Üzleti Intelligencia- Cél A Vállalati Adatállomány Hatékony Felhasználása

A BI piramis

A mai, digitális világban a vállalatok számára elengedhetetlen, hogy üzleti információs állományukat a lehető leghatékonyabb módon elérjék, feldolgozzák és elemezzék, hiszen így hozhatnak releváns döntéseket az ellátási-lánc menedzsment kérdésében, az erőforrások tervezéséről vagy az ügyfelek magas szintű kiszolgálásáról.

A BI piramis

Az Economist Intelligence Unit az Oracle megbízásából 2007 augusztusában 242, különböző iparágban tevékenykedő döntéshozóval készített mélyinterjúkat az üzleti információk tárolásának, összegyűjtésének, elemzésének, illetve megosztásának lehetőségeiről és kihívásairól.

Az utóbbi egy évtizedben folyamatosan, robbanásszerűen nő a szervezetek adatállománya, ennek következtében állandó kihívást jelent az adatok megfelelő gyűjtése, kategorizálása, elemzése és megosztása. Az Economist Intelligence Unit felmérésében megszólaltatottak 85 százaléka véli úgy, hogy egy szervezet teljesítménye jelentős mértékben nő, ha az általa tárolt, üzleti szempontból fontos adatokat hatékony módon teszik elérhetővé, azonban csak 15 százalékuk gondolja, hogy vállalatuk valóban alkalmazott már ilyen technikákat. Az üzleti információk hatékony felhasználása számtalan kihívással jár. Az adatok gyakran a hatalmas vállalati rendszerek különböző pontjain tárolódnak, egyes cégeknél pedig belső szabályozás sem létezik a dokumentumok rögzítésére és tárolására vonatkozóan, vagyis jelentős kihívást okoz ezekből a különböző döntésekhez szükséges információkat kinyerni.

A döntéshozók válaszaiból kiderül, hogy egyértelműen látják mekkora jelentőséggel bír a vállalati információk széleskörű elérése. 80 százalékuk szerint egy hatékony BI (üzleti intelligencia) stratégia szignifikánsan növelné a vállalat azon képességét, hogy gyorsan reagáljon a piac változásaira. Felmerült az is, hogy az üzleti intelligencia megfelelő alkalmazásának és elterjedésének egyik oka éppen a vállalatoknál már meglévő, a struktúra alapját képező adattárolási és adatkezelési rendszer. A válaszadók fele szerint a legnagyobb kihívást azt jelenti, hogy információt nyerjenek ki az adattárházakban rendszertelenül tárolt adatokból. További kihívást jelent még az adatok felhalmozódása, azok tisztasága, illetve az, hogy közel három évtizeden keresztül a táblázatok alkalmazása volt a legelterjedtebb módszer a tárolásra és feldolgozásra egyaránt. A válaszok is ezt támasztják alá, a megkérdezettek 78 százaléka arról számolt be, hogy vállalatuknál is még mindig ez a legelfogadottabb módszer.

A mélyinterjúk arra is rávilágítottak, hogy további problémát jelent az adatok elérése és azok tisztasága. Miközben a döntéshozók 70 százaléka számára elérhetők az adattárházakban lévő információk, addig a vezető- és középmenedzsereknek csupán a fele fér hozzájuk. A válaszadók mintegy 22 százalékánál jellemző csak, hogy az üzleti adatok minden alkalmazott számára egyformán elérhetők, pedig minél több alkalmazott számára elérhető az adatállomány, annál valószínűbb, hogy ebből hasznos információk nyerhetők ki.

A megkérdezett alkalmazottak 13 százaléka állította, hogy az üzleti információk kinyerésére az erre a célra tervezett, és szervezetüknél alkalmazott BI szoftvereket használja, ez azt a tézist támasztja alá, hogy az alkalmazottak gyakran elutasítóak az új technológiai megoldásokat illetően. A válaszadók csupán 46 százaléka mondta, hogy a szervezeten belül használnak BI eszközöket, és sok esetben nem is oktatják megfelelően az alkalmazottakat ezek kezelésére. További 30 százalék bizonytalan abban, hogy a BI eszközöket elérhetővé tegye-e a munkatársak számára, attól tartva, hogy esetleg rosszul értelmezik az adatokat.

Gyakori probléma, hogy az informatikai vezetőket nem vonják be a döntéshozatali folyamatokba. A válaszadók csupán 22 százaléka számolt be arról, hogy vállalatuknál az informatikai vezető felelős a BI stratégiáért, bár 46 százalékuk gondolja úgy, hogy az informatikai csoportnak jobban össze kellene hangolnia a BI adatokat a teljes üzleti stratégiával.

