A Vállalati Nyomtatás Körül – Gazdaságosság és Biztonság és Szín

A Canon Magyarország Budapesten gazdasági és szakujságírók számára tartott sajtóreggeli sorozaton próbálta körüljárni azt a kérdést: lehetséges e egyszerre, esztétikailag megfelelő, gazdaságos és biztonságos megoldásokat alkalmazni, amelyek elősegítik a vállalkozások üzletmenetét.

Mindenesetre kiderült: hogy a hazai kisvállalkozások bőven nem férnek be azokba a kisvállalkozási kategóriákba, amelyekben a multinacionális cégek gondolkodnak. Ugyanis a hazai kisvállalkozások tipikusan 1-20 fő között vannak, addig a külföldi hasonlók a 200 fő körül de még az 1000 főt alkalmazó cég is kisvállalkozás a nyugati kategória szerint. Éppen ezért a kisvállalkozásinak mondott megoldások Magyarországon – egy két kivétellel – valóban csak a legnagyobb magyar cégek esetén lennének működőképesek.

A hazai kisvállalkozásokat ugyanis a túlélés jellemzi. Éppen ezért még olyan beruházásokba sem bonyolódik, m3elyek közvetetten esetéeg munkát könnyítenének meg. De nem is bérel ilyen eszközöket. Felesleges kiadásnak tartja. Szamukra csak a belépő eszközök kerülnek szóba, mint például a iRC 2380i.

„A Canon felismerte, hogy a vállalatok egyre gyakrabban használnak színes nyomtatást. Az iRC 2380i teljes mértékben megfelel a jogi, kormányzati, oktatási vagy pénzügyi szektorban tevékenykedő szervezetek, kisvállalatok és munkacsoportok megbízható és költséghatékony színes nyomtatás iránti elvárásaiknak" – mondta Paul Rowntree, a Canon Europe európai marketingigazgatója az új termék bevezetése kapcsán.

A Canon egyedi – színenként külön dobot és festéket használó – technológiájával az új eszköz megbízható, jó minőségű nyomtatást biztosít. Az iRC 2380i percenként akár 23 színes vagy fekete-fehér oldal nyomtatását teszi lehetővé, miközben támogatja a dokumentumok egyszerű szkennelését, valamint az azok elektronikus formában történő továbbítását biztosító iSend szolgáltatást. Az iR C2380i könnyedén, vezeték nélküli kapcsolódási lehetőséggel illeszthető az üzleti hálózathoz, így kisméretű kialakításának köszönhetően az iroda bármely pontján elhelyezhető.

A jogi, kormányzati, oktatási vagy pénzügyi szektorban tevékenykedő szervezetek, kisvállalatok és munkacsoportok már felismerték az adatbiztonság fontosságát. A Canon iRC 2380i továbbfejlesztett biztonsági szolgáltatásai közé tartozó adattitkosítással, jelszavas védelemmel, valamint merevlemez törlési lehetőséggel garantált a bizalmas üzleti dokumentumok biztonsága.

Ennek ellenére érdekes volt, amikor a Canon magyarországi képviselői a szines nyomtatásról, mint üzleti eszközről beszéltek. Azt mondják, hogy a szines-fekete fehér nyomtatás a mai intelligens lézer megoldásokkal már nem drága kuriózum. Az új rendszerek képesek ugyanis arra, hogy a szines nyomtatást nem igénylő oldalakat fekete fehér olcsóbb technológiával, míg a szineseket a drágább szinessel nyomtassák. És a cég szerint a Nagy Testvér is figyelheti a dolgozókat, hogyan is sáfárkodnak a cég erőforrásaival.

