Felhőbe Szálló ERP-k – 5 Fontos Mérlegelési Szempont

Nem kérdés, hogy számos vállalat számára a cloud lesz a jövő szoftverelérési opciója az üzleti applikációk esetében. A komplexitás és a belső IT support költségek csökkenése, a korlátlan skálázhatóság, az igény szerinti kapacitás mind-mind ígéretes lehetőségeket rejtenek. Bár még mindig vannak megválaszolatlan kérdések a cloud computing-gal kapcsolatban, különösen az üzleti alkalmazások esetében, máris számtalan vállalat élvezi előnyeit. Legtöbbjük – mérlegelve a lehetőségeket – ha másért nem is, hát azért, hogy technológiai előnyt tartsanak fenn versenytársaikkal szemben.

Napjainkban a vállalatok olyan, folyamatos és viharos gyorsaságú üzleti változásokkal találják szemben magukat, mint a vállalati átszervezések, az új törvényi szabályozásokhoz való alkalmazkodás, a felvásárlásokat követő szinkronizáció, vagy új üzleti folyamatok bevezetése, így olyan vállalati rendszerekre van szükségük, amelyek lehetővé teszik számukra agilitásuk fenntartását, de nem igényelnek nagy infrastrukturális beruházásokat, illetve költséges külső tanácsadói szolgáltatásokat a szükséges adat-, folyamat- és információ-áramlási kiigazítások végrehajtásához. A cloud-alapú elérés megbízható megoldást jelent az infrastrukturális beruházási költségek csökkentésére, mivel lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy hatékonyabbak legyenek a skálázhatósági kérdésekben és kedvezően befolyásolja az alkalmazások licensz díjait, karbantartási és support költségeit is, illetve a terméktámogatással, frissítésekkel, testreszabásokkal, stb. kapcsolatos belső munkamegosztást.

Egy ERP rendszer cloud alapokra helyezésének mérlegelésekor gyakran figyelmen kívül hagynak egy nagyon fontos megtakarítást: annak a szakértelemnek a költségét, amelyet egy átfogó helyszíni rendszer karbantartása igényel. Valójában ez a költség gyakran magasabb, mint a nyilvánvaló tőkeberuházás költsége, ám sokkal nehezebb a számszerűsítése. Napjainkban a hardware és a licensz árak igencsak nyomottak, így az IT részlegek számára akár olcsónak is tűnhetnek, mégis ami igazán drága bennük és megnöveli költségeiket, az az ERP rendszerek működtetéséhez szükséges humántőke. Gondoljunk csak a betanítási időre, a technikai jegyzetek tömegének áttanulmányozására, a próbaüzemekre, működési hibákra és hibajavításokra. Egyszerű, jól működő alkalmazások, mint például a CRM rendszerek, levelező programok, stb. esetén ez a szaktudás könnyen elérhető, de egy átfogó ERP-hez már dedikált, magasan kvalifikált szakértelemre van szükség. Ezért felmerülhet a kérdés, hogy hatékony lenne-e egy helyszíni ERP-be invesztálni, vagy érdemesebb-e inkább a felhőbe költöztetni rendszerünket, ahol ez a fajta szakértelem gyakran a csomag részét képezi. Ám van egy költség, amit a felhő-alapú szoftverelérés sem tud felszámolni: az üzleti változások kezelésének költségét. Ha egy rendszer (akár helyszíni, akár cloud) nem képes könnyedén alkalmazkodni a változásokhoz az implementáció után, a vállalatoknak továbbra is költséges külső és belső tanácsadói erőforrásokra kell hagyatkozniuk a szükséges kiigazítások elvégzéséhez.

Minden olyan vállalat számára, amely ERP rendszerét cloud alapokra kívánja helyezni, szükség van egy jó projekttervre és tesztelési módszertanra. Ezek segítséget nyújtanak az adatmigrációval és a vállalati munkafolyamatokkal kapcsolatban fellépő problémák megelőzésében egy-egy sikeres üzleti esemény alkalmával. Az ERP rendszerüket felhő alapokra helyező vállalatoknak érdemes az alábbi 5 szempontot megfontolniuk:

