2022.05.23.

EuroAstra Internet magazin

Független válaszkeresők és oknyomozók írásai

5 dolog, amire az email-nél van jobb eszköz is

4 min read
<!--[if gte mso 9]><xml> Normal 0 21 false false false MicrosoftInternetExplorer4 </xml><![endif]--> <p><span class="inline inline-left"><a href="/node/79158"><img class="image image-preview" src="/files/images/images_554.jpg" border="0" width="225" height="224" /></a></span>Elgondolkodott már azon valaha, hogy hetente mennyi időt szentel email-ek olvasásával, rendszerezésével, törlésével és megválaszolásával? Amennyiben Ön egy átlagos üzleti felhasználó, ez 16 óra hetente. Az <a href="http://www.theguardian.com/housing-network/2012/dec/17/ban-staff-email-halton-housing-trust">Atos Origin kutatásának eredményei</a> alapján „<em>egy átlagos alkalmazott heti munkaidejének 40%-át tölti olyan belső levelezéssel, amelynek semmilyen hozzáadott értéke nincs".</em></p> <p> 

Elgondolkodott már azon valaha, hogy hetente mennyi időt szentel email-ek olvasásával, rendszerezésével, törlésével és megválaszolásával? Amennyiben Ön egy átlagos üzleti felhasználó, ez 16 óra hetente. Az Atos Origin kutatásának eredményei alapján „egy átlagos alkalmazott heti munkaidejének 40%-át tölti olyan belső levelezéssel, amelynek semmilyen hozzáadott értéke nincs".

 

Elgondolkodott már azon valaha, hogy hetente mennyi időt szentel email-ek olvasásával, rendszerezésével, törlésével és megválaszolásával? Amennyiben Ön egy átlagos üzleti felhasználó, ez 16 óra hetente. Az Atos Origin kutatásának eredményei alapján „egy átlagos alkalmazott heti munkaidejének 40%-át tölti olyan belső levelezéssel, amelynek semmilyen hozzáadott értéke nincs".

 

Az email megváltoztatta az üzleti élet mindennapjait, de nem feltétlenül a legjobb irányban. Amennyiben az inboxban tárolt leveleinek száma megegyezik az Ön teendő-listáján szereplő tételek számával, akkor az email-t valószínűleg nem a leghatékonyabb módon használja. Ami kezdetben a kommunikáció egy új és hatékony eszköze volt, később addicionális munkateherré vált. Szinte minden üzleti folyamat email-es párbeszédek formájában ölt testet, pedig ennél jobb alternatívák is léteznek.

 

Összegyűjtöttünk 5 olyan dolgot, amit email-ek útján intézünk, pedig nem kellene:

 

 

1. CRM adatbázis

A továbbfejlesztett keresési opcióknak köszönhetően email-jeink között könnyen megtalálhatjuk ügyfeleinket, lehetséges üzleti partnereinket, beszállítóinkat, kollégáinkat és az üzlet szempontjából fontos egyéb érintetteket, illetve azok elérhetőségeit is, hiszen a legtöbb üzleti felhasználó automatikus aláírásában közzéteszi ezeket.

 

2. Dokumentum tárolás

Az email-csatolmányok, köztük az árajánlatok, szerződések, riportok – könnyen fellelhető üzleti dokumentumok a levelezésekben egészen addig, amíg Ön tudja, hogyan is találja meg őket. Ez különösen akkor jön jól, amikor Ön épp úton van, vagy otthonról dolgozik és nem tud hozzáférni a vállalati szerverhez.

 

3. Projekt menedzsment eszköz

Egy projekt menedzseléséhez le kell osztani a feladatokat a projektcsapat tagjai között és emlékeztetőket kell beállítani a munka határidőre történő elvégzése érdekében. De biztos, hogy az email ehhez az elérhető leghatékonyabb projekt menedzsment eszköz, vagy vannak hatékonyabb módjai is a kommunikációnak?

 

4. Belső közösségi média

Volt már valaha részese olyan email-es párbeszédeknek, amelyek a végén teljesen kontrollálhatatlanná váltak? Az ilyen beszélgetések könnyedén zagyva tereferébe csapnak át, amire egyébként sokkal alkalmasabbak az olyan belső közösségi média eszközök, mint például a Yammer. Gondoljon csak bele, mennyivel kevesebb email-t kapna akkor, ha nem terhelnék postaládáját a „Köszönöm" és „OK, rendben" típusú email-ek.

 

 

5. Riporting eszköz

Különösen a szolgáltató szektorban gyakori, hogy az email-es levelezést veszik alapul az adott projektre fordított munkaidő kiszámítására. Erre van azért megfelelőbb eszköz is, mégpedig a munkaidő nyilvántartás.

 

Van egy közös dolog a fentiekben: az email-t az összes itt említett esetben referencia információs adatbázisként használjuk, holott ezek tárolására és kezelésére léteznek speciális rendszerek is.

 

Az egyenlet érdekes aspektusa, hogy az eredetileg információtárolásra és -kinyerésre használt rendszerek egyre interaktívabbá és közösségi szemléletűbbé kezdenek válni. A UNIT4 ERP rendszere jó példázza ezt a tendenciát. Az ügyviteli folyamatok résztvevői az időrabló és sokszor követhetetlen email-tenger helyett rendszeren belüli együttműködési lehetőségek segítségével tudják egyeztetni a folyamatokat, vagy megosztani egymással a dokumentumokat.

 

Tehát miközben egy kapcsolattartásra szolgáló rendszert (email) használunk ügyviteli rendszerként is, az ügyviteli rendszerek (mint például az ERP) egyre alkalmasabbá válnak a kapcsolattartásra is. Nagyon valószínű, hogy az ügyviteli rendszerek és a kapcsolattartásra használt rendszerek közötti határ hamarosan elmosódik, mivel nyilvánvalóan könnyebb és hatékonyabb az ügyviteli folyamatokkal kapcsolatos párbeszédeket a rendszeren belül tartani, mintsem a régmúlt levelezései között kikeresgélni a nyilvántartásokhoz szükséges adatokat.

 

Az már tisztán látszik, hogy az email-ek használatának jelenlegi módja nem tartható fenn hosszú távon, ugyanis az email-ek és csatolmányok email-szervereken történő tartós tárolása és kezelése nem csak hogy nem hatékony, de drága is. Ez viszont lehetőséget teremt az ERP szállítóknak és felhasználóknak arra, hogy az eddig email-ben folytatott párbeszédeket átköltöztessék egy erre alkalmasabb platformra, és ezeket az aktuális üzleti folyamatok és dokumentumok köré központosítsák, ami a felhasználók számára jelentős időmegtakarítást, a vállalatoknak pedig nagyobb költséghatékonyságot biztosít.

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.

EUROASTRA - Powered by WebshopCompany Ltd. uk. | Newsphere by AF themes.