Most már nem kell megvenni az eszközöket, azok különböző bérleti konstrukcióban állnak rendelkezésre, ahol a nyomatszám és tipus alapján kell fizetni. Ugyanakkor ez óhatalanul felveti a gyanakvó magyar polgárban azt a kérdést: hogy nem ugyanazzal a jelenséggel állunk-e itt és most szemben, mint az olajár robbanáskor, amikor az ár a költségektől teljesen függetlenül alakult és mesterségesen szabályozott volt. A különböző nyomtató gyártó cégek – beleértve a Canon prezentációit hallva az ember a magasan tarott festék illetve színes nyomat árak esetében önkéntelenül ezt veszi számírásba. Különösen egyes lakossági szegmensbe tartozo eszközöknél, ahola szines patron sokszor drágább mint maga a printer.

Ennek ellenére sok üzleti modell számol a szines nyomtatással. Külföldön ugyanis kimutatták – és erre előszeretettel hivatkoznak – hogy például a szines nyomtatással és ábrákkal készült pályázatok jobban nyernek, ha közel azonos minőségről van szó, vagy az ilyen számlékat jobb arányban fizetik ki határidőre. Ismerve a magyar gazdaság működését, ezen megállapítások itthon nagyon jó megkozelítéssel nem igazak.

A másik, ami miatt igyekeznek ellenőrzött és menedzselt nyomtatási rendszerben gondolkodni, az az adatbiztonság kérdése. Mert ha nagy szervezetben gondolkodunk, akkor a nyomtatók a gépek mellől elkerülnek a közösségi terekbe. Ott viszont ügyelni kell arra, hogy a kinyomtatott anyagok nagy részét mások ne lássak. Erre is lehetőséget kinál az ellenőrzött nyomtatási rendszer megoldásaival.

Becslések szerint a biztonsági rések kijátszása évente legalább 15 milliárd amerikai dolláros kárt okoz világszerte. Az ellopott laptopok, elvesztett mobil eszközök, vállalati hálózatra csatlakozó behatolók, valamint a kártékony vírusok egyaránt képesek jelentős és költséges adatvesztést előidézni. A Canon elsősorban olyan nem szokványos veszélyforrásokra hívja fel a vállalkozások figyelmét, mint a felügyelet nélkül hagyott nyomtatók és másolók, valamint az irodai hulladék-selejtezés.

A biztonsági kockázatok üzleti következményei

Napjainkban a biztonsági rések komoly következményekkel járhatnak a vállalkozásokra, valamint azok ügyfeleire nézve: a károk helyreállításának költsége mellett értékes, bizalmas adatok kerülhetnek a versenytársak kezébe. A nyilvánosságra kerülő incidensek emellett jelentősen károsíthatják a vállalat jó hírnevét, amelyek akár jelentős üzleti megbízások elvesztéséhez is vezethetnek. Különösen komoly következményekkel járhat ez olyan szervezetek esetében – például a pénzügyi szektor szolgáltatóinál – amelyek alapvetően bizalomra épülnek. A vállalkozásoknak nehéz elnyerni ügyfeleik bizalmát, adataik gondtalan kezelése eredményeképpen pedig hamar átpártolnak a konkurenciához. A vállalatok jelentős mennyiségű elektronikus információt tárolnak az üzletmenetről és az ügyfelekről – és ezeket hosszabb ideig meg is kell őrizniük – így könnyen elveszíthetik az információk feletti kontrollt, ha az adatok áramlása nem biztonságos. Ennek megfelelően egyre nagyobb igény mutatkozik a felelősségteljes és biztonságos üzleti gyakorlat megteremtése iránt az ügyfelek, a média, a kormányzat, valamint a hatóságok részéről egyaránt.

