Sztankó Dániel: Minden, amit a NAV számlabekötésről tudni érdemes

A társaságok részéről a legtöbb kérdés az alábbi témák köré csoportosul az oline számlabekötés kapcsán: 

• Ki fogja elindítani az adatküldést, mennyire kell automatikusnak és valós idejűnek lennie?
• Befizetjük az áfát, elkészül az analitika és a havi riport, de az XML túl nagy kihívás egyelőre, mit tegyünk? 
• Egyedi/anyavállalati számlázóprogramot használunk, ezt nem tudjuk adatbekötő modullal kiegészíteni, mit tehetünk? 
• Mi történik, ha nem készül el a fejlesztőnk időben az ígért adatbekötéssel?
• A számlabekötési kérdést nem tudjuk házon belül megoldani, de számlázóprogramot sem tudunk cserélni, használhatunk külső megoldást? 

Azonnali és automatikus adatküldés

A legnagyobb kihívás az azonnali és automatizált adatküldés a számla lezárását követően.  A júliustól életbe lépő szabály nem minden számlát érint, de a cégeknek – adóalanyoknak – kiállított , értékhatár feletti áfát tartalmazó számlákat mindenképpen. Hogyan tudják ezt a kötelezettséget a cégek teljesíteni? A jelentősebb hazai számlázóprogamok, vállalatirányítási  rendszerek fejlesztői készülnek a saját megoldásukkal, de mit tegyen az, aki nem ezeket használja? Az egyedi, speciális külföldi vagy hazai számlázóprogramok használói vagy gőzerővel fejlesztenek, vagy külső megoldást keresnek. A jogszabály lehetővé teszi, hogy a cégek számlázóprogramja egy másik alkalmazás segítségével riportáljon az adóhatóság felé, az elvárás itt is az azonnali és emberi beavatkozás nélküli adatküldés. A lezárt számlát így vagy úgy, de automatikusan kell megküldeni, illetve fogadni az adóhatóságtól érkező válaszüzeneteket. Utóbbiak feldolgozása, hibás üzenet esetén a szükséges lépések megtétele szintén a számlakibocsátók, adatgazdák feladata.  

Félmillió forint számlánként – tetemes a lehetséges bírság összege

Hogy a szabályozó mennyire eltökélt a digitalizáció és az áfabeszedés előmozdítására, jól mutatja, hogy nem jelentett számlánként félmillió forint a bírság felső határa. Míg egy havi analitika kimaradása összesen egy legfeljebb 500 000 forintos szankciót vonhat maga után, a jelentés elmulasztásával minden egyes számlával ezt a kockázatot futja a cég. 

A NAV számlaadat-jelentés formája

A cégek által használt számlázóprogramok adatait már eddig is be kellett jelenteni az adóhatóság felé. Emellett 2016 óta biztosítani kell, hogy az egy bizonyos időintervallumban kibocsátott, vagy sorszámtartományba eső számlák adatait az adóhatóság egy egyszerű adatexporttal megkaphassa. Így az XML-formátum fogalma nem ismeretlen a pénzügyi területen, azonban az új kötelezettség új adattartalmat ír elő, és csak az ennek megfelelő adatállományokat fogadja majd hiba nélkül a NAV rendszere. 

Éppen ezért az egyik első lépés a használt számlázóprogram felkészítése ezen új XML-állományok előállítására. Ha szerencsés módon a program fejlesztői ezt megoldották, az első fontos lépéssel megvagyunk. A számla kiállítása, lezárása után a program automatikusan el tudja készíteni minden egyes számla XML-állományát is. A következő lépés annak eldöntése, hogy minden számlát be akar-e e küldeni a cég a NAV felé, vagy csak a jogszabályban előírt számlák elküldését tervezi. Mindkét megoldásnak lehet előnye, hiszen ha nincs szűrés, nincs emiatt véletlenül kimaradó számla sem, de ahogy a NAV jelezte, első lépésben csak az adóalanyok felé kiállított számlák adataira kíváncsi, magányszemélyek felé kiállított számlák tartalmát nem kívánja megkapni. A mindent beküldés mellett szól az áfakötelezettség automatizálásának lehetősége, ha erre más opció nem volt eddig, ezt is van mód egy füst alatt megoldani.

Az XML-fájl előállítása IT-segítséggel megugorható feladat, de (ma még) nem sorolható az általános könyvelői ismeretanyag közé. Ugyanakkor nyilvánvalóan adó- és számviteli ismeretekre is szükség van a jogszabály áfára és számlaképre vonatkozó előírásainak értelmezéséhez. 

A digitális kulcslyukon a NAV jobban belát a cégekhez

Jobb, ha tisztában vagyunk azzal, hogy a NAV a beérkező adatállományból – szintén emberi beavatkozás nélkül – könnyebben mutat rá a számlázás, vagy a számlázóprogram esetleges hibáira, melyet szerencsés esetben a hibaüzeneteken és nem az adóellenőrzésen keresztül jelezni tud a cég felé. A rossz gyakorlatok felszámolására így mielőbb szükség lesz, hiszen ez  könnyen akár fenyegető adókockázatot jelenthet a cégre nézve. 

Felkészülés az online adatjelentésre 

A technológiai felkészülés mellett szükség van még néhány fontos előzetes lépésre a fentieken túl. Az adatszolgáltatás megkezdéséhez újabb speciális NAV technikai azonosítót kell igényelni, melynek előfeltétele a működő Cégkapu. Az azonosító a cég adatainak biztonságát is garantálja. Az egyedi azonosítóval az adatbeküldést és fogadást csak az arra felhatalmazott tudja lebonyolítani,  ami egyben azt is jelenti, hogy a pénzügy feladata a számla kiállításával és a NAV-jelentéssel nem zárul le. Arról is gondoskodni kell, hogy legyen, aki ellenőrzi, hogy az adatszolgáltatás megtörtént, és sikerrel, hibaüzenet nélkül lezárult, vagy ha szükséges, kezeli a felmerülő problémákat. 

A feladatokba számos ponton bevonható külső segítség és az adatküldés is kiszervezhető egy külső alkalmazásra építve, amely akár felhőalapú is lehet, így akár egy külföldi anyacég távoli munkatársai és a hazai dolgozók is elérhetik azt, akár időzónától függetlenül.  

Az eredeti írás megjelent: https://www.rsm.hu/blog/2018/05/minden-amit-a-nav-szamlabekotesrol-tudni-erdemes