Nem Csak A Bérleti Díj Számít, A Hatékony Irodakialakítás Is A Bérleti Költségek Csökkentését Eredményezheti

A vállalkozások működési költségei közül általában a második, harmadik legnagyobb tétel az irodabérlet és a kapcsolódó költségek. Az irodát kereső cégek összes irodaköltségeit a bérleti díjon kívül számos más tényező, így az irodaterület mérete, hatékonysága, az üzemeltetési és egyéb fizetendő költségek befolyásolják. Hatékony irodakialakítással, az egy munkaállomásra jutó bérelt terület optimalizálásával jelentős összköltség csökkenés érhető el a GVA Robertson nemzetközi ingatlantanácsadó szerint.

Az elmúlt évek erős irodakereslete, a tavalyi évben tovább növekedett, viszonylag stabil, 12-15 euró/m²/hó szint körül mozgó bérleti díjakon. 2009-ben azonban az irodaházak kihasználatlansági mutatójának növekedése várható. Nem valószínű, hogy a bérbeadók, a kínálati bérleti díjakat jelentős mértékben csökkentenék, – egy-két extrém példától eltekintve – azonban a bérlőknek adott kedvezmények valószínűleg növekedni fognak.

„Az irodaházak kihasználatlansági mutatóját növelheti, hogy az átadásra váró irodaházakat még egy stabilabb, keresleti piacra tervezték, ezen kívül a már létező irodaházakban is szabadulhatnak fel területek a cégek létszámleépítése, kivonulása miatt. A fejlesztők természetesen továbbra is érdekeltek a területek folyamatos kiadásában, ezért várakozásaink szerint idén kénytelenek lesznek kedvezményeket, rugalmasabb feltételeket kínálni a bérlők számára," – hangsúlyozta Tilki Róbert, a GVA Robertson nemzetközi ingatlantanácsadó cég magyarországi ügyvezető igazgatója.

A bérlők jó alkupozícióban vannak, a bérleti díj azonban csak egy, az összes irodaköltséget befolyásoló tétel közül, vélik a GVA Robertson szakemberei.

„Az irodabérleti költségeik miatt aggódó cégeknek fontos tudni, hogy nem csak a bérleti díj csökkentésével takaríthatnak meg, más tényezők is befolyásolják a teljes költséget, mégis sokan csak ebben az egy dimenzióban gondolkodnak. A bérleti összköltséget leginkább a bérelt terület nagysága határozza meg, ebbe beletartozik a bérelt területén túl az épület közös területeiből a bérlőre jutó hányad. A költséget a nettó/bruttó irodaterület, a bérlemény kialakítása, elrendezése, és az egy munkaállomásra jutó bérelt terület mérete is befolyásolja. Ezért mielőtt a bérleti díjak csökkentésébe fogna egy cég, érdemes egy tanácsadó bevonásával felülvizsgálni, hogy mekkora az egy munkaállomásra jutó összköltség, vagy a munkaállomásra jutó átlagos területi méret, és egy hatékonyabb irodában, esetleg más irodakialakítással mennyit tudna megtakarítani," – emelte ki Tilki Róbert.

A GVA Robertson számításai szerint, az üzemeltetési és bérleti költségek figyelembe vételével, míg egy 10 %-os bérleti díjcsökkentés átlagosan 7 %-os összköltségcsökkentést jelent, addig a bérelt terület 10 %-os csökkentése átlagosan 10 %-os összköltségcsökkentést eredményez. Ennek megfelelően a lehetséges ingatlanok, irodák összehasonlítását az összköltség alapján célszerű elvégezni, így valósabb képet kapunk az egyes bérbeadói ajánlatokról.

Az iroda elrendezését a teljes létszám, a szervezeti felépítés, és a működési folyamatok alapján lehet optimalizálni. A költségracionalizálási folyamat során a tanácsadó végigkíséri a céget az optimális területigény megállapításától kezdve az összköltségszámításon és a bérbeadói ajánlatok begyűjtésén keresztül a megfelelő ajánlat kiválasztásáig. A terület igény csökkentésében szerepe van az iroda jó elrendezésének, és az épületnek is. Egy hatékony elhelyezést biztosító épületben, akár 10-25 %-os területcsökkentés is elérhető, a területek egy légteresítésével pedig további 10-15 % terület megtakarítás.