Fenyegetettség a felügyelet nélküli irodai eszközök oldaláról

A vállalakozások tudatában vannak az olyan nyilvánvaló külső fenyegetéseknek, mint amilyenek a vírusok és a hackertámadások, azonban a kevésbé nyilvánvaló fenyegetéseket alábecsülik. Ilyen veszélyt jelenthetnek a felügyelet nélkül hagyott nyomtatók és másolók, amelyek biztonsági szempontból erőteljesebb figyelmet érdemelnek. A Canon által közelmúltban elvégzett felmérés során Európa-szerte 7.000 megkérdezett döntéshozó és alkalmazott szerint a vállalkozások alig fele (51%) rendelkezik biztonsági előírásokkal a bizalmas dokumentumok nyomtatásának kezelését illetően. A számítógépeket és a megosztott információkat a vállalatok jelszóval védik, ezzel szemben a nyomtatók és fénymásolók esetében csupán 49 százalék rendelkezik hasonló intézkedésekkel. A tanulmányból egyértelműen kiderül, hogy a vállalkozások nem gondoskodnak a munkahelyi dokumentumok biztonságos kezeléséről, mivel nincsenek tisztában az irodai nyomtatókkal kapcsolatos biztonsági problémákkal.

Az irodai nyomtatókon áthaladó adatok nem megfelelő védelme jelentős veszélyforrást jelent, mivel az alkalmazottak szabad betekintést nyerhetnek a nyomtatóra elküldött bizalmas dokumentumokba, valamint a nyomtató memóriájából korlátozás nélkül elő is hívhatják a bizalmas adatokat. A kutatás eredményei alapján az alkalmazottak 60 százaléka találkozott már a nyomtatóra küldött bizalmas vállalati információkkal, a válaszadók közel fele pedig munkahelyen kívül is nyíltan beszél a bizalmas információkról. A vállalkozások számára ezek az alkalmazottak belső veszélyforrást jelentenek, ezért dokumentumaik biztonságát nem építhetik feltétlen bizalomra. Hiába rendelkezik tehát a szervezet a legjobb hálózati biztonsági rendszerrel, ha a nyomtató körül a bizalmas információk kiáramlása szabad utat kap.

Minden a hatékony felügyeleten múlik

A szervezeteknek az elektronikus dokumentum-áramlástól kezdve az irodai nyomtatóig több szinten is lehetőségük nyílik felügyelni az információáramlást. Egy olyan rendszer bevezetése, ahol a nyomatókhoz kizárólag jelszó, ujjlenyomat vagy chipkártya használatát követően férhetünk hozzá, biztosítja a kinyomtatott dokumentumok biztonságos elkészítését és kezelését. Hatékony felügyelettel pedig megelőzhető a jogosulatlan személyek hozzáférése és betekintése bizalmas dokumentumokba.

Megfontolt leselejtezések

Az informatikai vezetőknek az adatrögzítés, az adatelérés vagy a nyomtatás kérdésén túl az irodai hulladék biztonságos selejtezéséről is gondoskodniuk kell. A vállalkozások általában tisztában vannak azzal, hogy amennyiben gondatlanul szabadulnak meg a papírhulladéktól, akkor jelszavak, ügyfélre vonatkozó információk valamint, bizalmas adatok kerülhetnek nyilvánosságra. Az irodai hulladék kezelésének kérdése azonban túlmutat a papíralapú anyagokon. Az irodai eszközökben – például a számítógépekben – található leselejtezett merevlemezek nagy értéket képviselnek a támadók szemében.

A számítógépek nyilvánvaló támadási felületek, ám egy nyomtatóeszköz ugyanúgy rendelkezik merevlemezzel, és gyakran bizalmas adatokat is tartalmaz. Az informatikai részlegeknek az irodai berendezések leselejtezésekor körültekintéssel kell eljárniuk: a régi merevlemezek törlésének feladatát nem célszerű harmadik félre bízni.

A HDD Wipe és hasonló vezető megoldások biztosítják, hogy az eszközök bizalmas adatoktól mentesen kerüljenek leselejtezésre, miközben a merevlemezek biztonságos törlése egyre gyakrabban szerepel a nyomtatóeszközök funkciói között, lehetővé téve az adatok feldolgozás utáni törlését.