Adatok a felmérésből:

A vállalat mely területeken látná hasznát egy átfogóbb BI stratégiának? (3 terület felsorolása)

Bevétel növekedés – 53%
Nyereségesség növekedése – 45%
Ügyfél elégedettség – 40%
Költségek csökkentése – 36%
Piaci részesedés növekedése – 36%
Fejlesztések – 36%
Kapcsolatok erősödése a főrészvényesekkel – 18%
A brand erősödése – 7%
Egyesülések és felvásárlások – 5%
Egyéb – 1%

A vállalat számára leginkább kihívást jelentő tényezők az üzleti intelligenciát tekintve (3 válasz)

Az adatok különböző rendszerekben találhatók meg – 48%
Az adat gyakran hiányos vagy hibás – 41%
Nem áll rendelkezésre információ a kellő gyorsasággal a döntések meghozatalához – 38%
Az alkalmazottak túl elfoglaltak a BI eszközök használatához – 36%
Az alkalmazottak túl sok szükségtelen üzleti adatot kapnak – 25%
A vállalati vezetők nem értik, miért szükséges, hogy az alkalmazottak hozzáférjenek a BI eszközökhöz – 21%
A meglévő BI eszközök túl bonyolultak – 15%
A vállalati vezetők nem akarják megosztani az adatokat harmadik féllel – 10%
Egyéb – 3%
Egyik sem, nincsenek kihívások – 2%

Milyen forrásokból szerez üzleti információkat? (3 válasz)

Piackutatások – 43%
Újságok, magazinok, egyéb médiumok – 38%
Internet – 36%
Ügyfél visszajelzések – 31%
Vállalati szoftver rendszerek (pld.: ERP, CRM) – 25%
Konferenciák, hálózati munka – 24%
Munkatársak – 22%
Üzleti partnerek – 22%
E-mail – 21%
Üzleti találkozók – 17%
BI szoftver – 13%

A BI stratégia kialakítása

A felhalmozott adatok csak akkor segítik az üzletmenetet, ha megfelelő elemzésükre sor kerül, és az elemzési eredmények eljutnak azokhoz, akik befolyásolni tudják a folyamatokat, azaz egy jól működő BI stratégia versenyelőnyhöz juttatja a szervezetet, ám egy nem megfelelően működő BI stratégia – eredmény nélkül – drága. A BI stratégia az üzleti stratégia végrehajtásának fontos eszköze. A szervezetnek fel kell mérnie, hogy az üzleti stratégia végrehajtásának mely elemeit képes támogatni a BI stratégia, mely területeken szükséges a döntéshozókat, vagy a folyamatokat szintetizált információkkal támogatni. Radnai Szabolcs, az Oracle Hungary üzleti intelligencia és adattárház szakértője szerint a magyarországi kis-és középvállalatok és nagyvállalatok mintegy 30 százaléka, míg a kisebb szervezetek körülbelül 10 százaléka rendelkezik saját BI stratégiával, melynek kialakításánál az informatikai követelmények dominálnak, így többnyire az IT feladata mindezt kidolgozni és megvalósítani.

A BI stratégia kialakításának legfontosabb szempontjai:

Közös fogalomtár kialakítása
Eltérő felhasználói igények kiszolgálása
Illeszkedés a meglévő informatikai rendszerekhez
A metaadatok közös kezelése

Radnai Szabolcs kiemelte, hogy BI stratégiát, tevékenységtől függetlenül bármely szervezetnek tanácsos kialakítania, ha információra van szüksége működéséhez. Az üzleti szereplőket az általuk figyelt üzleti kulcsmutatók, trendek alakulásáról, az IT-t az informatikai kulcsmutatók alakulásáról tájékoztathatja. Az üzleti igények leggyakrabban a sales és marketing szervezetekből, illetve a kontrolling részlegekből származnak. Tipikusan ők a legnagyobb felhasználók. Egy cég BI stratégiájának kialakítása általában korábba tapasztalatokon alapul, és a magyar vállalatok többségénél ezek már adottak is. Ez részben pozitív, hiszen van mire építeni, azonban az előzőleg alkalmazott technológiák torzíthatják is a terveket.

A BI stratégiák megalkotásába gyakran vonnak be külső szakértőket a nagyvállalatok, a végrehajtásba pedig szinte kizárólag külső segítséggel kezdenek bele, akiktől iparági példákat, referenciákat várnak el, bár ezekről általában kiderül, hogy korlátozottan alkalmazhatók más szervezeteknél. Az adatok gyűjtésére, tárolására, teljesítmény menedzsmentjére, publikálására vonatkozó alapelvek iparágtól függetlenül használhatóak, azonban önmagukban nem garantálják a sikert. Az üzleti célok megfogalmazása, és azok támogatásának informatikai kidolgozása a másik fontos alappillér, amely viszont már erősen függ a tevékenységtől és az iparágtól.

A jól működő, eredményes üzleti intelligencia kialakításához elengedhetetlenül szükséges az alkalmazottak képzése, főleg a kezdetekben, amikor el kell fogadtatni velük az új technológia megjelenését a napi munkamenetben. Az elvárások megfelelő beállítása, az inkrementális eredményképzés elmagyarázása nagy jelentőséggel bír, és a munkatársak bevonásának egyik fontos eszköze a training.

Egyre markánsabban fogalmazódnak meg az adatvédelmi követelmények is a BI stratégiákban. Jelenleg -elsősorban költségvonzatai miatt – ez a területet nem a legnagyobb gondossággal kezelik Magyarországon, annak ellenére, hogy az informatika megfelelő megoldásokat és módszereket nyújt a kellően magas szintű adatvédelmi alrendszerek kialakítására is.