Elözönli az információ? Kezelje hatékonyan, és koncentráljon az üzletre

Egyszerű megoldások a Xerox tudósaitól a hatékony időbeosztásra és az információs áradat leküzdésére

Egyszerű megoldások a Xerox tudósaitól a hatékony időbeosztásra és az információs áradat leküzdésére

Kikapcsoljuk a mobiltelefonunkat? Ne vegyünk tudomást a hangüzeneteinkről? Dobjuk el a PDA-nkat? Ahogy a decemberi rohanásban közeledünk 2008 végéhez, és megfogadjuk, hogy 2009-ben kiegyensúlyozottan fogunk élni, ilyen és hasonló kérdések merülnek fel bennünk. Hogyan oldjuk meg tehát az információs túlterheltséget?

A Xerox társadalomkutatói 30 éve tanulmányozzák, hogy a dolgozók hogyan kommunikálnak egymással, hogyan szervezik a munkájukat és általános ügyeiket. A szakemberek az etnográfia módszereit használják arra, hogy a mindennapi viselkedést nyomon kövessék.

A munkavégzés jövője (Future of work) című tanulmányuk alapján kilenc olyan tanácsot adunk, amelyek segítenek időt spórolni és leküzdeni az információáradatot.

1. Tartsunk pihenőt. Kézenfekvőnek tűnhet, de kevés ember szakít rá időt. Iktassunk be szüneteket a napi munkavégzésbe. Már az is növeli a munka hatékonyságát, ha egy pillanatra eltávolodunk az íróasztaltól, de egy rövid szundítás méginkább felfrissít.

1. Egyszerűsítsük az időbeosztásunkat. Próbáljuk meg az összes megbeszélést egy-egy napra időzíteni, így a fennmaradó napokon több időnk marad a bejövő információk feldolgozására. Sokkal jobban tudunk összpontosítani a teendőinkre, ha nem kell foglakoznunk a 20 perccel később kezdődő megbeszélés gondolatával.

1. Archiváljunk. Nincs rosszabb, mint amikor túl sok információval kell megbirkóznunk. Rendszeresen archiváljuk tehát a dokumentumokat.

1. Rakjunk rendet az asztalunkon. Attól függően, hogy mi a célunk velük, fűzzük le, rendszerezzük, vagy dobjuk ki a papírokat, amint megkapjuk őket. A fontos dokumentumokat szkenneljük be és mentsük el, így megszüntethető a káosz az asztalunkon. Próbáljuk ki, hogy a számítógép asztalán egyáltalán nem használunk mappákat, és amikor szükségünk van egy anyagra, a keresőt vesszük igénybe.

1. Egy anyaggal csak egyszer foglalkozzunk. Sokszor azzal vesztegetünk el időt, hogy ugyanazzal az anyaggal visszatérően foglalkozunk. Válaszoljuk meg a bejövő információt azonnal, fűzzük le vagy töröljük/semmisítsük meg a dokumentumot, amint a kezünkbe kerül.

1. Felejtsük el az ingyenes információt. Annak mindig ára van, gondoljunk csak a levélszemétre vagy a kéretlen megkeresésekre. Válasszuk a minőséget a mennyiség helyett. A számlák be- és kifizetését intézzük az interneten keresztül, és sose kérjünk ajánlatokat telefonunkra, illetve e-mail címünkre.

1. Használjuk a kéznél lévő eszközöket. Használjuk ki, hogy telefonunk segítségével a megfelelő információt a megfelelő időben kaphatjuk meg. Nem kell például időt vesztegetni térképek és útvonaltervek nyomtatására, ha mobilkészülékünkről elérhetjük őket. A GPS-szel rendelkező telefonokon pedig aktuális helyzetünk alapján hasznos információkhoz juthatunk.

1. Iratkozzunk fel RSS-gyűjtőkre, így az összes hírt egy felületen olvashatjuk.

1. Menedzseljünk mobilon. Használjunk e-mail klienssel ellátott mobileszközt, hogy az irodától távol töltött időszakban is intézhessük az ügyeket. Ha egész nap nyomon követjük elektronikus levelezésünket, előre tudunk dolgozni, és a kisebb ügyeket azonnal elintézhetjük. Nem muszáj tehát tétlenül várnunk, hogy aztán a felgyülemlett e-mailjeinket kelljen ellenőrizni.

„Az információs túlterheltség leküzdése manapság a legtöbb nemzetközi vállalat számára elengedhetetlen, és a jövőben is az lesz. Kutatási eredményeink segítenek az embereknek abban, hogy kihasználják a rendelkezésre álló eszközöket, valamint olyan stratégiákat és technikákat kezdjenek el alkalmazni, amelyek megkönnyítik a közös munkát és az információ kezelését" – mondta Jenny Perotti, a Xerox Innovációs Csoport etnográfusa.

Az etnográfusokból álló kutatócsoport eredményei rávilágítanak arra, hogy a módszerek használatával a munkavégzés leegyszerűsíthető. Az adatok a Xerox termékek és szolgáltatások tervezésére is hatással vannak, így a hatékony munkahely kialakításához is hozzájárulnak.

A Xerox 70 évvel ezelőtt az első xerografikus másolóval elindította az információmegosztás korszakát, ma pedig az információáradat kezelésében segít ügyfeleinek. A vállalat folyamatosan figyelemmel kíséri az újításokat, amelyek megteremtik az egyensúlyt a papír alapú és a digitális tartalmak között, és amelyekkel kiszűrhetjük a hasznos információt.

http://www.infooverload.com/