1. A felhőbe költözés mértéke

Egyszerre szeretné minden egyes rendszerét átköltöztetni, vagy előbb csak a nem kulcsfontosságú üzleti alkalmazásokat telepíti át, későbbre hagyva ERP rendszerét? Ez a hibrid jellegű megközelítés jelenti leggyakrabban az ideális megoldást a cloud computing-gal kapcsolatban azon vállalatok számára, amelyek olyan, magasan konfigurált rendszereket használnak, amelyeket egyedi, specifikus igényeiknek megfelelően alakítottak ki. E vállalatok számára a felhőbe költözés valószínűleg csak fokozatosan fog megtörténni. Az egyes alkalmazások értékének felmérésekor érdemes az alábbi kritériumokat figyelembe venni:

o Melyik IT alkalmazástól várható a legnagyobb haszon a cloud platformra költözéssel? Hogyan befolyásolja a költözés a versenyképességet és a versenytársaktól való megkülönböztethetőséget? Ha egy alkalmazást csupán néhányan használnak a vállalaton belül és karbantartása nem kerül sokba házon belül, megéri egyáltalán átköltöztetni? Valószínűleg nem, viszont az olyan alkalmazások, mint az ERP rendszerek, általában az IT portfoliók legnagyobb képviselői, az infrastruktúra, az upgrade-ek, a karbantartás és a szükséges szakértelem szempontjából egyaránt. Ha minden rendben zajlik, a lehetséges megtakarítások és előnyök mértéke jelentős is lehet.

o Milyen nehézségeket jelent egy alkalmazás átköltöztetése egy új platformra? Felmerülhetnek specifikus teljesítmény előírások, adatvédelmi vagy szabályozási kérdések? Mik a hardver- és szoftver-igények? Szükség lesz az alkalmazások átprogramozására?

Fontos mérlegelni azokat a cloud telepítési opciókat, amelyek a legnagyobb rugalmasságot kínálják. Sokféle lehetőség létezik, köztük a „sok-felhasználós" modellek, ahol egyetlen szoftver fut egy adott szerveren, amely több kliens vállalatot is kiszolgál. Ez a skálázhatóság szempontjából jelent előnyt, de érdemes megfontolni a korlátait is, amelyek hatással lehetnek a versenyképességre. A másik lehetőség az „egy-felhasználós" modell, ahol teljes kontroll gyakorolható az alkalmazások felett. Nem minden vállalat és applikáció esetében ez a legmegfelelőbb választás, különösen az olyan komplex, kulcsfontosságú operatív rendszereknél, mint a nagyvállalati ERP-k. Az ERP rendszerek cloud alapra helyezése ugyanolyan megfontolásokat igényel, mint bármilyen szoftver-beszerzésé, függetlenül az elérés módjától. Fontos tisztázni, hogy mely üzleti folyamatok lesznek automatizáltak, az átköltöztetés eredményeképp mely folyamatok változnak majd meg idővel és milyen üzleti előnyökre tehetünk szert a költözéssel. A hosszú távú hatások elemzése pedig elengedhetetlen.

2. A meglévő rendszer megfelel a szoftveres függetlenséggel kapcsolatos elvárásoknak?

Minden technológiai döntés két kulcsfontosságú kérdése a költségkontroll és az üzleti változásokkal kapcsolatos igények kielégítésének képessége. A hagyományos, helyszíni ERP rendszerek nem mindig a legmegfelelőbb alanyai a cloud elérési modellbe történő átköltöztetésnek, mivel architektúrájuk gyakran korlátokat szab mindennek. Sok SaaS szolgáltató ígér sok-felhasználós modellen alapuló költséghatékonyságot és rugalmasságot. Ebben az esetben minden ügyfél ugyanazt a terméket használja, ami lehetetlenné teszi a program-szintű módosításokat, így fontos megbizonyosodni arról, hogy a rendszer elég rugalmasan alakítható-e egy esetleges vállalati átszervezéskor, vagy az évek során felmerülő egyéb olyan változások során, amelyek a vállalati célok megvalósulását szolgálják. A megfelelő funkcionalitás és az üzleti folyamatok támogatása csak a jéghegy csúcsa. Minden nagyszerűen működik majd az éles üzembe helyezéskor, de mi történik a reakcióképesség, a működési költségekre gyakorolt hatás és a működési zavarok költségei és hatásai szempontjából az első üzleti jellegű változás alkalmával?

A közepes vállalatok üzleti rendszereinek karbantartására fordított átlagos költések a kalkulációk szerint 1,2 millió dollárt tesznek ki évente (az Egyesült Államokban). Ezen belül több mint 800 ezer dollárba kerülnek azon belső és külső erőforrások, amelyek a megváltozott körülmények kapcsán felmerült módosítások végrehajtásához szükségesek.

