A Fujitsu SaaS-alapú dokumentumkezelési szolgáltatást indít
5 perc olvasás
A Documal SaaS rendkívül megbízható felhőkörnyezetet biztosít az információ irodák és üzleti partnerek közötti globális megosztásához és támogatja az üzletmenet-folytonosság fenntartását
A Documal SaaS rendkívül megbízható felhőkörnyezetet biztosít az információ irodák és üzleti partnerek közötti globális megosztásához és támogatja az üzletmenet-folytonosság fenntartását
A Fujitsu bejelentette, hogy SaaS-alapú változatot vezetett be dokumentumkezelő rendszeréből, amelyet már eddig is mintegy 400 vállalat használt, főként a feldolgozóipar, a kiskereskedelem és a disztribúció területén.
A Documal SaaS nevű szolgáltatás a projekttervezés, a beszerzés, a gyártás és a kapcsolódó területek munkafeladataihoz kapcsolódó dokumentumokat tárolja. A Fujitsu megbízható adatközpontjaiból szolgáltatásként nyújtott szoftver szükségtelenné teszi a drága ICT-beruházások végrehajtását és támogatja a szolgáltatás gyors bevezetését. Így az ügyfél gyorsan hozzájut új dokumentumkezelő rendszeréhez, megoszthatja információit, szorosabbra fűzheti az irodái és üzleti partnerei közötti együttműködést Japánban és azon kívül1 és fokozhatja üzleti hatékonyságát. Ellenőrzés vagy audit esetén az elvégzett munkáról készült nyilvántartások igény szerint reprodukálhatók, és többé nem kell munkaigényes folyamattal, manuálisan előállítani a speciális dokumentumokat. A szolgáltatás sokféle kényelmi jellemzőt is kínál, pl. a felhasználók által könnyen testre szabható munkasablonokat és ügyviteli funkciókat a munkanaplók és egyéb információk kezeléséhez.
A szolgáltatás kezdeti tesztelése során az egyik résztvevő ügyfél egy olyan folyamatot tett digitalizálással teljesen papírmentessé, amelynek során korábban évi 1600 oldalt kellett kinyomtatnia tizenhárom különféle formanyomtatványból. Ehhez a szoftver ügyviteli jellemzőit is igénybe vette. Az ügyfélnek a nyomtatás mellett az adattárolási és szállítási költségei is csökkentek, jóváhagyási és értesítési folyamatai felgyorsultak, széndioxid-kibocsátása pedig 63 százalékkal mérséklődött.
A feldolgozóipari, kiskereskedelmi és disztribúciós vállalatok globális növekedésével egyre lényegesebb, hogy a cégek időben meg tudják osztani az információkat fiókirodáikkal és üzleti partnereikkel a projekttervezés, a beszerzés, a gyártás során és a működés többi szakaszában. Ezzel párhuzamosan a döntéshozást is gyorsítaniuk kell. Mivel az irodák meglévő, különálló dokumentumkezelő rendszereinek integrálása rendkívül idő- és munkaigényes folyamat, ezt sok ügyfél nem hajtja végre. A Fujitsu erre a kihívásra reagálva vezette be Documal Saas dokumentumkezelő megoldását.
A szolgáltatás jellemzői
1. A rendkívül megbízható felhő-környezetnek köszönhetően az ügyfelek gyorsan és megfizethető áron bevezethetik a szolgáltatást
Saját ICT-rendszer helyett szolgáltatásként vehetik igénybe a szoftvert a Fujitsu csoport felhő-környezetéből. Ezzel megtakaríthatják az ICT-rendszer bevezetésével, üzemeltetésével és karbantartásával járó költségeket, és gyorsan megkezdhetik a szolgáltatás biztonságos használatát az interneten keresztül.
2. Globális dokumentummegosztás az irodák között
A dokumentumok könnyen továbbíthatók függetlenül attól, hogy az iroda vagy az üzleti partner Japánban vagy azon kívül működik. A vállalatok globálisan megoszthatják a feladatok előrehaladásával és a legújabb frissítésekkel kapcsolatos információkat. A szolgáltatással az irodák megerősíthetik együttműködésüket, ami az üzletmenet-folytonosság tervezése szempontjából is előnyös. A szolgáltatás japán, angol és kínai nyelven érhető el.
3. Az ügyfél adottságaira szabható munkasablonok
A szolgáltatás munkasablonjai sokféle területen használhatók, beleértve a projekttervezést, a beszerzést, a gyártást, az üzletmenet irányítását, a minőségbiztosítást és az ügyféltámogatást. Léteznek sablonok pl. (1) az üzleti partnerekkel való információmegosztáshoz, (2) a minőségirányításhoz és (3) a kézikönyvek megosztásához. A sablonok minimális módosítással az ügyfél egyedi munkafolyamatainak terminológiájára és jellegzetességeire szabhatók. Az üzleti partnerekkel való információmegosztás sablonjai között található emlékeztető-sablon például olyan ügyviteli folyamatmintára épül, amely tetszés szerint módosítható és hozzáigazítható az adott partnerrel folytatott kommunikációhoz.
4. Sokféle munkafolyamat támogatása
A gyártás, a kiskereskedelem és a disztribúció kritikus feladatai mellett a szolgáltatás sokféle általános feladat támogatására is használható (pl. ajánlatok küldése, utazási költségek elszámolása). Az ügyfelek szabadon megszerkeszthetik és újra felhasználhatják az adott dokumentumtípushoz szükséges elrendezést. A négy fontos lépés (összeállítás, jóváhagyás, tárolás, továbbítás) kombinálásával saját egyedi ügyviteli folyamatokat alakíthatnak ki.
5. Ellenőrzések és auditok egyszerű kezelése
A szolgáltatás átfogó munkanaplót készít, ami tartalmazza, melyik dokumentumot ki bocsátotta ki és mikor, jóváhagyták-e vagy sem és mikor módosították. A dokumentumok korábbi verziói is megtekinthetők. A szolgáltatás a felhasználók által végzett összes műveletet naplózza, pl. hogy ki mikor jelentkezett be és milyen dokumentumokhoz fért hozzá. Mivel minden használt űrlap összes munkaműveletét rögzíti, a nyilvántartás ISO ellenőrzés vagy belső audit esetén is könnyen reprodukálható, ami csökkenti a vizsgálatok előkészítéséhez szükséges időt.
A szolgáltatás Japánban és azon kívül:
A szolgáltatás Japánon kívüli igénybevétele esetén az ügyfeleknek maguknak kell ellenőrizniük, hogy a rögzített és hozzáfért személyes információk és dokumentumok kezelése megfelel-e a helyi jogszabályi előírásoknak azokban az országokban, ahol a szolgáltatást használni fogják. A szolgáltatás ezt követően vehető használatba.