A költségcsökkentési lépéseket egy konkrét példán keresztül vizsgálva, az állapítható meg, hogy egy cégnek, amely 3-4 fős szobákban több mint 1244 m²-en helyezi el munkatársait, egy hatékonyabb irodaházban, alacsonyabb közös területi arány mellett az iroda egy légteresítésével ugyanezt a létszámot 1010 m² területen helyezheti el. A bérlettel kapcsolatos összköltség alapján, ugyanolyan feltételezett bérleti díj mellett a hatékonyabb elhelyezés 23%-kos költségcsökkentést, több mint 1,2 millió Ft megtakarítást jelent havonta. Természetesen a megtakarítás mértéke területarányosan csökken. Ennek megfelelően egy 200-300 m²-es irodát bérlő vállalkozás havonta több 100 000 Ft-os nagyságrendben érhet el megtakarítást az irodahasználat megfelelő átgondolásával.

Az irodahasználat költségeinek csökkentésére létezik megoldás abban az esetben is, ha a bérlő a jelenlegi ingatlan hatékonyságának javításával, esetleg területének csökkentésével kívánja csökkenteni a bérleti költségeket, hiszen a bérbeadóknak is érdeke a bérlők hosszú távú megtartása. Születhetnek olyan megállapodások, melyben a bérbeadó csökkenti a bérleti költségeket, cserébe a bérlő hosszabb ideig elkötelezi magát az adott irodaházban, de elképzelhető a bérleti díj fizetésének átütemezése is.

2008-ban a budapesti „A" kategóriás modern iroda terület állománya átlépte a 2,1 millió négyzetméteres határt, míg rekord mértékű, 330.000 m² feletti üzletkötés jött létre. A GVA Robertson előrejelzése szerint 2009-ben kb. 306.000 négyzetméternyi iroda átadása várható, míg jövőre csupán 175.000 m². A 2010-ben átadandó mennyiségből még kb. 112.000 négyzetméternyi projekt sorsa azonban kérdéses. Ha a következő 1-2 hónapban nem indítják el a fejlesztésüket, akkor kérdésessé válik jövő évi átadásuk és a közeljövőben korlátozott számú modern új iroda terület kerül majd csak átadásra.

„A piac újabb fordulóponthoz érkezik 2010-től. Hiány lesz modern irodaházakból és ez a fejlesztők számára lesz kedvező: minden valószínűség szerint emelni tudják a bérleti díjakat. Ezért tanácsos idén, a bérlők számára még kedvező piaci körülmények mellett irodát bérelni. Ha mindezt tanácsadó segítségével teszik a cégek, akkor akár jelentős, hosszú távú megtakarítás is elérhető. Ez a trend ugyanolyan jól prognosztizálható, mint 2008-ban a díjak következő évi csökkenése," – tette hozzá Tilki Róbert.

A GVA Robertson felmérései alapján az elmúlt hónapokban jelentősen megnőtt az érdeklődés az un. „B" kategóriás; kedvezőtlenebb fekvésű, vagy alacsonyabb szolgáltatásokat és műszaki tartalmat kínáló épületek illetve a 90-es évek közepén épült, már modern technológiákat használó irodaházak iránt. Az itt elérhető bérleti díjakat jellemzően az „A" kategóriás, új építésű házakhoz viszonyítva árazzák be, árfekvésük jellemzően 10-20 %-kal kedvezőbb. A bennük található technológia azonban 10-15 éves, így az üzemeltetési költségeik magasabbak az új építésű, „A" kategóriás irodaházaknál, illetve hatékonyságuk is kedvezőtlenebb. Mindezek következtében átlagosan 10-15 %-kal alacsonyabb összköltséggel lehet számolni ezeknél az épületeknél.

Míg egy hatékonyabb irodaházban, alacsonyabb közös területi arány mellett az iroda egy légteresítésével egy cég 1010 m² területen helyezhető el, addig egy régebbi épületben, annak kedvezőtlenebb területhatékonysága miatt a tesztelt igény elhelyezésére már közel 1300 m² területre van szükség.

A nagyobb területen keletkező, fajlagosan szintén magasabb üzemeltetési költségek olyan mértékben megnövelik az összköltséget, hogy egy 20 %-os bérleti díj diszkont mellett is csak 200.000-300.000 Ft nagyságrendű megtakarítás érhető el az új építésű irodaházban bérelt 3-4 fős szobákra osztott 1.200 m²-es terület költségeihez képest. Az új építésű irodaházban az 1.000 m²-es egy légterű elrendezés mellett már közel 1 millió Ft-al alacsonyabb a havi összköltség.

„Megtakarítás természetesen elérhető egy cég számára, ha úgy dönt, hogy A-ból egy olcsóbb, B kategóriás irodaházba költözik, de csak bizonyos cégméretig. Nagy irodaterület igény esetén, érdemes inkább felülvizsgálni az A kategóriás irodaház adta lehetőségeket, hatékonyabb irodakialakítást elérni és ezáltal csökkenteni az összbérleti költségeket," – hangsúlyozta Tilki Róbert.