Hogyan használhatóak ki jobban a színes többfunkciós nyomtatók képességei?

A színes többfunkciós nyomtatók (MFP-k) tervezésekor fontos szempont, hogy elbírják a nagy terhelést az irodában, és a változatos funkciók elláthassák részben egy marketing gyakornok, részben egy irodavezető, részben pedig egy titkárnő szerepét.

A színes többfunkciós nyomtatók (MFP-k) tervezésekor fontos szempont, hogy elbírják a nagy terhelést az irodában, és a változatos funkciók elláthassák részben egy marketing gyakornok, részben egy irodavezető, részben pedig egy titkárnő szerepét.

Rob Houston, a Xerox Corporation Indirekt Kereskedelmi Üzletágának marketingigazgatója szerint, ahol a többfunkciós nyomtatók igazán remekelnek, az a dokumentumkezelés és az adminisztráció. A legtöbb MFP-hez jár olyan szoftver, amellyel növelni lehet a munka hatékonyságát, és ezek néha meglepő lehetőségeket kínálnak a kisebb irodák korszerűsítésére.

Az alábbi MFP megoldásokat a hatékonyabb munkaszervezés miatt minden felhasználónak érdemes ismernie:

• Hálózatifax – Faxolni kell egy elektronikus dokumentumot?Eddigvalószínűleg ki kellett nyomtatni, majd betölteni azt a faxgépbe egy fedőlappal együtt. Az MFP-vel megspórolható a papír és a nyomtatás, ha a számítógépről közvetlenül a berendezésre küldjük a faxot, amit az MFP automatikusan faxként továbbít.
• Optikai Szövegfelismerés(OCR) – A beszkennelt dokumentum tárolása ugyan egyszerű elektronikusan, de visszakeresése már problémás lehet. Erre jó megoldás az OCR, ami felismeri a PDF-be mentett dokumentum szövegtartalmát, és könnyebben kereshetővé teszi azt. Az OCR szoftver segítségével a beolvasott dokumentumok szerkeszthetővé is válnak.
• Dokumentum átirányítás – Ez a szoftver segít abban, hogy a gyorsbillentyűkkel a beolvasott dokumentumok a megfelelő mappába kerüljenek a gyorsbillentyűk használatával.
• EIP (Extensible Interface Platform) – A Xerox EIP szoftverplatformja emberi és anyagi erőforrás megtakarítását is eredményezi azzal, hogy olyan egyedi alkalmazások elkészítését teszi lehetővé, melyek kifejezetten a felhasználók igényeinek kielégítését szolgálják. Az EIP lehetőséget biztosít arra, hogy egy általános programozási ismeretekkel rendelkező kolléga a cég folyamataira szabott alkalmazásokat fejlesszen. Például egy biztosítási cég számára az MFP felületén elérhető kárfelvételi lap gyorsítja az ügynökök munkáját és csökkenti a szükséges IT infrastruktúrát.
• Mobilnyomtatás (Mobile Print Solution) – A felhasználók e-mail küldésre képes okostelefonjukról vezérlőprogramok és alkalmazások telepítése nélkül nyomtathatnak az alkalmazással. Egy biztonságos szerveren keresztül, igazoló kód használatával jóváhagyható és indítható a dokumentum nyomtatás bármilyen Xerox Extensible Interface Platform®-alapú többfunkciós nyomtatón (MFP).

Néhány többfunkciós színes nyomtató még ennél is tovább megy, és komplex integrációs platformot kínál más szoftvercsomagokhoz, amelyekkel automatizálni lehet a dokumentumok jóváhagyását és az elektronikus űrlapok kezelését.