Az SaaS alapú, egy-felhasználós megoldások, ahol a méretgazdaságosságot szem előtt tartva csak az IT infrastruktúra közös, akár minden egyes ügyfél egyedi termék-verziókkal és dedikált adatbázissal dolgozhat, így a módosítások igény szerint végrehajthatók. Egy nagyobb üzleti változás IT-re gyakorolt hatásainak felmérése meglehetősen bonyolult, így fontos, hogy a vállalat folyamatosan képes legyen a változásokhoz történő gyors alkalmazkodásra, és ne kelljen a merev számítástechnikai infrastruktúrával kapcsolatos problémák kezelésével foglalkoznia. Az olyan cloud opciók, amelyek -amennyiben szükségesség válik – könnyű megoldást kínálnak a privát cloud környezetekbe, vagy helyszíni rendszerekbe történő visszatelepítésre, egyelőre nagyon ritkák, de fontos szempontot jelentenek. Egy vállalaton belül megváltozhat az IT stratégia, jelentős átszervezések történhetnek, megváltozhatnak az üzleti követelmények, amelyek szükségessé tehetnek legalább egy részleges visszaköltöztetést. A felhőben tartózkodás nem kell, hogy tartós maradjon.

3. Állítsa fel az adatok átköltöztetésének fontossági sorrendjét

Át kell költöztetni valamennyi korábbi adatot, vagy elegendő csak azokat, amelyek a napi működéshez szükségesek? Nincsenek konkrét szabályok. Sok vállalat úgy véli, kritikus fontosságú adatait inkább helyszíni adatközpontjaiban tárolja, azt gondolván, ott biztonságosabb helyen lesznek. Ez gyakran hibás lépés. A felhő alapú adatközpontok nagyon biztonságosak, minden olyan korszerű biztonsági rendszerrel és kontrolleszközzel el vannak látva, amellyel versenyképesek maradhatnak, ugyanis épp a megbízhatóság, a biztonság és a teljesítmény azok a tulajdonságok, amelyek alapján egymással versenyeznek az ügyfelekért. A cloud szolgáltatók több időt, erőforrást és dedikált szakértelmet fordítanak adatközpontjaik integritásának fenntartására, mint amire a legtöbb vállalat képes saját IT környezetében.

Köztudott, hogy a vállalati adatok csupán átlag 10%-a tekinthető kritikus jelentőségűnek (azon adatok, amelyekkel a leggyakrabban dolgoznak, vagy amelyeket a leggyakrabban módosítanak). Ezek azok az adatok, amelyek kritikus jelentőségűek a folyamatos működés szempontjából egy katasztrófa-helyzet esetén is. A maradék 90% védelme ugyancsak fontos, de ez lehet az egyik helyes megközelítés az adatok rangsorolása kapcsán. Ennek mentén a vállalatok eldönthetik, hány heti/havi adatra van szükség az egyes üzleti rendszerekből a biztonsági mentésekhez és az üzleti működéshez. Ez feltételezi azt is, hogy az adatok megmaradó része később is visszaállítható, anélkül, hogy ez komolyabb hatást gyakorolna a teljesítményre és a profitra.

4. A szolgáltatással és a biztonsággal kapcsolatos szempontok

Bármilyen ígéretekkel is csábít a cloud computing, fontos tudni, mi is történik tulajdonképpen a felhőben, miként is válnak elérhetővé az alkalmazások és hogyan ellenőrzik és irányítják az adatforgalmat. Figyelembe véve a belső IT műveletek és folyamatok előnyeit, illetve a kritikus adatok biztonsága érdekében tett lépéseket, eldönthetjük, miként és mikor költöztessük át rendszerünket a felhőbe. Ha felmértük a cloud szolgáltatók biztonsági funkcióit, referenciáit és adatvédelmi nyilatkozatait, beleértve a biztonsági mentéseket és rendszer visszaállításokat biztosító programokat, illetve az egyes szolgáltatási szintekre vonatkozó szerződéseket is, gyorsan elvégezhetjük a szolgáltatók összehasonlítását. A cloud szolgáltatók általában nyilvánossá teszik a belső és külső biztonsági audit eredményeket, illetve a biztonsági incidensek statisztikáit és a biztonsági tanúsítványokat is.

