Milyen eszközt válasszunk a vállalaton belüli együttműködés felturbózására?

Napjainkban a szervezeten belüli együttműködés javítása az egyik legjelentősebb célkitűzés a vállalati informatika terén. Az irányvonal tehát már körvonalazódott a legtöbb IT vezető szemében, de a megvalósításhoz többféle eszköz is rendelkezésre áll. Mit érdemes végiggondolni a megfelelő kollaborációs platform kiválasztása előtt?

Napjainkban a szervezeten belüli együttműködés javítása az egyik legjelentősebb célkitűzés a vállalati informatika terén. Az irányvonal tehát már körvonalazódott a legtöbb IT vezető szemében, de a megvalósításhoz többféle eszköz is rendelkezésre áll. Mit érdemes végiggondolni a megfelelő kollaborációs platform kiválasztása előtt?

1. Ne hagyjuk el a járatlan utat! Azok az új közösségi együttműködési funkciók, amelyeket jól felépített és megbízható e-mail platformokba ágyaznak bele, lehetővé teszik az informatikai részlegek számára, hogy a hatékonyság-növelő stratégiáikat stabil és biztonságos termékekre alapozzák. Ez azért különösen fontos, mert egyre több közösségi eszköz kerül be a szervezeti folyamatokba, és ezzel együtt az IT részleg "radarjára", ám ezek többségét nem üzleti felhasználásra fejlesztették.

2. Keresztezzük az új módszereket a jól bevált régiekkel! Az informatikai döntéshozóknak alaposan meg kell vizsgálniuk, mely eszközök megfelelőek vállalati használatra, hiszen a legtöbb közösségi hálózati eszköz nem tartalmazza a vállalati architektúrák által megkövetelt ellenőrzési lehetőségeket. Ez újabb okot szolgáltat arra, hogy a hatékonysághoz kapcsolódó technológiai kezdeményezések a már bevált e-mailes platformhoz kapcsolódjanak. Többek között ezt tartotta szem előtt a Novell a Vibe közösségi együttműködési rendszer kialakítása során, amely könnyedén integrálható a GroupWise megoldással.

3. Biztosítsuk a helyszínt! Napjainkban az informatikai döntéshozóknak rengeteg olyan felhasználóval kell számolniuk, akik mindenképpen használják a social networking eszközöket a vállalati környezetben, függetlenül attól, hogy az informatikai részleg hozzájárul-e vagy sem. A vállalati IT részlegek többnyire a biztonsági problémák miatt óvakodnak ezektől az eszközöktől, hiszen nekik kell gondoskodniuk arról, hogy a kritikus vállalati információk biztonságban maradjanak még akkor is, ha az alkalmazottak, illetve a partnerek közötti együttműködési és kommunikációs folyamatok más csatornákra tolódnak.

4. Készüljünk megfelelő eszközökkel! A vállalat saját érdekeit szem előtt tartó biztonsági intézkedések mellett sok esetben megfelelőségi követelményeknek is eleget kell tenni a különféle kommunikációs csatornák esetében. Az informatikai döntéshozóknak tehát olyan platformot kell választaniuk, amely az újgenerációs együttműködési eszközök rugalmasságát és funkcionalitását kínálja, a hagyományos vállalati szoftverekben megtalálható biztonsági és megfelelőségi ellenőrző rendszerekkel együtt – mint például a Novell Vibe.

5. Válasszuk azt, ami mindenki számára könnyen kezelhető! A vállalati szférában is alapvető elvárás egy közösségi platformmal szemben, hogy a kezelése intuitív legyen, és a felhasználók könnyen megbarátkozzanak vele, de emellett az IT szakemberek számára is könnyű kezelhetőséget kell biztosítania. A megfelelő közösségi együttműködési platformnak tehát azokat a menedzsment funkciókat is tartalmaznia kell, amelyek segítségével az informatikai részlegek könnyedén nyomon követhetik a csapatokat, és egyszerűen biztosíthatnak hozzáférést a felhasználóknak a funkciókhoz.

A megfelelő körültekintéssel kiválasztott közösségi együttműködési megoldás nem ró újabb feladatokat az informatikai részlegre az üzembe helyezés után. Éppen ellenkezőleg: egyszerűsíti az IT szakemberek biztonsági és felügyeleti feladatainak egy részét, miközben a vállalaton belül tevékenykedő egyének és csoportok produktivitása nő.