CÉGAUTÓ SZABÁLYZAT, A VÁLLALATI KRESZ

Mikor készül cégautó szabályzat? Amikor a vállalat megrendeli első autóját? Optimális esetben így kellene lennie, azonban a LeasePlan, hazánk vezető flotta- és gépjárműkezelőjének tapasztalatai nem ezt mutatják. Az első autó megrendelésénél sok esetben még senki nem gondol arra, hogy milyen problémák merülhetnek fel, ha a cégautó használat nincs körültekintően, minden gépkocsi használó számára egyértelműen szabályozva. Egyre több hazai vállalat ismeri fel azonban, hogy kiszámíthatóságot és bizonyos esetekben kézzelfogható hasznot hoz a külföldön már elterjedt „car policy", vagyis cégautó használatot szabályozó kézikönyv.

Mikor készül cégautó szabályzat? Amikor a vállalat megrendeli első autóját? Optimális esetben így kellene lennie, azonban a LeasePlan, hazánk vezető flotta- és gépjárműkezelőjének tapasztalatai nem ezt mutatják. Az első autó megrendelésénél sok esetben még senki nem gondol arra, hogy milyen problémák merülhetnek fel, ha a cégautó használat nincs körültekintően, minden gépkocsi használó számára egyértelműen szabályozva. Egyre több hazai vállalat ismeri fel azonban, hogy kiszámíthatóságot és bizonyos esetekben kézzelfogható hasznot hoz a külföldön már elterjedt „car policy", vagyis cégautó használatot szabályozó kézikönyv.

Milyen tisztázandó kérdésekkel találkozhat egy vállalat, amikor felmerül a cégautó szabályzatra vonatkozó igény? Például baleset esetén a munkáltató vagy a munkavállaló fizeti a CASCO önrészt? Esetleg osztoznak ezen a költségen? Melyik felet terhelik a parkolási vagy közlekedési bírságok költségei, és mi módon kell azokat megfizetni? De felmerülhetnek kérdések a gépkocsi használatával kapcsolatban is olyan esetekben, melyek egy vállalat életében mindennaposak, a gépjárműflotta megrendelésekor azonban nem feltétlenül gondolunk rájuk. Például kismamaszabadság esetén tisztázva vannak-e a cégautó használat feltételei? Le kell-e adnia a cégautót a kismamának vagy továbbra is használhatja? Egy másik gyakori, de gépkocsi használat kapcsán ritkán szabályozott eset, amikor megváltozik az alkalmazott munkaköre. Meglévő járművét kell ilyenkor tovább használnia, vagy újat rendelhet? Az ezzel kapcsolatos álláspont nem mond-e ellent az egyes pozíciókhoz tartozó gépjármű kategóriáknak vagy az adott pozícióban rendelhető modellek motorteljesítményének?

Az évek során sok ehhez hasonló szituáció kerül elő és felmerül az igény, hogy mindezt hasznos lenne egy letisztult szabályzatban összefoglalni. Pesti Tímea, a LeasePlan Hungária Zrt. kereskedelmi igazgatója szerint ebben egy flottakezelő tud leginkább segíteni, hiszen sokéves tapasztalatának köszönhetően minden olyan kényes szituációt látott már, amit érdemes egy minden részletre kiterjedő szabályzattal lefedni. A szakember szerint így akár induló cégeknek is lehet jól átgondolt cégautó szabályzatuk, anélkül, hogy a tanulóéveken végig kellene menniük és önmaguknak megtapasztalni azon problémás helyzeteket, melyek egy jól megírt belső szabályrendszerrel elkerülhetőek lennének. "Nem törvényi előírás, de annál fontosabb vállalati érdek, hogy a költségek egyik legnagyobb hányadát képező cégautó használat minél több kockázatra kitérve, mindkét fél előnyére, előre le legyen szabályozva."

A LeasePlan tapasztalatai szerint leggyakrabban a nemzetközi cégek rendelkeznek az anyavállalat által definiált cégautó szabályokkal, melyek gyengéje lehet ugyanakkor, hogy sokszor egyszerű fordítások, és így nem megfelelően igazodnak a hazai sajátosságokhoz. A flottakezelő emellett azt figyelte meg, hogy minél kevesebb egy vállalat autója és nemzetközi irányítottsága, annál gyakoribb az írásos cégautó szabályzat hiánya.

Ha már eldőlt, hogy szükség van a szabályzatra, milyen alapokra célszerű építkezni? Fontos, hogy egy megfelelő cégautó szabályzat konkrét irányelveket fektessen le a jármű használatából adódó költségkockázatok munkáltató és munkavállaló közti megosztásáról. Ha ezen irányelvek minden gépjárművezető számára írásban hozzáférhetőek, akkor elkerülhető, hogy a napi használat során vitás helyzet merüljön fel. Ezen kívül jó, ha mindenki számára világos, hogy meg van-e kötve a használó keze az autóválasztásnál a modellt, a listaárat, a havidíjat, az üzemanyag típusát vagy esetleg a CO2 kibocsátást tekintve.  

A LeasePlan szerint a cégeket a tapasztalat hiánya és a jelentős időráfordítás tántorítja el a „car policy" elkészítésétől. „Egy rövidebb, csak a minimális kritériumokat taglaló szabályzat elkészítése 2-6 hetet vesz igénybe egy vállalat számára. Azonban több év is eltelhet, mire szakember bevonása nélkül, pusztán a tapasztalatokra építve olyan szabályzat születik, ami minden problémás helyzetet teljes körűen, a cégautó használat kockázataira kitérve lefed. Egy flottakezelő segítségével a szaktudás rendelkezésre áll, így a flottát használó vállalat közreműködésével akár 1-2 hét alatt elkészíthető a testreszabott, átfogó cégautó szabályzat." – mondta el a szakember.