A versenyképes cloud szolgáltatók szem előtt tartják a skálázhatóságot is, hogy megfeleljenek a szolgáltatás szintű megállapodásokkal kapcsolatos igényeknek, és igyekeznek a legmagasabb szintű minőséget biztosítani. Az IT művelet központ biztonsága – az anti-vírus és az anti-spam intézkedések – fontos szempont, de a legjobb központok fizikai biztonsági intézkedéseket is foganatosítanak, például biztonságért felelős személyzettel, biztonsági kamerákkal, szigorú belépési engedélyekkel. A biztonsági mentéseket tartalmazó adathordozókat házon kívül tárolják és AES 256 kódolással látják el. Az adatbiztonságot tekintve sokféle szempont szóba jöhet, beleértve a tűzfal-biztonságot, a hálózati-, rendszer-, alkalmazás- és adatszintű biztonságot, a kódolást és a szigorú autentikációt. Számos cloud szolgáltató a legújabb, legkorszerűbb biztonsági megoldásokat alkalmazza annak érdekében, hogy a biztonsági sztenderdek élvonalában maradjon.

Az ügyfeleknek érdemes megvizsgálniuk azt is, hogy a kiválasztott cloud, vagy hosting szolgáltató milyen minősítéseket tud felmutatni. Minden szolgáltató ISO27001 minősítéssel kell, hogy rendelkezzen, de fontos, hogy ez a minősítés a security management rendszer létrehozására, működtetésére és karbantartására egyaránt vonatkozzon. Le kell fednie az adatközpont minden eszközét, folyamatát és a vezetőségi folyamatokat is. Az SSAE16 type II szolgáltatás auditnak való megfelelés ugyancsak fontos.

5. Katasztrófa utáni helyreállítás (Disaster Recovery- DR)

Az olyan, valószínűtlen, nagyobb katasztrófák esetére, mint az áradások, hurrikán, tornádó, földrengés, terrorcselekmény, stb. a jobb cloud szolgáltatók katasztrófa-helyreállítási tervet készítenek, az üzleti működés folytonosságának és a folyamatos elérhetőség biztosítása érdekében és különféle biztosítékokat nyújtanak a kritikus, ERP-hez kapcsolódó IT infrastrukturális veszteségek és adatvesztések esetére. Minden cloud szolgáltatónak fel kell ajánlania olyan, szolgáltatás-szintű megállapodásokat, amelyek leírják a rendelkezésre állásra és a biztonságra vonatkozó garanciákat és biztosítékokat (beleértve a biztonsági kérdésekre vonatkozó intézkedési tervet és azok kezelését). Az ügyfelek szellemi tulajdonának védelmére vonatkozó eljárások és dokumentációk ugyancsak alapvető jelentőségűek. Az ügyfél tudomására kell hozni, ha az adatokat áthelyezték egyik adatközpontból a másikba, tájékoztatni kell a rendelkezésre állás idejéről, illetve az adatok tárolásának fizikai helyéről is.

Konklúzió

Az üzleti alkalmazások felhőbe költöztetésének számos előnye van, de az út során számos fontos szempontot kell figyelembe venni, amelyeket a legtöbb vállalat pro és kontra alapon már elkezdett mérlegelni. A CRM rendszerhez hasonló alkalmazásokhoz képest az ERP-k bonyolult, összetett rendszerek, amelyek gyakran akár több ezer, egymástól független adattáblából, több millió kódsorból állnak. Az üzleti változásoknak megfelelő módosítások ezekben a rendszerekben, bizonyos „nagy" ERP csomagok esetében rendszerint komplex, időigények és költséges folyamat, mivel kódolási szintű változtatásokra van szükség. E rendszerek felhőbe költöztetésének sikeres végrehajtásához a lehetséges változások mértéke és a változáskövetés módjai képezik a mérlegelés alapját. Az ERP rendszer architekturális felépítése is fontos tényező a változáskövetés képességek szempontjából, cloud alapú és helyszíni rendszerek esetében egyaránt. Ha a rendszer nem adaptálható a változásokhoz, a vállalat nagyon komoly költségekkel járó működési zavarokkal találja szemben magát. A „one-size-fits-all" típusú cloud ajánlatok nem felelnek meg azoknak a felhasználóknak, akik a kifinomult, magas szinten konfigurálható helyszíni megoldásokat részesítik előnyben.