik egy sima PDF-et küldenek, minden felelősséget átterhelnek a befogadóra, aki kénytelen saját maga elektronikusan aláírni és időpecsételni a dokumentumot ahhoz, hogy megváltoztathatatlan módon őrizze meg azokat." – magyarázta akkori álláspontjukat Piya Csaba, a Billzone.eu szolgáltatásáért felelős N-Ware Kft. ügyvezetője.

A NAV-tól a társaság a napokban megkapta a hivatalos állásfoglalást (a közlemény végén mellékeljük), ami többek közt abban is megerősítette őket, hogy a Billzone.eu az ügyfelek igényeinek jól megfelelve végzi szolgáltatását.

Mint az a NAV leveléből kiderül, valóban bármi lehet e-számla (pdf, e-mail, vagy egy fax-üzenet is), ha formaliag megfelel a számlakiállítás követelményeinek. Ugyanakkor a számla kiállítójának és befogadójának is a NAV által elvárt archiválási szabályoknak kell megfelelnie, a 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelethez igazodva. Márpedig ebben a rendeletben az szerepel, hogy használni kell az e-aláírást. Ha csak egy sima PDF-et kap egy cég, akkor magának kell erről gondoskodnia, különben a NAV megbüntetheti egy vizsgálat alkalmával. Az azonban nem ésszerű, hogy minden kisvállalkozás évi többezres pluszköltséget vállalva, önállóan intézze a digitális archivuma aláírását. Tehát azok az elektronikus számlázási szolgáltatók, amelyek elektronikus aláírást is alkalmaznak, azok a befogadók dolgát jelentősen megkönnyítik „Nem várható el egy vállalkozástól, hogy tudatában legyen annak, hogy ha elektronikusan kap számlákat, akkor még arra is figyelnie kell, hogy elektronikus aláírásra saját maga áldozzon pénzt és energiát. Ésszerűbb, és jogos ügyfélelvárás, hogy ezt a szolgáltató biztosítsa számára!" – vélekedik Piya Csaba. A Billzone-eu azt is javasolja a cégeknek, hogy bátran legyenek finnyásak minden olyan szállítóval szemben, amelyik digitálisan alá nem írt elektronikus számlát küld, és kérjék azt helyette papíron. Mivel elvárás a kölcsönös beleegyezés az elektronikus számlaforgalomban, ily módon jogában áll egy vevőnek megtagadni az alá nem írt e-számla befogadását. „Ugyanakkor nem csak azért érdemes az elektronikusan aláírva kibocsátott számlákat választani, mert technológiailag az a biztosabb és kényelmesebb, hanem mert nemzetközi viszonylatban is sokkal jobb a megítélése" – emlékeztetett a Billzone.eu üzemeltetője.

A Nemzeti Adó- és Vámhivatal állásfoglalásának teljes szövege:

Tisztelt Ügyfelünk!

Foigazgatóságunkhoz e-mailben érkezett levelére az alábbi tájékoztatást adjuk.

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) 259.§ 5. pontjában található értelmezo rendelkezés szerint elektronikus számlának az a számla minosül, amely a törvényben eloírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be.

Ennek a fogalomnak megfelelhet az elektronikus formátumban küldött fax, a papíralapon készült számla szkennelt változata pdf mellékletként csatolva és e-mailben elküldve, vagy a számlázó-programmal eloállított számla pdf mellékletként csatolva, e-mailben elküldve, de csak akkor, ha a számla befogadója a számlát késobb elektronikusan kezeli, orzi, archiválja.

Ebbol következik, hogy a levelében leírt módszer, megfelelhet akár az elektronikus számlázásnak is, azonban az Áfa tv. 168/A. §-ában írtakat szem elott kell tartani

Nincs tehát törvényi akadálya a levelében leírt módszer alkalmazásának, de ehhez a vevo beleegyezése elengedhetetlenül szükséges, hiszen a számla ilyen módon való befogadása az o részükrol a számla további kezelésében, megorzésében jelentos különbséget jelent a hagyományos, papír alapon rendelkezésre bocsátott számlákhoz képest.

Nem valósul meg elektronikus számlázás akkor, ha az elektronikus számla befogadásában nem állapodnak meg, így a vevo az e-mailben megküldött elektronikus számlát tartalmazó fájlt nem nyitja meg, és nem is lenne képes annak elektronikus módon történo tárolására sem. Ilyen esetben nem biztosított a vevo általi átvétel, befogadás.

Abban az esetben viszont, ha ugyan elektronikusan bocsátják ki a számlát, de a számla befogadója csak nyomtatni tudja a számlát olyan módon, hogy az e-mail csatolmányaként küldött pdf file-t nyomtatja ki, vagy a számára elérhetové tett linken kizárólag a "Nyomtatás" menüpont aktív, akkor a befogadó nem tudja eltárolni a számlát, nem elektronikus számlázás történik. Ekkor valójában úgy lehet tekinteni, hogy a technikai nyomtató van a számla befogadójánál. A befogadás tehát ebben az esetben nem elektronikus. Ekkor nem teljesül a 259. § 5. pontjának valamennyi fogalmi eleme, nem elektronikus, hanem papíralapon kibocsátott számláról van szó, amelyre a papíralapú számlák megorzésére vonatkozó szabályok irányadóak, és ez a módszer ugyanúgy megfelel a törvényi feltételeknek.

Külön megállapodás hiányában az elektronikusan megküldött és befogadott számla elektronikus számlának minosül, amelyre azonban továbbra is szigorú archiválási szabályok vonatkoznak.

Ha a befogadó nem tudja teljesíteni az elektronikus számla megorzésére vonatkozó eloírásokat, célszeru – lehetoség szerint írásban rögzítve – megállapodniuk abban, hogy papíralapon történik a számlázás, és az elektronikusan megküldött fájl csupán a számla képe, másolata, nem maga a számla. (Ennek a megoldásnak általában adminisztratív oka van: a könyvelést a számla képe alapján már elobb el tudja végezni a befogadó, mint ahogy a papíralapú számla postán megérkezik, személyesen átadják stb.)

Az elektronikus formában megorzött adatok tekintetében továbbra is figyelemmel kell lenni a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet eloírásaira.

Tájékoztatjuk, hogy a válaszlevél tartalma szakmai véleménynek minosül, kötelezo jogi erovel nem bír.