A Fujitsu SaaS-alapú dokumentumkezelési szolgáltatást indít

A Documal SaaS rendkívül megbízható felhőkörnyezetet biztosít az információ irodák és üzleti partnerek közötti globális megosztásához és támogatja az üzletmenet-folytonosság fenntartását

A Documal SaaS rendkívül megbízható felhőkörnyezetet biztosít az információ irodák és üzleti partnerek közötti globális megosztásához és támogatja az üzletmenet-folytonosság fenntartását

A Fujitsu bejelentette, hogy SaaS-alapú változatot vezetett be dokumentumkezelő rendszeréből, amelyet már eddig is mintegy 400 vállalat használt, főként a feldolgozóipar, a kiskereskedelem és a disztribúció területén.

A Documal SaaS nevű szolgáltatás a projekttervezés, a beszerzés, a gyártás és a kapcsolódó területek munkafeladataihoz kapcsolódó dokumentumokat tárolja. A Fujitsu megbízható adatközpontjaiból szolgáltatásként nyújtott szoftver szükségtelenné teszi a drága ICT-beruházások végrehajtását és támogatja a szolgáltatás gyors bevezetését. Így az ügyfél gyorsan hozzájut új dokumentumkezelő rendszeréhez, megoszthatja információit, szorosabbra fűzheti az irodái és üzleti partnerei közötti együttműködést Japánban és azon kívül¹ és fokozhatja üzleti hatékonyságát. Ellenőrzés vagy audit esetén az elvégzett munkáról készült nyilvántartások igény szerint reprodukálhatók, és többé nem kell munkaigényes folyamattal, manuálisan előállítani a speciális dokumentumokat. A szolgáltatás sokféle kényelmi jellemzőt is kínál, pl. a felhasználók által könnyen testre szabható munkasablonokat és ügyviteli funkciókat a munkanaplók és egyéb információk kezeléséhez.

A szolgáltatás kezdeti tesztelése során az egyik résztvevő ügyfél egy olyan folyamatot tett digitalizálással teljesen papírmentessé, amelynek során korábban évi 1600 oldalt kellett kinyomtatnia tizenhárom különféle formanyomtatványból. Ehhez a szoftver ügyviteli jellemzőit is igénybe vette. Az ügyfélnek a nyomtatás mellett az adattárolási és szállítási költségei is csökkentek, jóváhagyási és értesítési folyamatai felgyorsultak, széndioxid-kibocsátása pedig 63 százalékkal mérséklődött.

A feldolgozóipari, kiskereskedelmi és disztribúciós vállalatok globális növekedésével egyre lényegesebb, hogy a cégek időben meg tudják osztani az információkat fiókirodáikkal és üzleti partnereikkel a projekttervezés, a beszerzés, a gyártás során és a működés többi szakaszában. Ezzel párhuzamosan a döntéshozást is gyorsítaniuk kell. Mivel az irodák meglévő, különálló dokumentumkezelő rendszereinek integrálása rendkívül idő- és munkaigényes folyamat, ezt sok ügyfél nem hajtja végre. A Fujitsu erre a kihívásra reagálva vezette be Documal Saas dokumentumkezelő megoldását.

A szolgáltatás jellemzői

1. A rendkívül megbízható felhő-környezetnek köszönhetően az ügyfelek gyorsan és megfizethető áron bevezethetik a szolgáltatást

Saját ICT-rendszer helyett szolgáltatásként vehetik igénybe a szoftvert a Fujitsu csoport felhő-környezetéből. Ezzel megtakaríthatják az ICT-rendszer bevezetésével, üzemeltetésével és karbantartásával járó költségeket, és gyorsan megkezdhetik a szolgáltatás biztonságos használatát az interneten keresztül.

2. Globális dokumentummegosztás az irodák között

A dokumentumok könnyen továbbíthatók függetlenül attól, hogy az iroda vagy az üzleti partner Japánban vagy azon kívül működik. A vállalatok globálisan megoszthatják a feladatok előrehaladásával és a legújabb frissítésekkel kapcsolatos információkat. A szolgáltatással az irodák megerősíthetik együttműködésüket, ami az üzletmenet-folytonosság tervezése szempontjából is előnyös. A szolgáltatás japán, angol és kínai nyelven érhető el.

3. Az ügyfél adottságaira szabható munkasablonok

A szolgáltatás munkasablonjai sokféle területen használhatók, beleértve a projekttervezést, a beszerzést, a gyártást, az üzletmenet irányítását, a minőségbiztosítást és az ügyféltámogatást. Léteznek sablonok pl. (1) az üzleti partnerekkel való információmegosztáshoz, (2) a minőségirányításhoz és (3) a kézikönyvek megosztásához. A sablonok minimális módosítással az ügyfél egyedi munkafolyamatainak terminológiájára és jellegzetességeire szabhatók. Az üzleti partnerekkel való információmegosztás sablonjai között található emlékeztető-sablon például olyan ügyviteli folyamatmintára épül, amely tetszés szerint módosítható és hozzáigazítható az adott partnerrel folytatott kommunikációhoz.

4. Sokféle munkafolyamat támogatása

A gyártás, a kiskereskedelem és a disztribúció kritikus feladatai mellett a szolgáltatás sokféle általános feladat támogatására is használható (pl. ajánlatok küldése, utazási költségek elszámolása). Az ügyfelek szabadon megszerkeszthetik és újra felhasználhatják az adott dokumentumtípushoz szükséges elrendezést. A négy fontos lépés (összeállítás, jóváhagyás, tárolás, továbbítás) kombinálásával saját egyedi ügyviteli folyamatokat alakíthatnak ki.

5. Ellenőrzések és auditok egyszerű kezelése

A szolgáltatás átfogó munkanaplót készít, ami tartalmazza, melyik dokumentumot ki bocsátotta ki és mikor, jóváhagyták-e vagy sem és mikor módosították. A dokumentumok korábbi verziói is megtekinthetők. A szolgáltatás a felhasználók által végzett összes műveletet naplózza, pl. hogy ki mikor jelentkezett be és milyen dokumentumokhoz fért hozzá. Mivel minden használt űrlap összes munkaműveletét rögzíti, a nyilvántartás ISO ellenőrzés vagy belső audit esetén is könnyen reprodukálható, ami csökkenti a vizsgálatok előkészítéséhez szükséges időt.

A szolgáltatás Japánban és azon kívül:

A szolgáltatás Japánon kívüli igénybevétele esetén az ügyfeleknek maguknak kell ellenőrizniük, hogy a rögzített és hozzáfért személyes információk és dokumentumok kezelése megfelel-e a helyi jogszabályi előírásoknak azokban az országokban, ahol a szolgáltatást használni fogják. A szolgáltatás ezt követően vehető használatba.