Elveszett levelek ellenszere

„A kommunikáció – az emberi kapcsolat – a kulcs a személyes és az üzleti sikerhez.”

Paul J. Meyer amerikai író, a Success Motivation Institute alapítója

Ön hány e-mailt kap naponta? Végiggondolta már valaha, hogy milyen mértékben akadályozná a munkáját, ha egyik pillanatról a másikra nem tudna leveleket fogadni és küldeni? Kiszámolta, mennyibe kerülhet egy ilyen hiba a teljes cégnek óránként? Tudja, hogyan lehetne azonnal orvosolni a problémát? A Novell szakértői a katasztrófa utáni helyreállítás fontosságára figyelmeztetnek.

Sok vállalatnál nem gondolják végig, mennyire fontos a levelezőrendszer – egészen addig, amíg egyszer csak hirtelen elérhetetlenné nem válik. Pedig az elektronikus levelezés a vállalati működés egyik alappillére. Ezen keresztül kommunikálnak az alkalmazottak az ügyfelekkel, partnerekkel, alvállalkozókkal és minden egyéb fontos kapcsolatukkal, illetve sok esetben egymással is.

Ezért célszerű átgondolni, mely területekre lenne hatással, ha leállna a levelezőrendszer, és hogyan lenne képes működni a szervezet nélküle. Ahhoz, hogy vész esetén ne kelljen fejvesztetten kapkodni, érdemes külön katasztrófa utáni helyreállítási tervet készíteni kifejezetten az e-mailek és a levelezés visszanyerésére arra az esetre, ha leállna a rendszer például egy természeti katasztrófa, egy hardver meghibásodása, áramkimaradás vagy egyéb ok miatt.

A leállás ára

Többféle számítás létezik, amely alapján megbecsülhető a kimaradás okozta kár. A Novell szakértői szerint az a legegyszerűbb módszer, ha az alkalmazottaknak kifizetett munkabért veszik alapul. Egy olyan vállalatnál például, ahol 250 fő dolgozik, és az átlagkereset óránként 1900 forint, a levelezőrendszer egyórás leállása esetén a cég 475.000 forintot, azaz közel félmilliót fizet ki feleslegesen az alkalmazottainak, hiszen ennyi időn keresztül nem tudják megfelelően végezni a munkájukat. Már önmagában ez az összeg is magasnak számít, és ebben az esetben olyan károkat még is nem is vettünk figyelembe, mint amikor a kiesés miatt a vállalat lemarad egy fontos üzletről, illetve romlik a reputációja, mert az ügyfelek nem tudtak azonnal kapcsolatba lépni a munkatársakkal.

Ezenfelül azt is mindenképpen számításba kell venni, hogy milyen összegeket követel meg a helyreállítási folyamat. Egy tanulmány szerint 2016-ban már 38 százalékkal többe került egy-egy leállás kezelése, mint 2010-ben.

Az ideális terv

A katasztrófa utáni helyreállítási tervek készítésénél számos különféle tényezőt kell figyelembe venni. A levelezés kapcsán a Novell szakértői két kritikus terület jelölnek meg: minél hamarabb vissza kell szerezni a legfrissebb leveleket, amelyek a kiesés alatt érkeztek, illetve helyre kell állítani az e-mail küldési és fogadási szolgáltatást.

Ezekre a feladatokra léteznek dedikált eszközök, a legegyszerűbb azonban az, ha olyan levelezőrendszert használ a vállalat, amely már beépítetten tartalmaz valamilyen disaster recovery eszközt. A Novell legfrissebb, vállalati kommunikációhoz ajánlott csomagja, az Enterprise Messaging például magában foglal ilyen funkciót.

Biztonsági háló minden szinten

Az Enterprise Messaging Disaster Recovery segítségével vész esetén egyetlen gombnyomással elindítható egy tartalék környezet az utolsó mentés adatait használva. Az elsődleges rendszer helyreállása után pedig az állandó működést továbbra is fenntartva úgy térhet vissza a szervezet a megszokott működéshez, hogy a kiesés alatt érkezett és küldött leveleket is visszatáplálják a fő rendszerbe.

A megoldás az e-mailekből és a csatolmányokból mindössze egyetlen másolatot csinál, ezért a használata nem növeli jelentősen a tárolási költségeket. A biztonsági mentések adatait igény szerint a vállalat saját adatközpontjában vagy a felhőben tárolja, de hibrid megoldásként is igénybe vehető. Így abban az esetben is azonnali helyreállítást tesz lehetővé, ha a vállalat teljes adatközpontja elérhetetlenné válna valamilyen hiba vagy természeti csapás esetén.

A megoldás a kisebb, „hétköznapi katasztrófák” orvoslásában is segít, azaz arra is lehetőséget biztosít, hogy a felhasználók önkiszolgáló módon helyreállítsanak egy-egy e-mailt, csatolmányt vagy akár naptárbejegyzést is, amelyet véletlenül töröltek.