A Nagy Testvér megoldás: a totális menedzselhetőség és elenőrizhetőség

A hatékony működés minden vállalkozás életében kulcsfontosságú kérdés. Az alkalmazottak munkájuk közben számos alkalommal nyomtatnak, faxolnak és másolnak nem gondolva a környezetterhelésre és a vállalkozás folyamatosan növekvő összegű számláira. Egy cég eredményeit könnyen negatívan befolyásolhatják a növekvő működési költségek részét képező, olyan jelentéktelennek tűnő költségek, mint a gyakori toner cserék, papír-rendelések vagy a magas faxolási költségek. Nem is gondolnánk, hogy a használat korlátozásával, pontos szabályozásával mekkora összegek takaríthatók meg.

Bár a cégvezetés időről-időre napirendre tűzi a működési költségek konszolidációját, legtöbbször a figyelem fokozatos lazulásával lassan minden visszaáll a régi kerékvágásba.

Tökéletes megoldást jelent a helyzetre a Canon egyedülálló hozzáférés-kezelési rendszere, az Access Management System (AMS), amely segítségével a cég vezetése könnyedén kézben tarthatja a nyomtatási költségek kontrollját. Vállalati nyomtatási stratégia kidolgozásával meghatározhatja, hogy a munkatársak közül, valamint a vállalat munkacsoportjaiban kik kaphatnak jogosultságot színes dokumentumok nyomtatására, másolására, kik férhetnek hozzá a faxolási funkciókhoz vagy továbbíthatnak dokumentumokat elektronikusan. A Canon AMS segítségével csökkenthetők a vállalkozás teljes nyomtatással összefüggő költségei, valamint központilag ellenőrizhetők és változtathatók az egyes funkciókhoz a hozzáférési jogosultságok.

Mi is az Access Management System?

Az Access Management System (AMS) egy hozzáférés-kezelési rendszer, amelynek segítségével a felhasználó hozzáférési profilokat hozhat létre az eszköz különböző funkcióihoz – például a színes nyomtatáshoz, fax funkcióhoz vagy beolvasáshoz – kapcsolódóan. A profilokhoz hozzárendelhetők egyes személyek, csoportok vagy részlegek, így a vállalat rugalmasan kezelheti a költségeket és a biztonsági kérdéseket. Az Access Management System a Canon exkluzív nyomtatáskezelő szoftvercsomagjának, az uniFLOW Output Manager v3.1 része. A rendszerkezelő segítségével engedélyeket rendelhetünk a következő szolgáltatásokra:

Színes és fekete-fehér másolás, valamint a kétoldalas nyomtatás és nagyítás
Színes, fekete-fehér, a kétoldalas valamint a postafiókba történő nyomtatás
Elektronikus dokumentum-továbbítás
Faxolási szolgáltatások
Postafiók használata
Internet hozzáférése
Meap alapú alkalmazások használata.

Az egyedülálló Access Management System szolgáltatás üzleti előnyei:

Az Access Management Szolgáltatás számos hasznos funkcióval könnyíti meg a mindennapi munkát, és teljes mértékben biztosítja a felhasználó hitelesítésével működő hozzáférés korlátozás megvalósítását.

Információ kiáramlás megakadályozása: ha azokra a felhasználókra korlátozzuk a készülék használatát, akiknek arra ténylegesen szükségük van, minimalizálható az alkalmazottak általi információkiáramoltatás
Csökkenthető a teljes nyomtatással összefüggő költség: a színes nyomtatás költségeinek csökkentése a színes dokumentumnyomtatás korlátozásával, valamint a papír? és festékfogyasztás csökkentése a kötelező kétoldalas nyomtatással
Csökken a rendszerkezelő feladatköre: az IT vezető központilag ellenőrizheti a rendszert
A felhasználók nem használhatnak munkájuk ellátásához szükségtelen funkciókat, így a rendszerkezelőhöz érkező kérdések száma is csökken